Depuis plusieurs articles, nous vous détaillons les fonctionnalités et modules de notre outil de pilotage de réunions, pour vous permettre de le prendre parfaitement en main ou vous donner l’envie d’optimiser vos process. Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à 3 modules « secondaires » que nous avons donc regroupés dans un seul article.
En effet, toutes les fonctionnalités ne sont pas complexes et bourrées d’options. Il n’y a donc pas matière à être très précis, mais cela n’empêche pas qu’elles puissent vous intéresser.
Donc je vous emmène découvrir les 3 modules de notre phase d’animation de réunion suivants :
– Présentation de l’organisateur
– Sujets libres
– Tour de table d’Évaluation
Il y a fort à parier qu’ils combineront pleinement aux autres pour un déroulé de réunion parfaitement adapté à votre logique.
PRÉSENTATION DE L’ORGANISATEUR
Très simple, le premier de ces 3 modules d’animations est celui très souvent utilisé par l’organisateur pour accueillir, poser les bases de la réunion et aborder des sujets de fond qui lui sont chers ou positionner ses attentes.
Il est composé d’un éditeur de texte, qui vous permet d’y rédiger vos prises de paroles. Mais également de les illustrer ou simplement d’y intégrer des slides images par exemple.
Il profite d’un timing comme tous nos modules d’animation de réunion, ainsi que d’une phase de préparation. Mais attention, c’est un module unique, il ne peut donc pas être réparti entre plusieurs personnes, avec une présentation préparée pour chaque participant désigné.
Si c’est votre besoin ou que vous souhaitez faire une présentation sans être l’organisateur, l’animateur et que le module Revue des indicateurs ou Tour de Table des Actus ne vous correspond pas… Rien ne vous empêche de l’intégrer dans votre déroulé.
La qualification « Organisateur » n’est qu’une terminologie ; l’important est le rôle et le type de contenu du module. Il peut donc être inséré dans votre déroulé à n’importe quel autre endroit, sans que ce soit forcément en présentation de réunion.
MODULE « SUJETS LIBRES »
Un module ultrasimple qui permet de présenter une liste de sujets, de questions, de points, sans autres commentaires, ni même d’illustrations. Il n’a pas pour vocation comme le module Points d’attention d’amener à un débat et à une prise de décision.
Dans le cas du module Sujets libres, la liste est exposée pendant l’ordre du jour et les questions, idées ou autres sujets sont évoqués librement par l’assemblée.
Attention toutefois, si chacun peut apporter des sujets dans la phase de préparation et que l’organisateur peut décider de les présenter ou non ; le timing de ce module est global. Il couvre donc l’ensemble des sujets et il est important de faire attention, lors de l’animation de celui-ci, de ne pas se faire déborder.
C’est le parfait module si vous voulez donner la parole à vos participants, renforcer l’engagement de chacun en vous intéressant aux choses qu’ils voudraient aborder…
TOUR DE TABLE D’ÉVALUATION
Pour terminer, présentons le dernier de nos modules d’animations (mais d’autres sont en cours de préparation pour les mois à venir) : est celui qui vous permet, en fin de réunion, de recueillir les avis de chacun et d’évaluer au fil des réunions, l’impact de cette digitalisation, du cadrage progressif et du gain en productivité.
L’ensemble des participants peut anonymement faire ses retours et indiquer son état d’esprit à l’organisateur.
Cela permet une nouvelle fois de démontrer l’importance pour l’organisateur du travail collectif mené, de l’efficacité retrouvée et de la réimplication de chacun. Ce module tour de table d’évaluation permet encore de montrer à l’assemblée que leur ressenti est important et donc que vous les considérer. Un point essentiel que nous avons déjà énoncé dans de nombreux articles.
Ne pas éluder l’humain dans la problématique de réunionite qui génère à ce jour de nombreux points de frustration et de perte de repères.
Un commentaire, un smiley, seront vos indicateurs à étudier d’une réunion à l’autre, pour mesurer progressivement vos bénéfices.
Voilà vous en savez plus pour ces 3 autres modules d’animations, dont l’utilité n’est pas à démontrer et répondra sans aucun doute à certains besoins de vos ordres du jour. Ils ne sont pas pleins de subtilités ou d’options cachées ; mais en les plaçant aux bons moments, en vous appuyant sur leur rôle et leur contenu ; nul doute que vous optimiserez encore plus l’efficacité de vos réunions dans Bubble Meeting.
N’oubliez pas que notre outil digital de gestion de réunions est bien plus qu’une succession de phases ou de modules ; ils représentent un tout, bien au-delà des fonctionnalités. Ils vous mettent dans un nouveau contexte et marquent une nouvelle approche plus structurée, positive et valorisante.
