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a transformation digitale change toutes nos habitudes de travail. Partout, jusque dans les réunions maintenant digitalisées, son apparition a fait naître un grand nombre d’outils collaboratifs. Des outils visant à améliorer et résoudre les problèmes des réunions classiques, dont on a l’habitude.
Plutôt utile quand on sait que les réunions occupent une grande partie de notre temps de travail (8 heures par semaine, d’après une étude de Barco et Circle Research). Mais aussi quand on est conscient de leur inefficacité, la plupart du temps.
Leur utilisation permet :
-> de gagner un temps précieux
-> d’accroître l’efficacité et la productivité
-> et de mieux prendre en compte le bien-être des collaborateurs
C’est vraiment le sujet du moment, pour combattre la réunionite et changer vos habitudes sur ce point peut avoir un impact global non négligeable, sur l’équipe, les projets ou même l’entreprise.
Ainsi, dans cet article, nous vous avons regroupé les différentes typologies existantes, avec leurs spécificités, apports et limites. Libre à vous ensuite de faire votre propre choix, et de choisir l’outil correspondant le plus à vos attentes et besoins pour des réunions digitalisées optimales.
L’OUTIL DE VISIOCONFÉRENCE
Surement le type d’outil collaboratif le plus utilisé quand on évoque la réunion digitalisée. En effet, ce type d’outil, facilitant grandement les échanges à distance, est utilisé dans la plupart des entreprises aujourd’hui.
On peut citer des outils tels que Skype, Microsoft Teams ou encore Zoom. En plus d’un système d’appel vidéo, les outils de visioconférence possèdent d’autres fonctionnalités la plupart du temps.
Parmi elles, il y a notamment :
-> le chat, pour échanger par écrit,
-> le partage de documents
-> le partage d’écran
Les seuls points négatifs de ces solutions sont qu’elles restent limitées sur certains points (si vous vous contentez des versions gratuites).
Quand ce n’est pas la durée de l’appel vidéo qui est restreint (40 minutes chez Zoom, bien que vos réunions ne devraient pas s’éterniser pour être productives) ; c’est le nombre de participants qui peut l’être (10 maximum chez Skype, Google Hangouts et même 3 chez Cisco Webex).
Par ailleurs, il ne faut pas oublier qu’avec cet outil, vous ne faites finalement que virtualiser ce que vous faisiez jusque là en présentiel. Donc oui, vous digitalisez vos réunions ; mais concrètement vous n’avez rien changé à votre process et aux méthodes de gestion de la réunion.
LES OUTILS D’ANIMATION DE RÉUNION
Ensuite, pour dynamiser et accompagner vos réunions digitalisées, vous avez des outils offrant une approche plus ludique et vivante : fini les réunions qui manquent de punch et pauvres en interactivité.
Des outils intuitifs tels que Klaxoon, Padlet ou Wisembly viennent améliorer les réunions, avec des méthodes favorisant une participation active commune. Ce type d’outil laisse place à un engagement et des échanges venant de tous.
Ils permettent de faire des :
-> brainstorming,
-> votes, sondages et quiz
-> prises de paroles chronométrées
-> ou encore des challenges internes…
Bien que ce type d’outil permette un engagement commun et donc une meilleure productivité, il possède certaines limites… Peut-être que le fait de proposer des fonctionnalités d’animation trop ludiques, sortant de nos standards, ne conviendrait pas à tous les corps de métiers ou entreprises.
De plus, ils s’attaquent essentiellement à la phase de groupe ; en délaissant généralement l’avant et l’après réunion qui restent des moments importants dans la gestion de la réunion et son suivi.
L’OUTIL DE PROGRAMMATION DE RÉUNION
Ce type d’outil est très utile pour planifier toutes vos réunions. Au lieu de passer du temps à échanger par mail, ces outils regroupent vos disponibilités, et planifier vos réunions au bon moment devient un jeu d’enfant.
Parmi ces outils, on peut citer les plus connus : Doodle, Framadate ou Morganize. Avec eux, vous avez la possibilité de renseigner vos disponibilités dans un calendrier très rapidement et facilement.
