Tout comprendre de la phase d’animation de réunions

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Continuons aujourd’hui notre exploration des subtilités des différentes étapes de Bubble Meeting, pour cadrer, dynamiser et piloter vos réunions ; et c’est le tour de la phase d’animation !

Cette phase est LA session plénière où tout le monde est réuni, que ce soit en présentiel ou en distanciel. (Et oui, crise sanitaire oblige, la digitalisation des process et donc des réunions est au cœur des sujets).

Alors comment mettre en place une phase d’animation efficace ? Qu’attendre d’un outil collaboratif comme Bubble Meeting pour la réunion ? Je vous explique plus en détails les atouts d’un des rares logiciels contre la réunionite, qui soit complet.

ORCHESTRER L’ANIMATION DE VOS RÉUNIONS

Pour rappel, Bubble Meeting est un outil de pilotage de réunions digital, qui s’attache aux 4 étapes clés qui compose une réunion (de la réflexion…au compte-rendu).

L’animation de réunion est le point central de Bubble Meeting, comme d’autres outils du genre bien connus : Klaxoon, Wisembly, …

Elle a pour vocation de dynamiser les échanges ; de créer des interactions ; d’amener à la réflexion, à la prise de décision ; ou encore de partager des informations. Il est nécessaire toutefois pour que ce soit productif que son temps et son cadre soient respectés.

C’est dans la phase d’organisation que vous aurez pu définir le déroulé, le temps consacré à chacun ; mais surtout les modules Bubble Meeting, qui jalonneront et animeront la réunion. N’hésitez pas à revoir plus en détail nos articles sur les différents modules d’animation ; l’outil en compte près d’une dizaine et cela va s’agrandir au fil du temps.

Le bon module permettra d’orchestrer parfaitement ce moment de votre réunion, propre à un des points de votre ordre du jour. Le seul timer, présent dans Bubble Meeting, pour contrôler les temps de parole et l’avancée de la séance, ne suffit pas. Il s’agit là de prendre le format le mieux adapté au sujet.

Vous n’allez pas prendre un module de présentation de slides, si vous souhaitez débattre et arbitrer des sujets ; au même titre que pour la revue d’activité de chaque chef de projet, on ne choisira pas un module liste de points.

Chaque module est en tout cas conçu pour garder l’attention de vos participants ; les inciter à intervenir si besoin ; et les impliquer au plus dans cette réunion. Qui pour être productive, ce doit d’être dynamique et pertinente.

Selon votre type de réunion, certains enchainements de module seront plus judicieux. Et il est fort probable que parfois vous ayez besoin de plusieurs fois le même module, sur des points de l’ordre du jour différents.

La phase d’animation se réfléchit en amont, car elle se cadre pendant la première étape de notre outil digital collaboratif de réunions. Mais également elle peut impliquer l’intervention préalable de plusieurs collaborateurs. Une fonction dans le déroulé vous permet d’imposer la préparation de certaines choses à votre équipe. Un bon moyen d’interroger et de préimpliquer les participants.

UNE ANIMATION DIGITALISÉE POUR REPENSER LE COLLABORATIF

Pourquoi un outil digital dynamisant pour votre réunion ? Tout simplement parce qu’il est prouvé que la grande majorité des réunions ne sont pas productives ; que les participants y vont à contre cœur ; ont l’impression d’y perdre leur temps ; qu’ils font bien souvent autre chose pendant que l’animateur parle dans le vide ; ou qu’ils ne se sentent pas impliqués et entendus.

Notre phase d’animation va permettre de réengager tout le monde ; de créer des vrais moments d’échanges ; et bien sûr de fixer l’attention, puisque les modules dynamiques ET graphiques sont justement là pour cela.

Efficacité et productivité passeront donc par à la fois ce recadrage de vos réunions ; mais également créer une nouvelle dynamique autour du rôle de chacun et de la considération mutuelle.

Cette phase d’animation de Bubble Meeting va également vous permettre de garder un œil au fil du temps sur tout ce qui s’est dit ou décidé lors de vos dernières réunions. Une information précieuse quand on considère le manque de visibilité postérieure que l’on peut avoir sur nos réunions.

Par ailleurs, toutes les décisions effectuées pendant l’animation sont regroupées dans votre historique ou listées comme actions dans votre tableau de bord dédié.
La traçabilité est un maître-mot post-réunion.

Tout ce qui est notamment orchestré avec le module Points d’attention, en équipe, et de manière visuelle, se retrouvera dans ces différents points de suivi.

Enfin, dernier module, un peu hors normes de cette phase d’animation, celui du tour d’évaluation, qui vous permettra au fil des réunions de bien mesurer l’adoption de ces nouveaux process, le niveau de satisfaction et en quoi la nouvelle approche de vos réunions est bénéfique pour chacun.

 

Il ne vous reste plus qu’à vous y mettre et à déjà imaginer comment autour de nos modules d’animation, en mode Management visuel, vous pourrez donner une autre dimension à vos réunions et libérer, amplifier, valoriser la parole de vos collaboratifs.

En quelques clics sur notre outil de pilotage de réunions digital, vous toucherez à ce bénéfice de productivité… À vous de jouer !

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