Comparatif outil de gestion de réunion: Meeting Booster versus Bubble Meeting

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Je voulais vous proposer une nouvelle série d’articles, sur la thématique du pilotage de réunions ; vous permettant de mieux cerner les avantages des outils les plus cités sur ce marché, encore balbutiant. Plutôt qu’un article fourre-tout sur le segment et parce que nous sommes également éditeur de logiciels collaboratifs de management, j’ai préféré l’angle direct du comparatif un contre un.

Vous pourrez ainsi mieux saisir les avantages et inconvénients de chacun, en comparaison de notre tout nouveau Bubble Meeting.

Pour démarrer cette série, c’est au cas de Meeting Booster que je vais m’intéresser.
Il est sans doute l’un des plus complets et donc en « concurrence directe » avec notre outil de pilotage de réunions.

Que faut-il retenir de Meeting Booster et pourquoi aller vers un autre choix ?

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UN COMPARATIF OUTIL DE RÉUNIONS QUI TOURNE AU MATCH NUL

La première chose qu’on remarque avant même d’essayer Meeting Booster et de rentrer dans son fonctionnement… Au seul regard sur ses présentations, c’est que l’interface fait quand même son âge.

Ok ce logiciel est complet et il est à sa V5 (quand Bubble Meeting vient de sortir et n’est encore qu’à une V1 déjà très prometteuse) ; mais né en 1992, on a du mal à comprendre pourquoi l’UX et l’UI ne se sont pas adaptés aux codes du moment. Et aux attentes de nombre d’utilisateurs récents dans les outils digitaux.

Si vous aimez les interfaces à la Microsoft, vous serez comme un poisson dans l’eau…(cette impression se confirme largement en l’essayant). Sinon préférez Bubble Meeting, beaucoup plus user friendly, coloré et ergonomique ! Mais bon, rentrons plus au cœur des outils.

Sur le plan approche de la réunion, nos deux outils du jour se tiennent plutôt bien, avec une même idée de ce que doit être un outil digital de gestion de réunion. Ils couvrent ainsi les 4 grandes étapes clés, de l’organisation au compte-rendu. Et Meeting Booster n’oublie pas au passage, préparation et traçabilité des actions. Égalité, nous dirons donc et pourtant peu d’outils ne se sont au final pas spécialisés sur une seule des phases (ou deux).

La construction de l’ordre du jour qui conduira l’ensemble du processus est capitale dans les deux outils et permet de bien structurer sa future réunion. Meeting Booster a sans doute un peu plus de modules « d’animation » pour formuler le contenu de la réunion… près de 30 ans d’avance, ça compte. Mais les perspectives d’un outil comme le nôtre devraient vite venir compenser cet aspect.

Avec plus d’une demi-douzaine de blocs d’animation et autant en préparation, nul doute que d’ici quelques mois, Bubble Meeting aura aisément rattrapé son ainé. Et aucun des deux outils de ce comparatif n’oublie la phase cruciale de préparation, pour engager les participants.

Justement, parlons un peu de l’animation. Un point crucial pour un outil de pilotage de réunions qui se veut complet. Surtout quand des startups stars, comme la française Klaxoon, sont ultra réputés (mais concentrés) sur cette étape de dynamisation.

Si Bubble Meeting est encore jeune, il a le mérite d’avoir une ergonomie et une méthodologie graphique et intuitive. Il attire ainsi l’attention et invite à la participation, au partage et à l’implication de chacun. On ne peut pas vraiment en dire autant pour Meeting Booster… Bien sûr, il a quantité de blocs, tels les votes, les listes, le mindmap ou encore les sondages…

Mais tout cela ressemble beaucoup trop à un logiciel d’enquête, avec tous ses codes et pas certain que cela plaise quand on cherche à créer de l’engagement, de la motivation, de la surprise. Il est complet, plus que d’autres, c’est certain ; mais il ne brille pas par son originalité.

La grande force du « dinosaure » du marché, qui est quand même loin d’être obsolète et que les esprits conventionnels apprécieront sans nul doute :
-> c’est à mon sens sa partie finale.

La gestion du compte-rendu est extrêmement fournie, très structurée et fourmille d’options sympas.

La traçabilité des actions prises est présente ; la segmentation de chaque moment de la réunion également. On peut même, comme pour la phase d’organisation, mettre en place une approbation du compte-rendu. Une option dont ne dispose pas Bubble Meeting.

Nous adorons notre outil bien sûr et une V2 est déjà dans les tuyaux pour début 2021, qui comblera ces manques. Mais pour l’heure, c’est peut-être sur la lisibilité de son compte-rendu qu’on peut trouver une faiblesse. Attention, il est bien présent, auto éditable et tout et tout…Le suivi des actions hors réunion aussi. Mais la structuration est moins claire et complète que ce que propose Meeting Booster.

En bref, donc si vous cherchez un outil complet sur le segment Pilotage de réunions, pour dire stop à la réunionite, c’est sans doute l’un de ces deux-là.

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LES PETITS PLUS DE CHACUN POUR FAIRE UN CHOIX DÉFINITIF

Pour vous donner un peu plus matière à réflexion, il était intéressant de mettre en exergue quelques petits arguments supplémentaires…car ils sont tous les deux SaaS et tous les deux évolutifs. Continuons donc notre comparatif.

Si vous voulez un outil français et de l’accompagnement, c’est Bubble Meeting, le logiciel de Bubble Plan, sous son interface jeune et orange qu’il vous faut. Notre second prétendant est en effet danois, même s’il a une vraie dimension internationale.

Meeting Booster brille par son intégration directe à Outlook (c’est peut-être de là que vient son inertie dans le temps au niveau design…) et même les tâches y sont reportées. Bubble Meeting se limite à la synchronisation avec votre agenda préféré.

Mais par contre, il s’interface pour de belles synergies en gestion de projet ou d’activité, avec son grand frère, Bubble Plan, l’autre logiciel de la suite, dédié à la planification et au pilotage projet.
Cela peut se révéler fort utile si vos process doivent être beaucoup plus larges que la simple digitalisation des réunions.

On parlait tout à l’heure du côté user-friendly, c’est peut-être là que les deux outils collaboratifs de gestion de réunions se distinguent…

Meeting Booster, c’est un processus classique avec demande d’informations, prise de contact avec un commercial et tout ce qu’il s’en suit. Il n’y a d’ailleurs aucune transparence affichée sur la tarification et les services annexes proposés.

Tandis que Bubble Meeting est un vrai SaaS de son temps. Un essai gratuit accessible directement en ligne sur simple inscription et des prix affichés sur le site. En plus d’une sensation d’autonomie et de tranquillité sur le benchmark que vous menez. Il y a fort à parier d’ailleurs que la différence de coût soit conséquente.

 

Si je devais donner un mot de la fin, je dirais que Meeting Booster a une dimension et un côté très « industrie », donc si vous êtes une grosse boîte, que tout est très carré, qu’on ne rigole pas vraiment…il est sans doute fait pour vous.

Non que Bubble Meeting soit un rigolo, il garde un vrai cadre et répond pleinement aux impératifs et à l’importance de ce qu’est une réunion. C’est juste que… il s’adapte à tous, quel que soit la taille d’entreprise, le style…

À vous malgré tout de faire votre choix ; et une chose est certaine, il n’est plus temps de poursuivre sur la gestion de réunions inefficace, chronophage, le cahier à la main. Passez à la digitalisation et relevez le défi de la productivité et du gain de temps jusque dans vos réunions.

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