Quelles sont les étapes à suivre pour une réunion réussie ?

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Les réunions de travail sont des moments d’échanges indispensables en entreprise auxquels on consacre une grande partie de notre temps. Elles servent au partage d’informations, et la plupart du temps, normalement, à la prise de décisions.

Si celles-ci sont mal organisées, alors vos équipes n’en tireront qu’un sentiment de perte de temps. Vous risquerez par ailleurs d’en ressentir l’impact sur vos activités ; ainsi que sur le moral des troupes.

Par contre si elles sont bien préparées, et donc potentiellement réussies, alors vos réunions seront efficaces et feront sens auprès de vos équipes.

Nous allons donc aborder les étapes utiles (voire nécessaires) à leur bonne tenue et réussite, car il est important de veiller à bien les organiser.

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1- FIXER PRÉCISÉMENT L’OBJECTIF DE LA RÉUNION

À force de participer à de nombreuses réunions, on a tendance à oublier qu’elles ont avant toute chose des objectifs précis. Ces objectifs peuvent être le cadrage stratégique, suivi de projets, point du service, comité de pilotage ou de direction, etc. Elles ne devraient pas être un simple regroupement pour échanger et souvent vite se perdre en conjectures.

C’est pourquoi déterminer le ou les objectifs de celles-ci est la première chose à faire avant de convier vos équipes à une réunion. Poser un cadre clair permet de réduire la perte de temps pendant et d’avoir un fil conducteur, en sachant vers où on va.

Chaque réunion devrait faire l’objet d’un ou plusieurs objectifs établis en amont. Dans l’optique de permettre aux participants de comprendre le but de la réunion. Éventuellement de bien préparer les discussions à venir ou les remontés d’informations.

2- DÉCIDER DE L’ORDRE DU JOUR

C’est un document indispensable à la réussite d’une réunion qui sert de plan détaillé. Dans celui-ci, les participants prennent connaissance des différents points qui seront abordés au cours de la réunion. 

Il est important que celui-ci soit le plus clair et précis possible. De plus, son absence peut remettre en cause l’efficacité de votre réunion ; en tout cas, sa bonne tenue.

C’est à l’aide de ce document, communiqué au préalable, que les participants pourront préparer, dans le détail, la réunion à laquelle ils sont conviés. Il est nécessaire que celui-ci soit réalisé en respect du premier point et donc des objectifs attendus.

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3- DÉFINIR LA LISTE DES PARTICIPANTS

Nombreux sont les participants qui ne se sentent pas concernés par une réunion et y assistent donc sans trop savoir pourquoi. Ainsi, établir une liste avec un nombre limité de présents est important. Cela permet d’accroître l’efficacité de la réunion, et de contribuer à sa réussite.

Il faut donc faire des choix et ne pas y convier tout le monde. Privilégier la venue des personnes indispensables au déroulement de la réunion. C’est-à-dire ceux qui sont utiles à la prise de décision et ceux qui doivent fournir des informations.

Enfin, veiller à ne pas oublier de définir ce qu’ils auront à préparer, en amont, pour débattre pendant la réunion.

Le rôle de chacun est capital et les statistiques prouvent aisément que bon nombre de participants aux réunions ne s’y sentent pas assez impliqués.

4- PLANIFIER LA RÉUNION AU BON MOMENT

Bien plus qu’un simple détail, il faut tout de même veiller à choisir le bon créneau pour la réunion. Selon le moment de la journée, ou le jour de la semaine choisi, la réunion n’aura pas la même efficacité et son organisation sera donc un échec.

Des études montrent qu’il est préférable de privilégier la réunion en matinée, sur les coups de 9h-10h, plutôt que l’après-midi. Cela vous évitera de vous retrouver face à des participants passifs. Aussi, veiller à planifier une réunion le bon jour, où toutes les personnes invitées sont présentes. Au risque de devoir tourner en rond pendant la réunion, si les personnes indispensables ne sont pas là.

Quant aux jours, évitez le lundi matin, les mercredis et vendredis après-midi, pour prendre en considération le rythme des équipes. Evitez également de planifier des réunions sur des semaines en flux très tendus. Ou bien sur des périodes de rush ou de surcharge, ce serait contre-productif.

5- ANIMER LA RÉUNION

Il est important que la réunion soit vivante et animée. Affirmer votre présence pour réveiller la salle (32% des participants se sont déjà endormis, d’après un sondage Ifop). De même que de laisser vos participants prendre la parole et s’exprimer au cours de la réunion.

Vous devez créer de l’interaction, faire circuler et répartir la parole, c’est votre rôle en tant qu’animateur de la réunion.

En alternant entre prise de parole et écoute, la réunion sera dynamique, engageante et sans doute gratifiante pour chacun. Ainsi, l’ennui sera beaucoup moins présent (74% des participants s’ennuient en réunion).

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6- S’ASSURER DE LA TRAÇABILITÉ DES ÉCHANGES

Quel que soit le ou les objectifs qui ont été fixés, une fois la réunion terminée, il faut s’assurer qu’une trace écrite de celle-ci soit conservée. C’est ce qu’on appelle le compte rendu (CR), un  des documents essentiels. Il résume les discussions passées et permet le suivi des actions et des décisions prises au cours de la réunion. Des points qu’il ne faut surtout pas négliger.

En plus de servir de « synthèse » aux participants de la réunion, il est également très utile pour communiquer et informer en interne. À la fois les absents et les salariés, sur les décisions et les échanges qui ont eu lieu.

Enfin, quand les réunions s’enchaînent, le suivi des échanges permet également de ne plus perdre de temps à répéter ce qui c’était dit aux précédentes.

Un point d’honneur doit également être mis sur le suivi des actions demandées pour ne pas tomber des nues lors du prochain regroupement.

 

voilà, vous avez maintenant toutes les clés en main pour préparer des réunions de travail efficaces et réussies. Et tout comme dans la gestion de projet avec notre outil Bubble Plan, il existe aujourd’hui des outils collaboratifs dédiés à vos réunions ! Ces outils vous permettent une meilleure organisation.

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La transformation numérique des entreprises ne doit négliger aucun des points de productivité.

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