Le top 3 des groupes d’outils collaboratifs des réunions

En conclusion de notre dernière série sur les logiciels adaptés à la gestion de réunions, nous voulions revenir rapidement sur les différents outils, les groupes que ceux-ci forment au final et vous proposer le top 3 de chacun, afin de vous aider dans vos choix.

Une analyse qui reste toute personnelle et que vous pouvez, avec plaisir, challenger pour au final choisir l’outil collaboration le plus adéquat pour optimiser vos réunions.

3 groupes ont ainsi été déterminés et semblent couvrir la quasi-totalité de ce marché en plein développement :
– les solutions complètes de pilotage de réunions,
– les outils consacrés à l’animation,
– et les logiciels plutôt transversaux, mais couvrant surtout l’aspect synthèse et compte-rendu.

Chacun des articles de la série Gestion de réunion – les outils à connaître est également disponible pour renforcer votre sentiment. Et vous orienter en fonction de vos besoins, ils sont ici en lien direct…

Alors que fallait-il retenir et quel est le top 3 des outils de chaque catégorie ? On y va tout de suite !

L’ANIMATION DE RÉUNION, UN POINT CENTRAL : TOP 3

Premier groupe revu ici, celui qui permet de dynamiser la réunion, d’impliquer les participants, de recueillir les avis ! L’animation de votre séance de réunion est une phase capitale, puisque c’est à ce moment-là que tout se décide. Il est donc essentiel :
> qu’elle se déroule parfaitement,
> qu’il n’y ait pas de débordements,
> que les participants s’engagent/arbitrent,
> et bien sûr retiennent également ce qui se dit ou se décide.

J’ai retenu 3 outils à fort potentiel pour révolutionner vos classiques sessions de tour de table. Exit, les longues sessions sans vie, place à la digitalisation et surtout à la dynamisation de vos regroupements.

Mon top 3 s’oriente donc sur :
– Klaxoon, mon préféré et sans doute le plus complet de ce groupe, pour répondre à la plupart des cas d’animation,
– Wisembly, plutôt pour les conférences et autres séminaires,
– et peut-être Padlet, plus classique, mais qui fait très bien son office pour les brainstorming digitaux.

Si vous cherchez de l’innovant, du fun et du français, en toute occasion, le premier devra sans nul doute être testé.

LE SUIVI DE RÉUNION ET LE COMPTE-RENDU, COMME LIAISON DES RÉUNIONS

De nombreux outils sont orientés sur le compte-rendu de réunion et son suivi, ils vont donc plutôt être light sur l’animation et vont faire la part belle à la transversalité. Avec :
> un point fort sur le cadre général et le contenu,
> la synthèse des informations,
> et la continuité pour l’ensemble des participants.

Dans cette catégorie, le combat est sans doute plus sévère pour en faire sortir 3 du lot, et vous devrez sans doute y regarder à deux fois avant de faire votre choix.

Pour ma part, et après mûres réflexions, je vais vous conseiller pour vos CR et le suivi de réunion :
– Beenote, avec une interface très sympa,
– Aster, plutôt complet même si peu animé,
– et Solid, plus ancien et plus rudimentaire, mais qui fera justement le bonheur des débutants qui voudront structurer les choses pas à pas ; et prendre de nouvelles habitudes.

Nul doute qu’avec l’un de ces 3 là, vous pourrez faire un premier pas dans la digitalisation des réunions, sans tout changer d’un coup. Il est malgré tout probable que la dynamique instaurée, vous amènera à en vouloir plus…

Et vous irez sans doute vers un complément avec un outil du premier groupe… ou voudrez directement un logiciel intégré qui couvre bien tous les aspects.

LE LOGICIEL INTÉGRÉ POUR TOUT PRENDRE EN MAIN ET NE PLUS RIEN LAISSER AU HASARD

Je gardais le meilleur pour la fin, car pour moi, tant qu’à revoir tout le processus de la réunion et de souhaiter digitaliser et réengager les collaborateurs, autant faire les choses bien.

Dans ce cadre, il y a moins de compétiteurs, le marché étant plutôt jalonné par des outils de phase spécifique de la réunion. Pour autant, il y a quand même de belles solutions à productivité.

Au programme, cadrage, implication, dynamique, testing et bien sûr l’inamovible compte-rendu ensuite…

Mon top 3 pour ce groupe spécial est le suivant :
– Beekast,
– Bubble Meeting,
– et MeetingBooster

Le dernier est plus classique dans son interface et si vous voulez du français, original et « ludique », votre choix devrait se porter vers l’un des deux premiers. Mais pour les process standardisés ou les grandes maisons un peu conventionnelles, le dernier tirera sans doute mieux son épingle du jeu. Dans un environnement où la différenciation et l’ergonomie peuvent faire peur, c’est souvent vers un peu de basique que l’on se tourne.

Une chose est sûre : vous avez vraiment tout à gagner à revoir vos méthodes autour de la réunion et notamment à la digitaliser. Un premier cap qui permet ensuite de prendre de nouvelles habitudes et notamment en termes d’organisation et de suivi ; surtout dans une période comme celle que nous continuons de traverser avec l’accroissement du télétravail..

Il convient en tout cas de bien regarder votre contexte, d’en discuter avec les équipes, de faire comprendre les enjeux. Mais aussi les gains à attendre de ces changements et de commencer quelques tests sur une petite sélection d’outils de gestion de réunions parfaitement adaptés à vos objectifs.

Pour ce qui est de notre outil maison, il a le mérite de vous prendre par la main, pour vous accompagner pas à pas, dans le mieux de vos réunions à venir.