Réunion en distanciel : est-ce une bonne idée ?

aujourd’hui, et depuis la crise sanitaire, la réunion en distanciel est devenue de plus en plus commune. Au point de faire désormais partie de notre quotidien professionnel. Mais faire des réunions à distance est-ce réellement une bonne idée ?

POURQUOI FAIRE DES RÉUNIONS EN DISTANCIEL

Les réunions en distanciel sont généralement utiles. Notamment afin de permettre aux collaborateurs qui ne peuvent pas y être en personne d’y participer. Cela peut aussi réduire les frais de déplacement en plus de gagner du temps. Toutefois, il est nécessaire d’être sûr que la technologie que l’on utilise est fiable. Mais également que tous les conviés possèdent les outils qu’il faut pour participer convenablement à la réunion. Il arrive parfois qu’une réunion sur place (en présentiel) soit plus efficace et permette de mieux cerner les soucis. Il est donc indispensable de peser le pour et le contre avant de choisir quel type de réunion est le mieux, en fonction de la situation.

QUELS SONT LES INCONVÉNIENTS DE LA RÉUNION EN DISTANCIEL ?

Les réunions en distanciel présentent cependant plusieurs inconvénients. D’abord, il arrive parfois qu’elles soient moins efficaces que les réunions sur place ou en personne. Car, il peut être compliqué de garder l’attention. Mais également d’engager l’ensemble des participants. En plus, communiquer peut s’avérer moins facile puisqu’il n’est pas aisé de lire les expressions faciales ou les gestes depuis une webcam. En outre, partager des documents et échanger des idées, en mode instantanée, peut rapidement devenir un challenge. Surtout, s’il s’agit d’une réunions avec des personnes externes et internes à l’entreprise et qu’elles sont nombreuses. Au final, les réunions à distance peuvent aussi paraître moins sympathiques et confortables que celles en personne.

COMMENT MENER À BIEN UNE RÉUNION EN DISTANCIEL ?

Il ne fait pas négliger l’importance de bien préparer ses réunions. Par ailleurs, plusieurs étapes à suivre. Premièrement, il faut choisir le bon outil de communication. Pour cela, il faut savoir quelles sont les besoins du moment et (pourquoi pas) les préférences des personnes qui doivent y participer. Ensuite, il faut communiquer clairement un horaire précis ainsi que les modalités de la réunion. Il est aussi nécessaire d’avancer un ordre du jour en partageant des documents pertinents antérieurement. Durant la réunion, il faut veiller à ce que tout le monde puisse s’exprimer en utilisant, par exemple, le partage d’écran ou le tchat. Finalement, il est primordial de conclure la réunion par un résumé des différents points importants et discutés. Tout ceci, en fixant évidemment les prochaines étapes.

PEUT-ON TENIR UNE RÉUNION EN DISTANCIEL EN S’ASSURANT QUE LES PARTICIPANTS NE FONT PAS AUTRE CHOSE ET SUIVENT ?

C’est possible ! Mais c’est loin d’être facile cela à gérer. Voici donc des astuces pour y arriver :

1. Fixez une heure précise pour votre réunion et insistez auprès des participants pour qu’il se connecter à l’heure.
2. Établissez des règles claires concernant l’utilisation d’écrans & de téléphones mobiles durant la réunion. Vous pouvez ainsi, proscrire la présence des téléphones, des tablettes ou tout appareil qui n’est pas lié à la réunion.
3. Encouragez vos collaborateurs à questionner et participer pleinement à la conversation afin qu’ils ne s’ennuient pas et ne soient pas tentés de se laisser distraire.
4. Utilisez vos outils collaboratifs en ligne afin de partager vos documents/informations en instantanée. Cela permettra aux personnes de rester attentives et concernées.
5. Tenez votre réunion avec l’aide d’un logiciel de visioconférence permettant de visualiser les personnes afin d’être sûr qu’elles suivent avec attention.
6. Demandez à vos conviés de répondre à des sondages, des questionnaires, afin de mesurer leur participation & engagement pendant la réunion.
7. Faites une pause assez régulièrement afin d’offrir occasion aux personnes qui assistent de se dégourdir, d’aller au petit coin ou de servir de l’eau, un café…

Si vous suivez ces conseils, vous augmentez vos chances d’obtenir une réunion en distanciel à la fois productive et efficace. Et ce, en étant sûr que vos participants ont été attentifs jusqu’au bout.

POURQUOI LES ENTREPRISES PRIVILÉGIENT-ELLES LES RÉUNIONS À DISTANCE ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises privilégient les réunions en distanciel. D’abord, ces dernières sont moins coûteuses en temps et en argent, car les participants ne sont pas obligés de se déplacer. En plus, les réunions à distance sont plus flexibles et permettent aux participants de se connecter quel que soit leur emplacement. En outre, ces réunions sont, d’une certaine manière, plus écologiques, car elles réduisent les émissions de CO2 (puisqu’il n’y a pas besoin de faire le déplacement). Pour finir, les réunions à distance sont plus faciles à organiser et à gérer. Notamment, grâce aux différents outils de communication et de visioconférences.

DOIT-ON PRIVILÉGIER LES RÉUNIONS EN DISTANCIEL OU EN PRÉSENTIEL ?

Il n’y a pas de « bonnes » réponse à cette question. En effet, les réunions en distanciel ou en présentiel ont chacune leurs points forts et leurs points faibles. En plus, chaque entreprise a une situation différentes. Dans ce cas, un type de réunion peut aisément être plus adapté qu’un autre. Les réunions en présentiel (sur place) ou en personne favorisent l’interaction directe. Les participants peuvent ainsi communiquer de manière plus spontanée. Ce qui crée des échanges plus qualitatifs. Cela peut, notamment, être la solution pour résoudre des problèmes complexes ou créer des liens étroits entre les collaborateurs. Par contre, elles peuvent facilement être onéreuses (surtout en temps et en argent). D’autant plus, si chaque intervenant doit se déplacer pour assister à la réunion.

En revanche, les réunions à distance permettent de réunir des personnes quel que soit l’endroit où elles sont. Ceci permet aux équipes dispersées géographiquement de se réunir et d’aborder les points importants pour le bon déroulement de la suite du projet. Elles sont d’autant plus efficaces si, les réunions, sont courtes ou s’il s’agit de discussions formelles. Par exemple, une présentation ou des updates.
Néanmoins, elles peuvent manquer d’interaction immédiate… sans parler de spontanéité. Un larsen, un micro plus fort qu’un autre, et tout part rapidement dans tous les sens. Pour toutes ces raisons, il est possible que les réunions en distanciel rendent certains sujets, à discuter, compliqués ou moins productifs au niveau des résultats.

DES SOLUTIONS POUR OPTIMISER VOS RÉUNIONS ET VOTRE GESTION DE PROJETS

enfin, il est primordial de choisir le type de réunion qui convient aux besoins et aux objectifs du projet. Dans quelques cas, une réunion en personne peut s’avérer être la meilleure solution, alors que dans d’autres, une réunion en distanciel peut se montrer plus adéquate.

Il est donc nécessaire de peser le pour et le contre de chacune des options qui s’offrent à vous, avant toute décision. N’oubliez pas que votre outil de préparation et de gestion des réunions Bubble Meeting répond à ses problématiques et peut vous être utiles. Pour que vos visioconférences soient productives et efficaces, notre équipe s’attache, jour après jour, à améliorer l’outil.

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