Nous faisons au fil de notre quotidien professionnel, nombre de réunions, de type très divers, dont nous avons déjà évoqué plusieurs exemples (Réunion Externe, CoDir, CoPil, …). Aujourd’hui, c’est le tour de réunions particulières : les réunions de crise.
Comment animer une réunion, dont le contexte très particulier engendre tensions, désorganisations naturelles et risques ?
Comment s’appuyer sur une méthode pratique et des outils dédiés, comme Bubble Meeting ? Afin de sécuriser les collaborateurs, les échanges et garantir un process fiable.
Je vous propose de regarder cela de plus près dans ce nouvel article sur les solutions de la startup française Bubble Plan.
LES PARTICULARITÉS DE LA RÉUNION DE CRISE
Le terme à lui seul délimite le contexte spécial de cette réunion ; qui intervient souvent en temps de troubles. Pour diverses raisons, vous pouvez être amené à devoir organiser et animer une réunion de crise.
Cela peut être dû à un souci majeur au sein de la société (accident industriel, problème juridique, événement boursier, grèves, faillite, …). Ou encore suite à un « badbuzz » comme notre communication moderne et à outrance peut en générer. Les réseaux sociaux sont des vecteurs d’incidents importants. Il convient quoi qu’il arrive dans tous ces cas de :
– mettre en place des protocoles dédiés,
– briefer les collaborateurs,
– communiquer finement.
Et tout cela se cadre au travers des réunions dites de crise. Animer ces réunions n’est pas une mince affaire et souvent loin d’un long fleuve tranquille. Rien à voir avec vos réunions d’équipe, vos « standups » du matin ou même la réunion du Codir mensuel.
Il s’agit là d’une réunion non anticipée, régie par des règles d’urgence dans la plupart des cas. Et pour laquelle ce qui en ressort peut avoir des conséquences majeures, et parfois graves, pour la société.
Bien sûr, j’évoque là, les sociétés car nous sommes dans notre contexte habituel. Mais cela peut toucher tout autant les collectivités, les associations et tous les organismes structurés…
Le rôle du pilote de cette réunion et de la situation dans son ensemble, peut, dans bien des cas, être soumis à l’approbation de la direction générale ; voire sous son commandement direct. Et parfois, confié à une agence spécialisée. Les mauvaises décisions dans une réunion de crise et la communication qui tourne autour de la crise pouvant facilement aggraver la situation.
Il doit anticiper, organiser une planification stricte des missions à mettre en place, de l’équipe qui doit se structurer et faire corps autour de la problématique et jalonner toute cette période de réunions spécifiques.
Ainsi, animer une réunion de crise est loin d’être facile, car certaines informations peuvent avoir à être filtrées. Des documents peuvent être hautement confidentiels et l’équipe choisie avec précaution.
Les réunions de crise peuvent d’ailleurs être segmentées selon différents niveaux d’importance au sein de la structure.
Le trouble généré par cette situation de crise et qui a un impact important sur les collaborateurs, rend l’organisation des réunions et leur tenue, complexes.
Il faudra absolument ne pas se laisser déborder face à l’émotion de la situation, recadrer fréquemment et se limiter aux sujets de l’ordre du jour, pour animer cette réunion de crise avec efficacité. Cela demande beaucoup de recul et de diplomatie.
En tant de crise, on part vite dans tous les sens…
BUBBLE MEETING POUR ANIMER UNE RÉUNION DE CRISE
Comme j’ai déjà pu le signaler, il y a beaucoup à gagner à appréhender les réunions avec méthode et à s’appuyer sur des pratiques et des outils parfaitement adaptés.
Dans le cadre de la réunion de crise, vous avez beaucoup à gagner à utiliser un outil collaboratif, cadrant, comme peut l’être Bubble Meeting.
Notre outil de gestion des réunions a pour intérêt premier de conserver l’ensemble des échanges, de la structure de la réunion, au sein d’un environnement fermé, accessible uniquement aux personnes habilitées. Il est important en période de crise de limiter au maximum les risques de dispersion des informations sensibles.
Avec un outil dédié, vous allez pouvoir clairement structurer :
– la réunion,
– les prises de paroles,
– le temps,
Ou encore circonscrire les documents à certains collaborateurs. C’est également un excellent moyen de créer de la cohésion autour de l’équipe de crise.
Animer la réunion de crise avec Bubble Meeting facilitera les débats, avec sa phase d’animation cadrante. Ses modules sont parfaits pour les échanges d’idées et les prises de décisions.
Encore plus pour le suivi de ces décisions dans un contexte plutôt chahuté.
L’ordre du jour est prévu et transmis à l’avance, les participants sur invitation uniquement, avec la possibilité de les engager en amont, dans la phase de préparation autour des solutions à apporter, des analyses de situation ou encore de la consultation préalable des documents (toujours dans l’espace contrôlé de l’outil.
C’est assez évident, mais organiser et animer sa réunion de crise avec un outil complet dédié à la dynamique de réunion, ne peut qu’apporter un vrai plus et de la sérénité nécessaire dans la conduite de la crise.
Il ne reste qu’à vous préparer au cas où ! L’important en crise n’est pas juste de réagir, mais d’avoir su en amont aussi s’y préparer. Ce n’est pas une fois que la crise survient qu’il faut s’organiser.
Il convient d’anticiper, de déjà savoir comment animer les réunions de crise et tout le protocole, en fonction des cas. Cela peut paraître une perte de temps, d’en accorder alors qu’il n’y a rien.
Mais connaître votre outil de pilotage de réunion, avoir réfléchi au préalable à qui, comment, pourquoi, ne pourra que vous faciliter les choses dans une période qui sera mouvementée et pleine d’incertitudes.
Découvrez vite Bubble Meeting et apprenez dans un contexte standard à vous en servir, pour vous appuyer dessus au mieux quand vous devrez gérer une crise.
