Aujourd’hui plus que jamais, savoir organiser une réunion est indispensable. L’organisation et la conduite d’une réunion ne s’improvisent pas, qu’elles soient en présentiel ou en distanciel ; quelques bonnes pratiques sont à maîtriser.
Pour éviter la réunionite, il est primordial de savoir dans quelle situation organiser une réunion. Et quelles sont les étapes préparatoires pour que la réunion soit efficace.
Mais alors, quand organiser une réunion et quelles sont les étapes à suivre ?
DANS QUELLE SITUATION ORGANISER UNE REUNION ?
En moyenne, un cadre passe 24 jours par an en réunion. Comme nous le savons, certaines réunions auxquelles nous participons semblent être une vraie perte de temps, et ce, par manque d’organisation.
Il est donc important avant même de lancer l’idée d’une réunion de bien s’informer sur la disponibilité des collaborateurs, de bien mesurer l’utilité de celle-ci ou la fréquence des regroupements. Finalement, organiser une réunion n’est pas anodin !
Utile pour transmettre une information en simultané à plusieurs personnes, il faut se poser la question de savoir si celle-ci ne peut tout simplement pas être transmise par simple mail à l’équipe et donc éviter de faire perdre du temps aux collaborateurs. Tout dépend bien sûr du type d’informations, il s’agit. La circulation de l’information en mode projet ou de manière générale au sein d’une équipe, reste cruciale.
Cependant, si votre but est de connaître l’avis de vos collaborateurs, un simple mail ou un message dans le chat interne ne suffira pas ; organiser une réunion d’équipe sera donc plus cohérent afin de pouvoir interagir et mieux comprendre les avis.
Dans le cas de figure où vous auriez besoin d’échanger des idées ou de résoudre des problèmes en équipe, la réunion est la bienvenue pour permettre un meilleur échange des idées et de l’information et donc une meilleure performance. Construire ensemble, raisonner, se fait plus facilement lors d’une réunion ; réunion qui permet aussi de bien engager les collaborateurs.
Vous l’avez sans doute remarqué, depuis que le télétravail a été mis en place, il est compliqué de suivre tous les dossiers via des nombreux échanges de mail et certaines des informations passent à la trappe. C’est pourquoi, il est important de garder une cohésion d’équipe et d’impliquer tout le monde dans les échanges. Organiser une réunion d’équipe pourra donc être utile pour :
– instaurer cette cohésion,
– garder la dynamique de groupe
– créer un sentiment d’appartenance à l’équipe.
Mais avant d’organiser cette réunion, n’oubliez pas de vous poser les questions suivantes :
– Est-ce vraiment utile d’organiser une réunion ?
– Les sujets visés nécessitent-ils ce format d’information ?
– Y a-t-il un moyen plus efficace qu’une réunion pour atteindre vos objectifs ?
La réponse vous semblera évidente.
PRÉPARER SA REUNION
Avant d’organiser une réunion, il est important de définir son objectif, à quoi cela va aboutir et le but recherché. L’objectif que vous allez vous fixer, va servir de fil conducteur à votre réunion. Et vous permettra d’éviter la perte de temps sur certains sujets qui n’ont pas lieu d’être ; les débordements fréquents.
Ensuite, il faut bien choisir le type de réunion que vous souhaitez organiser. Eh oui, chaque sujet ne s’aborde pas de la même façon, il est donc nécessaire d’adapter votre contenu et vos supports.Il y a maintenant de plus en plus de formats de réunion un peu originales (stand-up meeting par exemple).
L’une des clés du succès d’une bonne réunion est le choix des participants. Inutile d’inviter tout un service, si seuls certains collaborateurs vous permettant d’atteindre l’objectif sont nécessaires afin que la prise de décision soit efficace.
Comme toutes réunions, il faut définir un plan pour orchestrer au mieux le déroulement des différentes phases, sujets abordés… le tout regroupé sous forme d’un ordre du jour.
Par la suite, il vous faudra estimer un temps pour chaque phase. Afin de ne pas faire durer la réunion indéfiniment et de ne pas déborder sur d’autres sujets hors de propos.
Certains outils, tels que Bubble Meeting, vous permettent d’organiser en amont vos réunions de la planification au suivi des décisions tout en optimisant et en dynamisant vos processus.
Il vous faudra ensuite planifier la réunion et s’assurer que tous les participants sont disponibles sur une même date, de préférence à une période qui facilite la concentration des collaborateurs. N’hésitez pas à introduire des outils malins pour ce faire, comme un Doodle.
Enfin, avant la réunion, n’oubliez pas de préparer tous les documents de travail nécessaires. Et d’élaborer votre support de présentation (Powerpoint ou autre) ; afin d’avoir un support pour amener les sujets et tenir en haleine vos participants.
Pour les réunions en présentiel, n’attendez pas la dernière minute pour réserver une salle de réunion, anticipez afin de ne pas avoir à faire à un imprévu de dernière minute.
Il ne vous restera plus qu’à rédiger votre ordre du jour et votre réunion sera prête !
Vous pouvez également, tant pour la préparation que pour la conduite de votre réunion, vous appuyer outre sur des méthodes originales, sur des outils digitaux (encore plus importants en cette période à distance). Il ne s’agit pas là d’introduire juste un logiciel de visioconférence. Mais bien des outils collaboratifs dédiés à la réunion et il y en a quelques-uns de très utiles.
L’organisation des réunions n’a à présent plus de secrets pour vous… Ou presque.
Vous savez maintenant quand il est vraiment nécessaire d’organiser une réunion. Et quelles sont les étapes à suivre pour qu’elle soit efficace et obligatoire.
Pour ce qui est des outils permettant de faciliter l’organisation de vos réunions en amont et vous faire gagner du temps ; n’hésitez pas à découvrir Bubble Meeting, un petit nouveau très visuel et très engageant pour vos équipes.
