Comparatif Outil de gestion de réunion : Hugo versus Bubble Meeting

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Logo d'Hugo.Team
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ans ce marché qui n’évolue que peu des logiciels de gestion de réunion, je reprends ma plume comparative ; suite à l’arrivée du petit nouveau Hugo. Un outil collaboratif un peu particulier, pas si facile à comprendre au premier abord, qui se positionne donc sur le segment de la réunionite et de la productivité.

Il faut d’ores et déjà informé qu’il ne se place pas du tout dans l’approche de Bubble Meeting et des outils complets sur le sujet. Plus simple, moins global, mais aussi plus rapide sans doute.

Où trouver Hugo ? Comment le positionner réellement en cas de benchmark logiciels ? Forces et faiblesses ?  Je vais tenter de vous éclairer un peu.

Mais n’hésitez pas à me poser vos questions en direct en commentaire, si je ne suis pas exhaustif.

Lançons-nous donc dans la découverte de ce logiciel de pilotage réunions !

Illustration de l'interface d'Hugo

QUI EST HUGO ?

Avant de vous exposer plus d’informations sur cet outil collaboratif américain, il est déjà important de vous indiquer où le trouver.

J’avoue avoir eu du mal de mon côté à tomber dessus et je préfère vous éviter de longues minutes et requêtes pour espérer le trouver. Hugo, c’est en fait Hugo.Team !

Lancé comme Bubble Meeting environ, en 2018, en provenance du Golden Gate, Hugo.Team a été pensé par deux australiens ; ce qui explique sans doute pourquoi il est très international déjà. Il appartient en fait au giron de Slack ; mais aussi et surtout du fonds de démarrage de Google (donc le board est très fourni pour ce logiciel, qui n’est pas indépendant et donc au service des utilisateurs comme nous).

En quelques mots, Hugo.Team est un outil très collaboratif, intuitif, orienté notes de réunion.
Sans doute pourrions-nous le caler entre Solid et Aster !

COMMENT FONCTIONNE HUGO.TEAM ?

À partir de votre agenda, Google par exemple, vous allez pouvoir créer une réunion et y gérer vos invitations. C’est sans doute pour cela que l’outil me faisait penser de prime abord à Solid (disparu je crois) ; un plugin Google, très malin pour les basiques de suivi des réunions.

La réunion créée va permettre ensuite de définir, en collaboration, un ordre du jour, un contenu, pourquoi pas des remarques, des tâches également.

Une option qui se révèle notamment utile en phase de réunion et dans le cadre du suivi. La prise de décisions et leur exécution seront pleinement intégrées dans le process.

Au besoin, vous pouvez également user des nombreuses connexions pour aller plus loin, automatiser votre façon de travailler et récupérer certaines données depuis Hugo.Team.

Vous pouvez bien entendu vous en servir en amont ou pendant vos réunions. Vous aurez ainsi un fichier texte et un petit éditeur associé (comme dans le défunt Solid), mais guère plus. Il faut donc se contenter d’une animation et de comptes rendus à l’ancienne. Il n’y aura pas de collaboratif réel sur ces parties.

Par contre, tous vos petits éléments sont alors bien centralisés et partagés aux participants ; et même à ceux qui n’ont pas Hugo.

Illustration de l'intégration de Hugo

QUELLES SONT LES INTÉGRATIONS NATIVES POUR HUGO ?

Hugo.Team propose de nombreuses intégrations, notamment dans la culture collaborative et la gestion de projet ; afin de renforcer le lien et de structurer les informations.

En ce sens, vous pourrez l’associer sans souci à votre Google Calendar ou à Office 365.
Il va aussi se connecter facilement à :
– des logiciels de communication (pour des appels ou de la visio simplifiée) ;
– certains CRM, comme Hubspot ou SalesForce,
– des outils de gestion de projet, notamment américains, comme l’un des leaders, Asana ou encore Trello ;

En tout, une 20aine d’applications natives sont déjà au portefeuille d’Hugo et son connecteur Zappier laisse également entrevoir des centaines d’autres possibilités ; si vous êtes un peu aguerri avec la technique. Une évolution qui devrait arriver prochainement pour les logiciels de la startup Bubble Plan ; moins gourmande en intégrations, car plus attentive à la corrélation réelle entre les outils et les besoins utilisateurs.

