Comment optimiser les réunions de travail vers l’externe

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La réunionite, nous le savons de longue date, est malheureusement un des grands maux de l’entreprise actuelle. Il est souvent possible de s’en alléger (et nous avons de nombreux articles ici pour vous inspirer plus d’efficacité) ; mais parfois, elles restent une obligation, comme pour les réunions de travail, orientées vers l’externe.

Quand je dis externe, il faut envisager les réunions qui sont tournées vers l’extérieur de l’entreprise ou de la collectivité. Cela peut être le cas d’une agence avec son client, d’un service vis-à-vis de partenaires tiers, d’une communauté de communes avec les élus ou encore une réunion de travail chantier avec l’architecte ou le conducteur de travaux…

Toutes ces réunions qui sont quasi obligatoires pour suivre le projet ou l’activité et que faute de process internalisés (plus délicats dans ce cas évidemment), il est impossible de trouver des alternatives ou des process simples. Il est souvent possible d’utiliser une digital workplace, un outil de gestion de projet adapté ou un logiciel collaboratif métier. Mais les réunions de travail, dans ce cadre, restent de mise, dans la plupart des cas.

Quelles sont les particularités d’une réunion de travail transverse et externalisée ? Comment optimiser ce type de réunion ? A quoi faire attention ? Si ces questions vous parlent, cet article est pour vous…

Et si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à commenter ou nous écrire directement. Nous sommes toujours heureux d’échanges productifs sur le blog, pour nos lecteurs.

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LES CARACTÉRISTIQUES DES RÉUNIONS DE TRAVAIL AVEC L’EXTERIEUR

Toutes les réunions de travail peuvent se ressembler, tant dans leur forme que dans leur fond. Ce qui fait la spécificité de celles-ci, c’est surtout ses participants.

En effet, qui dit externe, dit toujours une ou deux parties à minima qui ne font pas partie de votre équipe (client, prestataire, partenaire, expert, …). Parfois c’est même beaucoup plus, nous avons des collectivités chez Bubble Meeting, qui vont regrouper plusieurs dizaines de participants externes.

Ce caractère extérieur va imposer de bien :
Communiquer, tout d’abord. Car l’information circule toujours moins bien dans un périmètre ouvert. Et que les personnes externes à votre équipe sont moins dans la dynamique, elles ont leurs propres priorités.
Faire comprendre les process. Quand il s’agit de votre équipe, vous avez une certaine maîtrise de vos procédures, des mécaniques internes. Mais là, vous devez vous assurer, pour ces réunions de travail externalisées, qu’en dehors de la réunion proprement dite, tout le monde ait bien intégré les façons de faire, de suivre, de relayer l’info ou de remonter des remarques et questions…
Gérer les niveaux de confidentialité. Il est évident que votre client n’aura pas accès à toutes les informations opérationnelles de votre équipe. Ou que l’élu d’une commune participante à la réunion de travail n’est pas un « manager de projet aguerri ».

Et d’autres aléas ne manqueront pas de s’interposer… Manque d’implication, mais aussi indisponibilités fréquentes et donc décalage, absence de contrôle hiérarchique officiel vis-à-vis de ces participants externes ou encore incompréhensions…

L’intelligence collective est souvent plus compliquée à mettre en place dans ce cadre ; et ces réunions de travail sont parfois à deux vitesses… D’un côté, l’organisateur ou l’équipe initiatrice et de l’autre, les externes.

Difficile de leur jeter la pierre, notamment selon le type d’exigences amenées par l’activité en question ou parce que tout simplement, ils ont leur vision, leurs priorités et comme ils ne sont pas intégrés…
La réunion de travail est quelque peu imposée ou pas orientée, ni animée comme ils le feraient.

Autant d’écueils qu’il vaut mieux anticiper en amont.

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LES PISTES D’OPTIMISATION DE RÉUNIONS MULTIPARTIES

La première chose à faire sera sans doute de bien prendre du recul, de considérer les forces en présence, les intérêts de chacun et d’organiser une réunion de lancement mettant clairement à plat objectifs, rôles, fonctionnements… en gros, le process qui devra s’imposer à tous pour la réussite du sujet qui vous amène à devoir réaliser ces réunions de travail.

Donner un cadre dans la réunion elle-même sera également un impératif. Cela vous évitera des débordements encore plus fréquents que d’ordinaire (participants externes oblige !).
L’ordre du jour est donc important, mais une structure récurrente aussi. Un format reconduit de réunion aura plus de chance que les choses soient bien maîtrisées surtout au fil du temps.
Il sera peut-être nécessaire, à un moment (ne pas trop attendre si besoin…) de rappeler les objectifs. Et le fait que même si vous n’êtes pas une même équipe, vous avancez dans un but commun.

Nommer le parfait chef d’orchestre ! Il ou elle devra avoir :
> les compétences reconnues autour du sujet conduit ensemble,
> une capacité décisionnaire dans l’idéal
> et bien évidemment force de caractère, diplomatie et légitimité…

Ce n’est sans doute pas une mince affaire, mais pour recadrer, faire avancer les décisions, trancher ou guider dans les réflexions communes ; c’est une obligation !

Le suivi de ces réunions de travail sera également un point crucial, il faudra donc :
– un compte-rendu parfait,
– maintenir le lien et les interactions au mieux entre les réunions,
– pouvoir éventuellement tracer les éléments qui doivent avancer, être contrôlés ou tout simplement être validés en cours de route,
– que l’ensemble des informations soient clairement mises à plat. Le compte-rendu ne peut se limiter à une brève synthèse de ce qui s’est dit ou à une liste de décisions prises.

Pour toutes ces raisons, il peut être très bénéfique d’opter pour un outil collaboratif, dédié aux réunions (ou au pilotage plus général, suivant le sujet de vos réunions de travail tournées vers l’extérieur). Il aura le mérite de mettre au centre du processus, un espace commun, qui centralisera les débats, relaiera les informations, validera les dates ou recensera les comptes rendus et ordres du jour par exemple.

Certains sont très proactifs et anticiperont les problèmes en mettant un cadre structurant pour tous, externes y compris. Ils pourront également faciliter l’animation, l’organisation ou la synthèse de vos réunions de travail. Nous en avons déjà présenté pas mal sur notre blog et une série récente y a même été consacrée. Si vous manquez d’habitudes en ce sens, un petit coup d’œil sur notre outil de pilotage de réunions maison permettra dans un premier temps de bien comprendre l’utilité…

Et vous pourrez alors voir si Bubble Meeting est adapté ou s’il vous faut plutôt un autre support selon vos objectifs et compétences, notre comparatif pourra vous y aider…

Il ne reste donc plus qu’à vous lancer, en prenant bien garde de poser à plat l’ensemble des problématiques et facilitateurs évoqués dans cet article.

Toutes les bonnes volontés volent en éclats en absence de structure et de guide. Et il ne faut pas croire que l’ordre et l’engouement qui règnent au lancement ou lors des échanges préliminaires, seront continus ; car c’est de notre expérience assez rarement le cas. Il vaut donc mieux bien se préparer.

Les réunions de travail avec vos parties externes ne s’en porteront que mieux. Vous pourrez ainsi atteindre votre but, sans trop de remous. Ne pas oublier que le maître mot ici est EXTERNE, et qu’il pèsera forcément sur votre fonctionnement ; même si vous êtes un manager d’expérience et conduisez de nombreuses réunions, de travail ou autres, depuis des années.

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