Comme vous l’avez déjà compris, la force de l’outil de pilotage de réunion Bubble Meeting, se trouve dans son approche par modules ; pour traiter facilement et spécifiquement chaque type de sujet.
L’un des modules phares de présentation est le tour de table des actus. Malgré sa dénomination, il peut avoir plusieurs utilités et vous pourrez sans nul doute y trouver votre propre intérêt.
Il a notamment été pensé en gestion de projet pour la présentation d’un état rapide du projet par son manager. Il peut toutefois servir également de tour d’horizon de l’humeur de chaque collaborateur. Ou à mieux cadrer une présentation informelle d’un directeur.
Afin de mieux cerner son fonctionnement et de l’appliquer selon vos besoins, je vous livre les subtilités du module Tour de table.
LE MODULE TOUR DE TABLE POUR UN HORIZON SIMPLE DE VOS PROJETS ET EQUIPES
Tout d’abord, il ne faudra pas le confondre avec le module Revue des indicateurs, qui lui a pour but premier que les participants désignés fassent un point représentatif sur leurs KPI et l’avancement de leurs missions.
Le Tour de table est un peu différent, et c’est également pour cela que la notion d’ « actus » y est raccrochée. Il vise à plutôt présenter un état d’esprit, les grandes lignes et les incidences, ressenties par son présentateur.
Il fait partie des modules affectables de manière spécifique aux participants, dans le cadre de l’organisation de votre ordre du jour. Un temps dévolu à cette présentation individuelle est calé. et chaque collaborateur désigné pour participer à ce Tour de table, devra le préparer en amont (dans la phase prévue à cet effet).
Il se décompose en 3 grandes parties.
L’humeur et les éléments d’actualité, d’où son nom complet
-> Il s’agit là d’indiquer son état d’esprit, son humeur par un pictogramme visuel ; mais aussi d’y associer les éléments qu’il souhaite partager à l’assemblée et qui forcément influencent cette humeur.
Les tops et flops
-> Chacun sa zone pour que le collaborateur puisse remonter de manière succincte les choses positives ou réussies (pour lui) ou celles qui sont sans doute à l’origine d’une baisse de moral.
Chacune est illustrable via l’intégration d’images de présentation.
Les arrivées et départs
-> Ce module est beaucoup utilisé en revue de projet ou en comité de pilotage/direction. Il est donc naturel qu’il y soit question du turn-over, lequel a beaucoup d’impact sur les missions, actions et autres projets en cours.
Bien entendu rien n’empêche de détourner ces blocs pour d’autres remontées d’informations qui correspondraient mieux à votre fonctionnement ou à vos process.
Une fois, la préparation faite, au moment de la réunion, quand vient son tour le participant peut présenter sa slide et mieux en exposer le contenu. Le tout dans un périmètre temps délimité pour chacun par le chrono.
DES CONTEXTES PARTICULIERS POUR L’UTILISER
Une fois encore, les solutions digitales de management proposées par la startup Bubble Plan restent simples, visuelles et très souples. Il est donc très facile de détourner l’approche de base des modules de Bubble Meeting, si vous le souhaitiez.
Dans un cadre plus conventionnel, le module Tour de table des actus est parfait pour inciter les chefs de projet à faire leur retour mensuel ; pour cadrer la prise de parole d’un directeur sur les grands aspects de son service ; ou encore pour permettre à chaque membre d’une équipe de remonter son humeur et sa motivation du moment.
En comité de pilotage ou en réunion de revue de projet, il offre un espace de parole et de présentation attendu. Et cela à chaque collaborateur ayant un rôle de pilote de projet. Il peut d’ailleurs se combiner parfaitement à son homologue Revue d’indicateurs pour aller au fond des choses sur le périmètre complet du chef de projet.
En excluant la partie Arrivées/Départs ou en s’en servant différemment ; ce module fonctionne très bien aussi pour la réunion d’équipe, de service hebdomadaire où chacun peut (un peu à la manière d’un stand-up meeting) rapidement évoquer sa situation personnelle du moment.
Le manager pourra ainsi mieux appréhender les problématiques humaines, redynamiser les effectifs et comprendre ce que les participants à la réunion jugent positif ou non.
Bien entendu de nombreuses autres utilisations sont possibles pour ce module de présentation individuelle. Comme par exemple, évoqué plus haut, le Tour de table des actus comme module de structuration des sujets abordés en réunion d’informations, sous les angles des priorités, des réussites et des échecs ou correctifs à envisager.
À l’usage vous trouverez sans aucun doute de multiples façons de l’intégrer dans vos réunions et d’en tirer profit pour animer divers ateliers de vos séances de groupe. La digitalisation d’un process ne doit pas malgré tout limiter les possibilités infinies de l’esprit. Il s’agit de gagner en efficacité, pas de perdre libre-arbitre et imagination.
Prochainement, nous aborderons d’autres modules et certaines fonctionnalités plus « confidentielles » de Bubble Meeting.
