L e syndrome de la réunionite aiguë était déjà un problème dans les entreprises. Mais, avec le contexte actuel de crise sanitaire imposant le télétravail, les réunions à distance font survenir de nouvelles problématiques.
Ainsi, c’est un nouveau syndrome qui a fait surface : la visionite. Alors, même si la vie reprend son cours et que l’on se dirige vers un modèle de travail dit « hybride », la visionite persiste.
Vous vous demandez probablement à quoi ce terme fait-il référence ? Et bien, il se réfère aux problèmes liés aux nombreuses visioconférences auxquelles nous participons.
Pour y faire face et ne pas remettre en cause l’efficacité de vos réunions à distance, il est préférable de suivre certaines étapes. Dans cet article, je vous livre 3 conseils clés pour ne plus tomber dans le cercle vicieux de la visionite.
1/ FIXEZ DES LIMITES
À distance, tout comme en présentiel, on peut vite s’emporter et abuser des réunions. C’est pourquoi il est primordial que vous fixiez des limites, et cela sur plusieurs points.
Commencez déjà par limiter le nombre de visio que vous organisez. Je sais que cela peut être difficile à entreprendre, surtout si vous êtes du genre à vouloir tout contrôler. Mais il est inutile d’en organiser à tout-va, au risque d’impacter la productivité de vos collaborateurs. Très souvent, vous pouvez vous contenter d’échanger par écrit entre collaborateurs, sans avoir à organiser de réunion.
Le nombre de participants conviés à vos téléréunions est également à restreindre. Conviez-y seulement les collaborateurs qui sont essentiels et concernés par l’ordre du jour. Surtout qu’à distance, il est difficile de s’organiser, tout le monde ne peut être disponible. Alors, rien ne sert de déranger et retarder le travail de ceux dont la présence n’est pas nécessaire.
Dernière chose à limiter : la durée de vos réunions. Bien souvent, les réunions se font longues, jusqu’à venir déborder sur le temps prévu à d’autres activités. Respecter la durée de celles-ci requiert une bonne organisation et préparation de vos réunions.
2/ ASSUREZ-VOUS DE COMMUNIQUER EN AMONT ET EN AVAL
Ce n’est plus à prouver, le manque de communication est un des problèmes majeurs qui ressort du travail à distance. Alors, organiser des téléréunions peut donner du fil à retordre.
Il faut transmettre les invitations et les informations relatives à la réunion :
– la date, durée et l’heure,
– l’ordre du jour, les préparations à faire en amont
– le lien de connexion, …
Mais pas seulement, car une fois la réunion clôturée, il est nécessaire d’en assurer le suivi. Cela passe par l’envoi du compte-rendu et des documents partagés, aux participants. Difficile à distance de tout suivre et prendre en note, alors ne faites pas l’impasse sur ce point. Vous pouvez compléter par écrit, ultérieurement, afin de mettre les choses à plat et organiser ce qui a été décidé.
Car de vos réunions doivent découler des objectifs à atteindre et suivre, qui font d’elle une réelle utilité. Trop nombreux sont les collaborateurs qui les voient comme une vulgaire perte de temps.
3/ ARMEZ-VOUS DES BONS OUTILS
Aujourd’hui et plus que jamais, ce ne sont pas les solutions en ligne innovantes qui manquent pour nous accompagner dans la transformation digitale. On ne peut pas le nier, les outils de gestion de réunions qui nous facilitent grandement. D’ailleurs, il en existe plusieurs types pour vos réunions à distance.
Le plus important reste de choisir l’outil qui saura répondre à vos besoins et correspondre à vos attentes. Utiliser un outil de visioconférence de type Skype, Zoom, Google Meets, Teams… peut être une option.
Cependant, à distance, ce genre de plateforme n’est pas celui à privilégier. En effet, il est préférable de vous tourner vers des solutions de gestion de réunions. Des outils collaboratifs qui couvrent tout le spectre de la réunion.
Des outils comme Bubble Meeting, vous permettent de régler vos problématiques de réunionite et visionite. Avec des fonctionnalités mettant l’accent sur la préparation, l’animation et le suivi de vos réunions. Tout pour cadrer au mieux et booster la productivité de vos réunions, pour dire adieu à la visionite.
Vous l’aurez compris, la visionite n’est pas quelque chose d’insurmontable. Il convient, pour y remédier de revoir vos pratiques quand il est question de réunions à distance.
Comme évoqué plus haut, vous devriez porter attention au nombre de réunions que vous organisez et de leur durée. En plus du nombre de collaborateurs que vous y conviés, de sorte à limiter les excès et maximiser leur efficacité.
À cela s’ajoute le fait d’assurer la bonne transmission des informations, avant et après la réunion. Ou encore le choix de l’outil de gestion de réunions sollicité pour vos réunions à distance. Libre à vous maintenant d’appliquer petit à petit ces conseils ou d’autres !
