Après vous avoir parlé des nouveaux formats de réunions et les types de réunions traditionnelles, nous continuons de vous en faire découvrir d’autres. Aujourd’hui nous souhaitons vous parler de la réunion de lancement ou le « kickoff meeting », si vous préférez, qui est une réunion à ne pas négliger !
Sa mise en place n’assure pas à 100% la réussite du projet, mais la négliger rendrait l’avancement et le succès du projet plus difficiles. C’est pourquoi vous verrez que vous avez tout intérêt à la mettre en place pour veilleur au bon déroulement de votre projet..
Alors, intéressons-nous plus en détails à la réunion de lancement, mais aussi aux étapes qui la composent.
QU’EST-CE QUE LE KICKOFF MEETING ?
La réunion de lancement à généralement lieu avant la mise en œuvre du projet. Cependant, rien n’empêche de la faire le jour de son démarrage, même s’il est préférable de le faire avant. À vous ensuite de définir à quel moment vous l’organisez, pour maximiser son efficacité.
Son premier objectif est de donner la dynamique au projet et d’instaurer une vision commune du projet, à tous les acteurs clés conviés. Ces acteurs qui sont les clients, le copil, les membres de l’équipe projet
La réunion de lancement à aussi pour but de rassembler votre équipe projet et les parties prenantes du projet. C’est lors de celle-ci que vous fixez les bases du projet et communiquez les points essentiels tels que :
– Les objectifs
– Les échéances
– Les ressources (financières, humaines, matérielles…, )
– Les risques possibles…
En plus d’y aborder le plan d’action, la répartition des rôles et des responsabilités de chaque intervenant. De sorte à être le plus clair possible et de pouvoir démarrer le projet !
Grâce à elle, vous vous assurez que tous les intervenants du projet disposent des mêmes informations. Mais aussi de créer une cohésion et un lien entre l’équipe projet et les parties prenantes ; qui seront obligées de travailler en mode projet, donc en collaboration, afin d’assurer la réussite du projet.
Enfin, c’est également un moment d’échange important, pendant lequel vous pouvez faire un tour de table. Cela dans le but de répondre aux différentes interrogations et de clarifier certains points qui seraient encore flous, au sujet du projet.
LES PRINCIPALES ÉTAPES DE LA RÉUNION DE LANCEMENT
Étant importante, votre réunion de lancement se doit d’être préparée soigneusement, sans pour autant être complexe. Vous devez communiquer les informations essentielles clairement pour qu’elles soient comprises par tous.
Enfin, n’essayez pas de donner un trop-plein d’informations à vos participants ; au risque de compromettre la compréhension des points évoqués et l’efficacité de votre kickoff meeting.
LA DESCRIPTION DU PROJET
C’est au cours de cette étape, que vous énoncez le contexte dans lequel votre projet s’inscrit. En plus d’y rappeler les différents objectifs à atteindre, les enjeux de votre projet et les éventuels risques…
En faisant cela, votre équipe sera tenue au courant des raisons pour lesquelles le projet à lieu. De même que de donner du sens à votre projet et renforcera la motivation de votre équipe !
LA PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE
Chaque projet est composé d’une équipe et la réunion de lancement est donc le moment idéal pour effectuer les présentations de chacun. Laissez ainsi le temps à chaque intervenant de présenter son rôle et ses responsabilités à toute l’équipe. Ces courtes présentations sont idéales pour bien débuter le projet et permettre aux participants d’interagir pendant la réunion.
En complément de ces brèves présentations, vous pouvez fournir un document regroupant les coordonnées de contact de chacun. De manière à simplifier la collaboration et les échanges.
LE DÉROULÉ ET LES GRANDES PHASES DU PROJET
Après les présentations de l’équipe et la description du projet, vient le moment de le détailler le projet. C’est à ce moment que vous donnez les étapes importantes du projet, en s’appuyant sur votre plan projet. De même que les dates, les échéances des livrables et les éventuels risques auxquels vous pouvez faire face.
Des informations précises pour éviter d’accumuler les interrogations et les incompréhensions, qui peuvent retarder et remettre en cause le projet. Tous les acteurs du projet seront tenus au courant de la méthodologie de gestion de projet utilisée, des outils sollicités (gestion de projet, de communication, de réunion…)
LA CONCLUSION
Il est envisageable de terminer votre réunion de lancement par un moment questions/réponses, pour laisser vos participants s’exprimer. Ce moment permettra de soulever les doutes ou incompréhensions survenus pendant la réunion..
Enfin, c’est aussi le moment de planifier les prochaines dates de vos réunions d’équipe. Tout le monde sortira de la réunion avec une vision commune du projet et les mêmes informations.
PS : surtout, n’oubliez pas de rédiger et d’envoyer le compte-rendu de la réunion !
Pour conclure sur la réunion de lancement, retenez que c’est une étape importante à la réussite de votre projet. Elle vous permettra d’établir les fondements de votre projet à votre équipe, pour assurer son démarrage.
Comme toute réunion, elle nécessite une certaine organisation, car ce n’est pas une mince affaire. Pas de panique, il existe aujourd’hui des solutions qui facilitent son organisation. C’est les cas des outils de pilotage de réunions comme Bubble Meeting, qui met l’accent sur la préparation, l’animation, le compte-rendu et le suivi de vos réunions !
