Comparatif outil de gestion de réunion : Aster versus Bubble Meeting

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Suite de notre série sur la thématique du pilotage de réunions; après Meeting Booster, c’est au tour d’Aster de passer sous le crible du challenge. Aster, c’est un jeune outil français, développé par la startup Entr’Up ; plutôt agréable et complet dans son approche.

Voyons donc les avantages et inconvénients de nos deux produits du jour : Aster et Bubble Meeting, notre nouveau logiciel collaboratif de réunions.

Ils sont tous deux très complets et les départager ne sera pas évident. Ils ont toutefois quelques divergences et surtout un graphisme très éloigné.

Que faut-il retenir d’Aster et pourquoi valider ou non ce choix ?

UN COMPARATIF OUTIL DE RÉUNIONS QUI TOURNE AVANTAGE BUBBLE MEETING


Côté Aster, on remarque tout de suite son interface dynamique et pêchue. De la couleur, un design engageant, c’est un outil collaboratif plutôt abouti malgré sa jeunesse. Il a toutefois plus de recul et d’expérience utilisateurs que son concurrent du jour.

On y retrouve la partie Cadrage, la notion de « préparation » et surtout la finalisation et le suivi des réunions. Chez Aster, en effet, la phase d’animation est passée à la trappe. On est donc face à un logiciel qui ne met pas l’accent sur son mode digital pour créer du collaboratif en session plénière ou pour des modules dynamiques, comme c’est le cas dans notre logiciel de pilotage réunions ou encore chez le bien connu Klaxoon (que nous reverrons dans un autre article comparatif prochainement).

Les points forts d’Aster vont donc se concentrer dans son mode organisation ou dans son mode compte-rendu. On retrouve chez nos deux logiciels du jour, une attention particulière sur la traçabilité. Car outre, le compte-rendu, il est essentiel de pouvoir suivre les décisions et surtout les tâches allouées ou encore en cours ; qui plus est d’une réunion à une autre.

Ces deux-là font la paire car ils mettent vraiment l’accent sur les actions en cours. Avec un petit avantage à Aster, dont la brique « CheckIn » intuitive et dynamique est très originale pour suivre celles-ci.

L’organisation m’a bien plus côté petite marque violette (ndlr Aster), facile, intuitive ; mais cela reste toutefois un ordre du jour à plat avec un déroulé simplement constitué de blocs de texte qui se suivent et cela se confirme malheureusement pendant la réunion…

Dans cette étape, vous suivrez juste le déroulé en ajoutant des commentaires, du texte ou en cochant quelques cases…
C’est un peu dommage à vrai dire. Surtout quand on sait l’importance de tenir l’attention des participants aujourd’hui et d’aller vers le participatif.

Sur ce point, pas photo, on garde sans conteste notre outil ; et ce en toute impartialité.

Par contre, le compte-rendu automatique d’Aster est vraiment très agréable, complet et très lisible.
Un gros plus, surtout pour ceux qui connaîtraient l’ancien plugin de Google Solid.
Rien à voir, Aster met la barre haute et son ergonomie, son design, n’y sont pas pour rien.

Si Bubble Meeting n’est pas en reste, je mettrais quand même un petit avantage sur le compte-rendu à son concurrent du jour. Il se valorise d’ailleurs lui-même sur cette dominante.

Mais bon, globalement si l’on cherche un outil qui couvre dynamiquement et de manière originale les réunions… Le match reste à l’avantage du petit challenger orange… qui en plus n’a pas fini de grandir (surtout à en croire les annonces de la marque pour 2021).

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LES PETITS PLUS POUR VOUS DÉCIDER

Pour vous donner un peu plus matière à réflexion, il était intéressant de mettre en exergue quelques petits arguments supplémentaires… car ils sont tous les deux en ligne et tous les deux évolutifs. Continuons donc notre petite analyse.

Comme déjà évoqué, pour cette fois, tous les deux sont français. Donc pas de réflexion à mener sur le côté chauvin ou sur la souveraineté des données. Par ailleurs, ils bénéficient tous deux d’une équipe présente, à l’écoute et réactive. (On se croise notamment sur les salons, donc on peut en attester !)

Pareil ! Pour ce qui est des prix, même approche, même gamme de prix…
Un peu plus cher chez Bubble Meeting ; mais bon comme il est un peu plus complet 🙂 Pour autant, tous les deux misent sur un coût à l’organisateur dans leur offre de base.

Aster brille par son intégration directe à Outlook et même les tâches y sont reportées. Toute l’ergonomie de création de réunion et de structuration des sujets et de l’ordre du jour peut s’y faire directement. On peut quand même se demander si la limite n’est pas pour tous ceux qui n’utilisent pas Outlook ; en terme d’expérience utilisateur complète. Bubble Meeting, lui, comme nous l’avons déjà dit, se limite à la synchronisation avec votre agenda préféré.

Toujours dans cette dynamique d’échanges, fort de ces quelques années d’avance, Aster vous offre plusieurs possibilités d’intégration, atour de la Google Suite et des outils Microsoft Office (et aussi Atlassian à priori). Du basique, mais bien utile si vous êtes déjà dans ces environnements…
Pour Bubble Meeting, il faudra encore attendre quelques mois ! Mais il est déjà en synergie avec son outil de planification et gestion de projet

J’ai surtout noté la bibliothèque de modèles de réunions, très fournie chez Aster, un outil de gestion de réunions qui va donc vous assister au maximum pour vous faire gagner du temps.

Revenons quand même sur l’annonce du début de cet article, notre solution, complète, se détache dans ce comparatif, par deux phases absentes d’Aster ; pour ceux qui veulent maîtriser au mieux leurs réunions et impliquer leurs équipes. Animation de la réunion et également préparation par les collaborateurs sont sans communes mesures par rapport au petit outil à la marque violette.

En conclusion, je dirais qu’Aster est sans doute, le bon outil collaboratif si vous voulez un cadrage rapide de vos réunions et que l’important pour vous se situe surtout dans le compte-rendu. Si sa diffusion et sa rapidité sont essentiels pour vous, il faut le tester.

Mais si par exemple, vous souhaitez une approche plus globale de votre process réunions et si leurs animations sont loin d’être anodines pour vous. Il est très probable que vous n’y trouviez pas votre compte ; et que l’autre français, plus complet, Bubble Meeting doive être préféré.

A vous malgré tout de faire votre choix ; et une chose est certaine, il n’est plus temps de poursuivre sur la gestion de réunions inefficace, chronophage, le cahier à la main. Passez à la digitalisation et relevez le défi de la productivité et du gain de temps jusque dans vos réunions.

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