Par exemple, vous pouvez avec ces outils :
-> synchroniser votre Google Agenda, pour établir un calendrier encore plus précis regroupant toutes vos disponibilités,
-> partager vos disponibilités avec tout le monde,
-> suggérer des dates pour que vos collaborateurs, clients… n’aie qu’à choisir et valider celle qui leur convient.
Ainsi, tout le monde peut avoir un aperçu des disponibilités de chacun et planifier la réunion le meilleur jour. Du moins, cela réduit le risque de sa réussite, en planifiant vos réunions à des moments auxquels les participants importants ne sont pas disponibles.
Ces outils de programmation de réunion vous permettent d’avoir une organisation et planification facile, rapide et surtout efficace. Enfin, vous gagnerez un temps précieux, avec eux finis les échanges par mail pour connaître les disponibilités de chacun..
LES SOLUTIONS DE COMPTE RENDU DE REUNION
Les outils de compte-rendu de réunion sont importants pour le suivi de vos réunions digitalisées. Comme ce n’est pas facile de rédiger ces documents, ces outils existent pour vous accompagner et vous faciliter la tâche.
Des solutions comme Solid, Beesy ou encore AgreeDo sont aujourd’hui sur le marché. Vous ne vous embêtez plus à rédiger un compte rendu de A à Z, sans savoir quoi y mettre, puisque vous êtes assisté pendant tout le processus.
Vous avez la possibilité de :
-> préparer un compte rendu structuré,
-> générer automatiquement un comptes rendu,
-> diffuser le compte rendu aux participants dès sa rédaction terminée.
Vous tirerez de leur utilisation deux choses : un gain en temps et en productivité. Un gain en temps puisque leur rédaction en prend, et ces outils sont là pour le faire à votre place (ou vous simplifier sa rédaction). Enfin, comme c’est un document qui a une certaine importance pour chaque réunion, la qualité de celui-ci impact directement la productivité de vos réunions.
LES OUTILS POUR UN PILOTAGE DE A À Z
Enfin, il existe un type d’outil pour avoir une maîtrise totale de vos réunions digitalisées. Ces outils collaboratifs regroupent plusieurs des fonctionnalités citées plus haut, dans une seule et même interface.
C’est le cas des solutions Bubble Meeting, Beenote, Tamplo ou Beekast, où il est possible de :
-> planifier la réunion,
-> la faire préparer en amont,
-> d’animer bien entendu les séances de groupe (en présentiel ou à distance),
-> mais aussi suivre, toutes les réunions après leur tenue.
De cette façon, il n’y a plus besoin de naviguer entre plusieurs outils collaboratifs, pour gérer vos réunions de leur planification au suivi.
Certains de ses outils sont indépendants, d’autres plutôt embarqués dans des solutions encore plus globales, type ERP. Dans l’absolu, même s’ils sont un peu plus contraignants ; ils offrent l’avantage de tout centraliser et de couvrir vraiment le périmètre de la réunion, sans rien laisser au hasard. Vous mettez ainsi de côté l’ensemble des frustrations jusque là de vos réunions traditionnelles.
La seule chose embêtante pour cette typologie d’outil, c’est que certains de ces outils ne proposent pas de fonctionnalité visioconférence. À défaut, vous pouvez vous permettre cela au travers l’intégration de solutions dédiées. C’est le type d’outil le plus complet de tous, si la visio n’est pas une fonctionnalité que vous recherchez à tout prix.
En fin de compte, vous l’aurez compris, il existe une multitude d’outils pour accompagner vos réunions digitalisées. Mais tous ne se valent pas, peu sont qui plus est francophones ; encore moins sont français et la majeure partie sont des outils de gestion de réunion payants.
Quand certains sont spécialisés dans une fonctionnalité, comme la visioconférence ou l’animation ; d’autres, tels que Bubble Meeting, offrent une polyvalence plus intéressante et adaptée à toutes activités.
Pour ne pas avoir à multiplier les outils, n’oubliez pas de choisir l’outil le plus adapté à vos besoins, à la façon dont fonctionne votre équipe, votre entreprise…vous seul pouvez savoir. Une chose est sûre, prendre un outil trop complet pour des méthodes inadaptées ne serait que contre productif