N’oublions pas la synergie évidente avec Slack, dont la présence au board ne pouvait pas ne pas être suivie fonctionnellement parlant.

Une myriade donc de petites options grâce à cette logique d’intégrations ; mais toujours dans les perspectives de l’outil.

COMMENT CHOISIR SI HUGO EST ADAPTE A MES BESOINS ?

Malgré toutes ses connexions, Hugo.Team n’en reste pas moins une solution de pilotage de réunions assez limitée et si vous ne souhaitez pas juste les créer et les suivre de loin, il est peu probable que vous le reteniez.

Par contre, pour tous ceux qui n’utilisaient rien de spécial, et qui avaient déjà tendance à un manque cruel d’organisation ou de perte de temps ; Hugo.Team sera un allié intéressant pour franchir un premier cap.
N’oublions quand même pas que la réunionite est un mal très présent en entreprise et que peu d’équipes sont vraiment structurées sur le sujet. La recherche d’efficacité peut donc passer par cette étape.

Si votre souhait est d’animer, de créer de l’engagement et d’avoir une approche des réunions plus novatrice et digitalisée, il est quasi certain que vous touchez du doigt les limites de l’outil.

En ce cas, il conviendra de plutôt regarder vers les outils complets déjà présentés jusque-là. Le nôtre pourquoi pas, puisqu’il est à la fois un logiciel de gestion de réunions simple et visuel ; mais également un très bon support d’engagement des équipes en préparation ou pendant la réunion.

Vous pouvez à défaut également envisager de compléter Hugo.Team par une solution en ligne d’animation de vos réunions, comme le bien connu Klaxoon.

Tout dépend de l’importance que vous donnez à vos réunions, du public présent et du stade de transformation digitale de votre organisation.

comment faire son choix ?
Illustration créée par Freepik – fr.freepik.com

HUGO DISPOSE-T-IL D’AUTRES ATOUTS ?

Bien sûr, même si Hugo est à mes yeux assez light pour le pilotage des réunions et manque d’une application structurante sur l’animation ou la traçabilité ; il est agréable à utiliser.

Un des points oubliés et qui donne de la matière à ce logiciel de gestion des réunions, c’est sans nul doute ses modèles. Hugo propose en effet des dizaines de templates de réunions, pour gagner un temps fou dans le cadrage, la réflexion autour de l’organisation ; en fonction du type de réunion souhaitée, de votre service métier ou encore du public prévu.

Cette ressource, assez rare, est un vrai plus de ce petit outil participatif.

Une belle interface, intuitive et moderne (sauf pour la partie Modèles) accompagne Hugo, qui a bien suivi les codes du moment.

Pour finir, son statut de freemium l’aide à se détacher sur le segment des petits logiciels de réunions.
Une version limitée, mais disponible jusqu’à 10 utilisateurs, est complétée par deux autres abonnements pour les plus grosses équipes ; avec des intégrations premium et diverses options d’administration notamment. L’assistance du support sera également au rendez-vous.

Avec une licence autour des 130€ annuels, Hugo reste un produit très abordable et peut facilement se déployer sur de grands périmètres.

 

U

n nouveau venu qui ne manquera pas de jouer des coudes sur le segment des assistants en ligne de réunions ; mais qui ne pourra définitivement pas séduire les jusqu’aux boutistes.

Un outil donc à privilégier si vous cherchez quelque chose de simple et léger ; car même si notre logiciel de pilotage de réunions différent est facile d’accès; il révolutionne bien plus le quotidien et les réunions et nécessite plus d’implication au démarrage et pour les équipes.

L’objectif final étant de perdre moins de temps en réunion, d’être plus constructif; de gagner en efficacité sur le suivi et que l’information globale perdure et circule.
Ne laissez d’ailleurs pas de côté un élément essentiel dans le changement de process autour des réunions ou dans leur dynamique : l’implication de vos collaborateurs ; qui passera forcément par un outil collaboratif et pas rébarbatif, adapté à votre contexte.

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