Au rayon des fonctionnalités intéressantes de Bubble Meeting, l’outil de pilotage de réunions complet de notre startup : la création de l’ordre du jour est un point essentiel. Le contenu et le déroulé de votre réunion vont impliquer la plupart des aspects de celle-ci.
Il est donc nécessaire de bien comprendre comment il fonctionne et quelles seront les incidences pour la suite ; afin d’optimiser au mieux vos prochaines réunions sur notre outil digital.
Commençons simplement par sa structuration !
CONSTRUIRE UN ORDRE DU JOUR EFFICACE
L’ordre du jour délimite les sujets que vous souhaitez aborder dans vos réunions et informe les participants de ceux-ci. Il est au cœur de la phase d’Organisation de notre outil ; mais reste essentiel dans n’importe quelle réunion.
Il est en effet impératif de se fixer des objectifs pour une réunion efficace et en ce sens, de choisir les sujets à l’ordre du jour, la façon dont on veut les traiter ; ou encore d’impliquer les collaborateurs dans ces futures discussions (remontées d’éléments, prise de connaissance de documents, …).
Dans Bubble Meeting, une fois choisis les participants, vous accédez à la fonction Ordre du jour. Elle se compose du déroulé modulaire, à définir et paramétrer ; qui générera l’ordre du jour de la réunion (l’intitulé précis à présenter et suivre pour les participants).
Le déroulé dans notre outil de gestion de réunions se compose de différents modules à prendre dans notre liste prédéfinie et qui offre des solutions en termes de présentation, de revue, de brainstorming, d’évaluation ou encore de débat d’idées…
Le mode glisser-déposer vous permet de restructurer celui-ci selon vos besoins. En plus de pouvoir choisir vos modules (dont la description est disponible en ligne), vous contrôlez :
– le temps de chacun d’eux, (au global ou par participant, selon votre choix)
– leur titre, pour être en cohérence avec le sujet ou l’objectif choisi,
– ainsi que les personnes concernées, si votre module peut s’appliquer à chacun individuellement.
(Un icône Multiavatar indique les modules permettant ce choix. Il faut cliquer sur l’icône pour définir les collaborateurs à impliquer. Par défaut, tous le sont).
Une fois fait, cliquez sur le bouton « Créer l’ordre du jour à partir… » et vous aurez la liste de vos sujets (qui restent retouchables si besoin).
Pour ceux qui veulent gagner du temps ou qui ne savent pas trop de base quels modules choisir, des déroulés types sont proposés ; sur des approches classiques de réunions (vous pourrez bientôt créer les vôtres). On y retrouve par exemple la Revue de projet, la réunion d’équipe,…
Dans Bubble Meeting, il est impératif de bien comprendre et maîtriser les différents modules de l’ordre du jour de réunion ; car ils conditionnent toute la suite de cette solution complète de pilotage de réunions.
UN DÉROULÉ MODULAIRE QUI CONDUIT ET DYNAMISE VOTRE RÉUNION
Comme nous l’avons vu dans plusieurs articles, les modules de Bubble Meeting sont sa colonne vertébrale. Vous allez les choisir dans votre déroulé et en résultera l’ordre du jour.
Mais c’est bien plus qu’une simple liste de sujets à aborder.
Chaque module permet de gérer un type de contenu, un format attendu et il va déterminer :
– vos attentes lors de la Préparation,
– la logique d’Animation et d’échange pendant la réunion,
– ou encore les éléments prédisponibles pour le compte-rendu de réunion.
Le déroulé – et donc l’ordre du jour – doit être réfléchi pour répondre à vos problématiques.
Si vous voulez introduire la réunion, sans intervention des collaborateurs, vous opterez pour un module Présentation. Il n’y aura pas de préparation attendue des participants, hormis vous et un format non collaboratif sera lancé pendant l’Animation.
Mais si par exemple, vous souhaitez que les chefs de projet vous fassent leur rapport mensuel, au travers du comité de pilotage ; vous allez prendre un module Tour de table des actus ou alors revue des Indicateurs (selon votre but).
Les chefs de projet devront donc en amont renseigner leur module en phase Préparation et lors de la réunion, une animation spécifique présentera, pour chacun, les différents points centraux de leur mission.
Si vous souhaitez impliquer vos collaborateurs, dynamiser et rendre efficaces vos réunions, cet ordre du jour sous Bubble Meeting est donc loin d’être anodin ; Et donc plus vous en aurez conscience, mieux vous mettrez en place vos process digitaux pour optimiser vos réunions et votre productivité.
Dernier petit point : Bubble Meeting fait la distinction entre le déroulé (la somme des temps affectés à chaque module) et la réunion, pour laquelle vous pouvez programmer une plage de durée plus longue. C’est le cas par exemple quand on veut prévoir des échanges informels ou bien que l’on anticipe des prises de paroles après les interventions.
L’ordre du jour de réunion est maintenant une fonctionnalité que vous maîtrisez pleinement et à l’usage, vous améliorerez sans doute votre façon d’aborder les réunions. C’est tout l’objectif de notre outil de gestion des réunions ; qui se place au centre de la dynamique de transformation digitale des entreprises.
Toujours concernés par la réalité des utilisations, des process ou du management, nous espérons bien faire évoluer au fil du temps Bubble Meeting ; avec vos participations. N’hésitez donc pas à nous faire vos commentaires.
