La gestion des participants et invitations de notre outil collaboratif

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Avec la sortie du nouveau blog dédié au management et à la réunionite, découvrez aussi plus de détails sur les fonctionnalités de notre outil collaboratif de référence sur le sujet : Bubble Meeting.
Pour bien débuter cette série, je vous amène découvrir les aspects du logiciel sur la gestion des participants et invitations aux réunions.

Il n’y a pas à proprement parler de fonctionnalité Participants dans notre outil de pilotage de réunion ; mais il est important quand même de prendre toute la mesure de ses possibilités dans ce domaine. Que ce soit la présence, les invitations, le suivi, le statut…il y a plein de petits détails à connaître.

Quand est-il donc de Bubble Meeting et de son volet Participants et invitations aux réunions ? Je vous dis tout maintenant.

UNE FONCTION QUI VA AU DELÀ DES SEULES INVITATIONS À LA RÉUNION

En premier lieu, il faut comprendre que les participants aux réunions sont de deux types.
D’un côté, on a les organisateurs ; qui auront pour rôle de cadrer, d’animer, de mettre en place la réunion. De l’autre, les collaborateurs, partenaires, invités ; qui y assistent simplement, parce qu’ils ont un rôle à y jouer ou parce qu’ils sont concernés par ce qui s’y dit.

L’administrateur du compte Bubble Meeting (obligatoirement avec un statut d’organisateur par défaut) peut dans les droits d’accès, envoyer des demandes d’invitations à intégrer l’outil. Une fois acceptée l’invitation, les nouveaux membres seront disponibles, dans la liste des participants possibles d’une réunion créée dans le compte.

LA RÉUNION PROPREMENT DITE

Le créateur de la réunion est automatiquement organisateur ; mais il peut choisir dans la phase d’Organisation, quand il invite des participants, de leur donner ce même rôle à ses côtés.

Quand la réunion est créée, vous devez convier du monde à celle-ci et la fonction dédiée permet en phase d’Organisation de sélectionner des participants habituels pour les voir se joindre à la réunion.
Vous avez alors accès à l’option d’organisation et celle de présence.

Avec Bubble Meeting, vous pouvez choisir 3 niveaux de présence pour vos participants :
obligatoire : le collaborateur est attendu à la réunion,
facultative : sa présence est souhaitée, mais en fonction des priorités, il peut ne pas venir
liste de diffusion : il n’est à priori pas attendu, mais recevra quand même le compte rendu de celle-ci pour être tenu informé.

Si cela n’est qu’optionnel, il est intéressant d’impliquer dès le départ les participants et de bien leur faire prendre conscience de leur rôle dès ce moment. Par ailleurs, il semble naturel qu’un organisateur soit obligatoirement présent à la réunion.

En fin d’Organisation, vous pouvez programmer l’envoi automatique des invitations à chaque participant. Ils recevront donc un mail spécifique selon vos choix en amont pour commencer à les impliquer dans le processus.

Vous pouvez à ce stade également, si besoin, faire vérifier le cadrage de la réunion, par un manager, un superviseur. Cela peut être utile si vous devez simplement mettre en place la réunion, mais que vous ne la mènerez pas.

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DES PARTICIPANTS IMPORTANTS ET ENGAGÉS

Tout au long du processus de réunion conduit sous Bubble Meeting, les participants auront un rôle à mener. Tout est ainsi mis en œuvre pour qu’ils soient impliqués et considérés. Il ne faut pas oublier que c’est un des griefs que l’on retrouve dans le problème de réunionite récurrent, soulevé de plus en plus dans les médias.

Vos collaborateurs ne veulent pas perdre leur temps, se sentir inutiles, ne pas pouvoir intervenir ou ne pas être entendus/écoutés.

Une fois les invitations lancées aux participants, selon l’objectif de votre réunion et selon votre Organisation, chacun peut être amené à :
étudier des documents en amont
remplir des modules de doléance ou d’échange
préparer une présentation/revue de projet

ou encore pendant la réunion :
prendre des notes
– et interagir sur les différents sujets paramétrés au préalable.

Bubble Meeting favorise grandement les échanges, les interactions et les prises de décision dans la phase d’Animation de la réunion.

Pour finir, les participants pourront se voir attribuer des actions à réaliser à postériori ; et seront tenus informés de tout ce qui s’est dit ou passé pendant la réunion. Le compte rendu, étant également un point d’ancrage, pourra être adressé de manière automatique, comme les invitations à la réunion.

Voilà un petit tour d’horizon au travers des possibilités des participants pour mieux vous permettre de planifier et organiser vos réunions ; avec Bubble Meeting bien entendu…mais de façon générale dans l’absolu. En effet, les points que nous relevons dans nos articles mettent en exergue des bonnes pratiques qui ne sont pas uniquement liées à une gestion digitalisée de vos réunions.

À vous maintenant de prendre la main sur notre outil de pilotage de réunion ; et de commencer à mieux impliquer vos collaborateurs et participants à l’avenir.

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