Les nouveaux formats de réunion qui remplacent les réunions traditionnelles

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Bien trop présente dans les entreprises, la réunionite est un réel souci auquel il faut faire face. Pour remédier à ce problème, pourquoi ne pas vous laisser tenter par un des nouveaux formats de réunion ? Les médias et les coachs experts vont bon train en ce moment sur de nouvelles approches, des techniques originales pour changer votre regard sur les réunions. C’est tendance !

Il ne faut pas se voiler la face, les réunions traditionnelles : ennuyeuses et répétitives, sont    méprisées de tous. C’est pourquoi aujourd’hui de nouveaux formats de réunion voient le jour… pour tenter de les moderniser et dynamiser. Parce qu‘on en passe du temps en réunion (8 heures en moyenne d’après cette étude) !

Afin de vous éclairer, nous vous présentons ici les nouveaux formats de réunion, pour remplacer vos séances traditionnelles… et changer vos habitudes !

LE WALK AND TALK

Rien de bien compliqué, ce terme signifie simplement l’action de « marcher en parlant ». C’est une tendance venue tout droit de la côte ouest des États-Unis.

Aussi appelé co-walking, ce nouveau format permet aux salariés de se dégourdir les jambes et de sortir du cadre formel de la réunion.

En plus d’être originale, cette tendance se révèle très efficace. En effet, elle permet aux salariés de :
stimuler leur créativité ; d’après des études, être en mouvement boosterait l’imagination
pratiquer une activité physique, bon pour le bien-être au travail
faciliter les échanges, avec un cadre plus souple et moins stressant

Ce format pourrait être apprécié par vos collaborateurs, et de plus répond aux problématiques actuelles de bien-être au travail. Bien entendu, il est préférable de le faire dans un contexte bucolique ; donc plutôt que de faire les cent pas dans la salle de réunion, privilégiez le parc juste à côté.

Attention tout de même de ne pas convier trop de personnes à ce type de réunion. Mieux vaut ne pas être plus de 5, pour qu’elle se révèle efficace (découvrez plus de conseils pour assurer la réussite de vos réunions dans cet article).

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LE STAND-UP MEETING

Vous faites encore des réunions assis autour d’une table ? Passez plutôt au stand-up meeting. Le principe de cette nouvelle tendance de réunion (très ancrée dans la culture startup) est d’organiser celles-ci débout ; sur un temps réduit.

La réunion débout est un des nouveaux formats qui facilitent les échanges et augmente la productivité des réunions. Les salariés sont beaucoup plus impliqués, puisqu’il est difficile de rester longtemps sur ses deux jambes…

En d’autres termes, le stand-up meeting va permettre à vos réunions d’être : plus dynamiques, plus courtes, et plus productives.

Même s’il n’est pas facile de prendre en note les échanges, ou confortable de rester debout pour certaines personnes, ce style connaît un franc succès.

Son format est idéal pour les réunions courtes, qui se veulent efficaces ; Le petit point quotidien s’y prête parfaitement ; il permet à chacun, debout, en 1 à 2 minutes de faire état des lieux de ce qu’il a fait et fera.

Plutôt sympa pour faire le point rapidement, quand on sait qu’une réunion dure en moyenne 69 minutes (d’après une étude Ifop). Mais aussi pour évincer les autres activités qui n’ont rien à voir avec la réunion.

co-meeting

LE CO-MEETING

Le manque de dynamisme et d’interactivité est un des problèmes majeurs des réunions. Le co-meeting est donc la solution pour palier à ce problème.

Également appelé « gamification », ce nouveau format de réunion a pour but de réveiller les réunions. Le principe est d’avoir recours à des animations tout au long de la réunion, de façon à stimuler la participation de tous.

Les outils collaboratifs sont centraux pour ce style de réunion. Ce sont les fonctionnalités d’animation de ces outils qui sont exploitées. Parmi elles, il y a les :
quiz
sondages
votes
brainstorms, tours de table

Très efficace quand il s’agit de faire appel à l’intelligence collective, le co-meeting est un nouveau type de réunion qui ne déçoit pas. Ainsi, travailler et s’amuser en même temps devient possible.

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LA HUDDLE ROOM

Un autre format tendance de réunion apparut pour résoudre des problèmes de réunionnite aiguë et de salles bien trop grandes… Le concept de ce format est d’organiser des réunions dans de petites salles, avec une capacité de présence généralement limitée à 5 personnes.

Il est clair que le nombre de participants affecte la productivité des réunions et ne facilite pas la participation, et le partage d’idées… Ne vous inquiétez pas, les huddle rooms sont là !

Elles encouragent les interactions et le travail entre collaborateurs. En effet, ces petits espaces collaboratifs permettent des échanges beaucoup plus souples favorisant ainsi la créativité et la productivité.

Ces espaces de travail collaboratifs sont équipés de :
caméra pour la visioconférence,
tableau/écran interactifs pour noter les idées,
outils collaboratifs,
projecteur sans fil

C’est un format qui convient très bien aux réunions digitalisées, dans lesquelles des outils collaboratifs sont utilisés et occupent une grande place.

Une nouvelle tendance de réunion à privilégier notamment pour les groupes de travail ; chacun sa salle…et la plénière en fin de mission.

 

Vous vous doutez bien qu’il en existe beaucoup d’autres, puisque les tendances apparaissent et disparaissent rapidement. À votre tour maintenant d’essayer une de ces tendances ! Et pourquoi pas de nous dire ce que cela vous a apporté, en commentaire !!

Le temps des réunions traditionnelles, où seuls les plus hauts placés dirigent la réunion, s’estompent petit à petit. Maintenant il faut prendre en compte les problématiques sociétales. Cela passe par adopter de nouvelles méthodes au sein de votre entreprise ; et dans ce contexte là, dans vos réunions, moments centraux de la vie des collaborateurs.

Enfin, pour continuer des réunions classiques, mais plus productives et digitalisées, prenant en compte les problématiques actuelles, pourquoi ne pas essayer un outil de pilotage de réunion.

Pourquoi pas Bubble Meeting, pour une maîtrise complète de vos réunions de A à Z, via un outil collaboratif, simple et visuel ?

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