Réussir sa réunion d’équipe avec un outil collaboratif dédié

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Continuons notre découverte de Bubble Meeting, l’outil collaboratif dédié aux réunions efficaces. Afin de se projeter pleinement et après avoir analysé les gains pour les comités de direction (CoDir), je vous propose cette fois de simplement réussir votre réunion d’équipe.

Qu’il s’agisse de la réunion de projet, de la réunion de service ou d’un simple groupe de travail ; toutes ces réunions qui ont presque la même forme et en tout cas les mêmes caractéristiques vont pouvoir gagner en productivité et en dynamisme avec notre logiciel de pilotage de réunions.

Comment bien utiliser cet outil collaboratif dans ce cadre ? Quels bénéfices peut-on attendre pour l’équipe ? Je vous propose d’en regarder les contours.

LA RÉUNION D’ÉQUIPE, KÉZAKO ?

Tout d’abord, regardons de plus près ce qu’est une réunion d’équipe et les problématiques que l’on peut y rencontrer. Et peut-être que dans des prochains articles, nous nous attellerons à décrypter chaque sorte.

Contrairement au CoDir, où il s’agit de réunir la direction, le top management, voire même des membres extérieurs éminents, sur des problématiques et des discussions stratégiques ; souvent à haute confidentialité

La réunion d’équipe, elle, est plus commune, s’intéresse à des sujets d’ordre très varié. Et ne révèlent en règle générale pas de spécificités particulières en matière de protection de l’information.

Il peut s’agir :
  de réunions de projet (comme on en fait beaucoup dans le cadre de Bubble Plan),
– de la réunion du service ou du département, que l’on fait de manière hebdomadaire ou mensuellement,
– des réunions informelles pour tenir au courant les différents collaborateurs de sujets variés…

Mais cela peut également comprendre toutes les microsessions que nous faisons dans le cadre de groupes de travail… Des regroupements avec mes 2 collègues pour parler d’un sujet particulier ou de nos idées pour le trimestre à venir…

Dans la réunion d’équipe, il s’agit de faire, en général, collaborer des collègues d’un même périmètre et niveau hiérarchique sur des sujets du quotidien de l’entreprise. Il y a en tout cas peu de strates de management présentes et parfois même aucune.

Cela n’empêche pas la nécessité de construire, cadrer, suivre et décider

Il n’est pas rare qu’un manager chapeaute tout cela et contrairement au CoDir, les participants n’ont que rarement le même intérêt et la même implication collective. Engagés dans un quotidien souvent en flux tendu et concentrés sur ses propres problématiques. Ce type de session qu’est la réunion d’équipe, nécessite même une attention toute particulière.

Elles sont notre lot quotidien à tous quasiment…Et comme nous y perdons beaucoup de temps, que nous y allons souvent à reculons ou avons l’impression de n’y servir à rien, Bubble Meeting vient mettre ses fonctionnalités au service de l’équipe et de l’efficacité.

DES FONCTIONNALITÉS DÉDIÉES À LA RÉUNION D’ÉQUIPE

La foultitude des réunions d’équipe est avérée dans presque toutes les structures…On se réunit pour tout et rien…et parfois même pour au final rien du tout.

Avec notre logiciel de pilotage de réunions, vous pouvez rendre chaque séance beaucoup plus productive et impliquante. Pour au final, réussir à en faire moins… À vous sentir concernés…et à prendre plaisir à y participer.

Les 4 phases de cadrage et d’animation vont répondre à la problématique la plus commune de la perte de temps, faute de structuration et d’orchestration des « débats ».

Même si la réunion d’équipe semble anodine (car trop ancrée dans le quotidien de tous), elle est pour autant importante, notamment dans son côté chronophage ; mais aussi pour le chaos qui peut surgir d’une réunion mal menée.

Chaque phase de Bubble Meeting va ainsi permettre à chacun de voir progressivement le bénéfice d’un tel outil digital pour mener sa réunion. En quelques clics, vous conviez toute l’équipe, transmettez les sujets à aborder (et le temps à leur accorder) ; et vous pouvez également transmettre des informations à consulter ou libérer la parole de chacun en amont.

Un point important puisque les statistiques montrent clairement ce sentiment de ne pas être écouté, entendu ou même interrogé sur les sujets du service.

Les fonctions d’animation vont également permettre de mettre du rythme, de rester focalisés sur les sujets du jour. En plus de donner la place de manière dynamique et graphique aux argumentations, délibérations et autres questions de groupe. Votre réunion d’équipe profite ainsi pleinement d’un cadre global, de points précis et de l’intelligence collective organisée autour des modules animés de Bubble meeting.

Pour finir, les fonctionnalités de la phase de finalisation, vous donnent la possibilité de conserver le fil même après la réunion. Qu’il s’agisse du compte-rendu automatique (au non), du suivi des décisions et même de savoir qui en est où… Tout a été pensé dans cet outil digital de gestion des réunions d’équipe (et autres), pour répondre aux souffrances statistiques de la majorité des collaborateurs et managers….Preuve en est des nombreux articles et études sur le sujet.

N’hésitez pas en ce sens à redécouvrir nos infographies sur le sujet…Il est fort à parier qu’après en avoir pris conscience de manière claire ; il vous semblera plus qu’utile de revoir vos process.

Et pourquoi pas de mieux considérer les bénéfices que l’on peut attendre de la transformation numérique également de nos réunions d’équipe.

 

Pour résumer, si vous aussi dans le service, avec vos collègues, vous avez l’impression de perdre beaucoup de temps dans ces réunions ; que vous avez l’impression de n’y servir à rien ; ou même que vous y allez juste pour faire acte de présenceBubble Meeting est l’outil idéal à tester !

Car ce n’est pas la réunion d’équipe qui se veut inutile et contre-productive. C’est la façon dont on mène depuis des années ces réunions… et nos mauvaises habitudes qui laissent de côté la structuration, l’implication et la considération de chacun…

Si la réunion se dit d’équipe, il est important de bien considérer sa dénomination… Son seul nom montre l’importance du collectif et de la productivité

Sinon nous lirions des articles sur les tirades de managers, de direction, et non sur les réunions d’équipe 😉

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