Touchant à tous les secteurs et toutes les tailles d’entreprises, nous constatons depuis plusieurs mois l’intérêt particulier du secteur Construction/Immobilier, pour notre outil de gestion de réunions et leurs réunions de chantier.
Un type de réunion à prendre au sens large. Car bien entendu, c’est plutôt la forme et le type de public concerné, que l’intitulé exact qui est à prendre en compte. En effet, nous avons de nombreux clients et utilisateurs qui utilisent nos outils au quotidien. À la fois dans la construction, les services connexes au BTP (prestataires, corps de métiers, architectes, géomètres,…), la promotion immobilière ou encore la gestion locative.
Autant de métiers où la gestion du bien ou sa construction implique des travaux. Et donc des réunions de suivi qualifiées de réunions de chantier.
Alors comment utiliser notre outil digital de pilotage de réunion pour vos propres besoins ? Comment nos clients actuels cadrent leurs objectifs et contenus, pour suivre et coordonner les chantiers et les équipes qui y œuvrent ? Je vous dévoile tout cela un peu plus bas…
LA RÉUNION DE CHANTIER : UN FORMAT CADRÉ ET RÉCURRENT
Dans ce type de réunion, la structure de l’ordre du jour est toujours un peu la même. Que vous soyez constructeur, architecte ou même syndicat de copropriétés…
Par ailleurs, les participants sont bien souvent très ciblés (corps d’état, coordinateurs, services partenaires, …). Avec des rôles fixés et un but principal à cette réunion de chantier :
=> faire circuler correctement l’information, évoquer les réalisations et avancements et bien sûr contrôler et distribuer les tâches
Souvent rompus aux réunions peu préparées, « prises de tête » et prises de temps, de nombreux professionnels ont testé et accueilli avec intérêt Bubble Meeting et ses capacités d’assistance pour le cadrage de ces réunions.
L’organisation de la réunion autour des différents participants, souvent externes ou sur des sites extérieurs. Ainsi que la transmission de l’objet de celle-ci et des attentes du manager sont clairement simplifiées, structurées et intuitives. Rien de plus facile, même pour des métiers peu experts des outils digitaux.
Chacun peut recevoir et consulter en amont les pièces transmises par les différents acteurs et tout le contenu de la réunion ne se perd pas dans la nature… Il est centralisé et disponible en permanence, de partout (même depuis les chantiers, avec une connexion et une tablette). Le jour J tout le monde peut donc être prêt et beaucoup de temps est ainsi gagné.
Les modules de Revue des actions ou de Tour des actus sont parfaits pour organiser le suivi d’informations et l’évolution des chantiers ; mais également pour habituer les coordinateurs de chantiers, architectes ou autres, à un tour d’horizon synthétique, clair et structuré.
Des habitudes facilitantes qui se prennent à priori rapidement. Et qui confortent chacun dans son utilité et l’importance accordée à son travail…
Exit les réunions qui partent en tous sens, le manque de visibilité ou de clarté du conducteur de travaux et les discussions qui s’éternisent autour de sujets non préparés.
Avec notre outil de pilotage de réunions, on suit le déroulé, on essaye de respecter au mieux le timing et la prise de paroles de chacun. Bien sûr, ce sont des choses dont tout le monde a souvent conscience. Mais qui bien souvent ne sont pas respectées ; notamment quand vous travaillez au quotidien avec des hommes de terrain.
UN OUTIL COLLABORATIF VISUEL ADAPTÉ AUX MÉTIERS DE CONSTRUCTION
On passe facilement en revue les prochaines étapes également. On discute des choix à faire, on distille les levées de réserve, on étudie ensemble les points de blocage pour prendre des arbitrages…
Autant de solutions directement apportées par l’outil, qui se veut qui plus est un assistant très visuel ; là où seule la parole (qui ensuite se perd ou peut être mal comprise) existait avant dans les réunions de chantier.
C’est au dire de chacun un réel avantage une fois les choses déployées au sein des équipes ; même si cela change grandement les habitudes. Et qu’il faut faire preuve de pédagogie autour des bénéfices à moyen terme que cela apportera.
Du point de vue des directions, des managers, moins en prises avec le terrain, ils peuvent grâce au tableau de bord Suivi des actions, suivre en temps réel les réalisations, tenues à jour depuis le chantier, d’un simple clic. Les retards sont identifiés, et on peut anticiper facilement la réunion suivante ; avec son lot de documents de contrôle et d’illustration (plans, photos, rétroplanning, …).
La réunion est animée, structurée et replace chaque participant dans un contexte normal, loin des process bottes aux pieds. On écoute, on s’écoute et on décide ! Cela n’enlève bien entendu pas le rôle et les responsabilités de chacun. Mais part belle est donnée aux explications, choix communs et à la compréhension pour tous des décisions.
Une réunion de chantier 2.0 où le compte-rendu est simplifié. Et où les décisions prises seront suivies au fil du temps et de l’avancée des travaux ; dans un petit outil digital, graphique et proactif, parfait pour le métier…
Bref, tout est réuni au travers de 4 des principaux modules présents dans cet outil de pilotage de réunions collaboratif ; pour cadrer, orchestrer, animer et impliquer les acteurs des chantiers. Mais encore apporter plus de productivité aux équipes et une meilleure compréhension du contexte, des décisions et des problématiques qui sont rencontrés au quotidien.
Un choix qui change radicalement les méthodes, mais dans un but d’efficacité et de sérénité. Cela sur des réunions de chantier, où la distance entre bureaux et travaux est souvent un frein à la discussion…
À vous de vous faire votre propre idée sur Bubble Meeting… et de le tester gratuitement avec votre conducteur de travaux la prochaine fois.
