Comparatif Outil de gestion de réunion : Sherpany versus Bubble Meeting

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logo de l'entreprise Sherpany

Toujours inspiré par notre comparatif d’outils de gestion de réunion, histoire d’un tour d’horizon plutôt complet, je vous emmène découvrir aujourd’hui Sherpany. Ce logiciel très implanté en Europe est plutôt destiné aux grosses organisations.

Il se démarque également de part son approche particulièrement pointue sur les questions de sécurité, avec plusieurs labellisations, pour des données parfaitement protégées ; notamment pour des problématiques Conseil d’administration ou CoDir par exemple.

Alors, que faut-il retenir de ce nouveau prétendant ? Sherpany est-il à la hauteur de ses atouts ?

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SHERPANY, SECURITÉ ET CADRAGE AVANT TOUT

Je vous l’ai annoncé plus haut, ce logiciel de gestion de réunions met clairement l’accent sur les risques et les processus. ISO27001, ISAE3000 et bien d’autres avantages sont les garants d’un outil à la protection maximale. Pas d’avis sur la question, je dois dire ; mais une chose est sûre :
-> c’est le gestionnaire de réunions collaboratif qui le met le plus en avant de notre comparatif.

L’interface est plutôt agréable, mais standard et on ne peut pas dire qu’à première vue, il se distingue sur ces aspects. Sherpany est dans la moyenne, avec un côté plutôt classique sur son ergonomie. Même si les nombreuses possibilités d’options et de champs des modules, ne sont pas pour renseigner ceux qui chercheraient un outil simple et ergonomique.

Contrairement à Bubble Meeting, le challenger du jour se limite à 3 phases. Mais le fait plutôt bien, en couvrant de nombreux aspects et fonctionnalités. La phase Préparation n’est pas à l’ordre du jour pour le coup et c’est un vrai côté différenciant avec notre outil de gestion de réunions.

C’est peut-être dû au fait que Sherpany a moins vocation à accompagner des réunions opérationnelles et projets. L’outil s’oriente visiblement plus sur des problématiques stratégiques. Auquel cas, en effet, impliquer des participants en amont autour de leurs rendus obligatoires a moins de sens. Il permet toutefois en phase Amont :
> de donner un avis,
> d’organiser en collaboratif la réunion choisie
> ou même de déjà prendre des décisions sur le contenu, …

Comme tout outil très orienté sécurité, la gestion des droits, accès et rôles est très important pour Sherpany. Il va vraiment faire la part des choses autour des données et de leur accessibilité, en fonction de qui participent à la réunion. On y gère surtout des administrateurs et des dirigeants… une indication sans doute si vous souhaitez une solution simple et agile, pour de la gestion de réunions opérationnelles.

La phase d’animation est plutôt sobre. Elle permet bien sûr de suivre l’ordre du jour, les documents préparés en amont et de respecter le timing prévisionnel. Quelques briques sont également disponibles pour prendre des décisions ou commenter. On notera tout particulièrement l’option de surlignage qui offre des perspectives collaboratives intéressantes. Mais aussi un vrai intérêt pour la captation des participants.

Malgré tout, niveau « dynamique », cette phase réunion à proprement parler, reste assez sommaire. Et n’offre pas autant d’atouts dans la dynamisation qu’un Klaxoon, qu’un Beekast ou encore un Bubble Meeting.

Le suivi sera toujours possible autour de tout ce qui s’est passé et des décisions, actions prises pendant cette session. Toute la réunion reste accessible après, en temps réel et notamment le « procès-verbal », dont la forme correspond bien à la terminologie.

On est là plus proche des problématiques de CA, que de la logique « compte-rendu » un peu souple, que l’on pourrait trouver chez nombre d’acteurs vus dans cette série, afin de vous aider à choisir le bon outil de pilotage de réunions.

Pour la dynamique ou l’approche non conventionnelle et plus « embarquante », on choisira toutefois de préférence Bubble Meeting et son ergonomie intuitive.

comment faire son choix ?
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UNE APPROCHE MACROVISION ET DÉCISIONS TRES MARQUÉE

Le compte-rendu est facilité, c’est certain et la navigation entre les réunions se fera sans difficultés. Quelques modules optionnels sont disponibles pour rendre plus lisible les réunions et données propres à Sherpany ; dans le pilotage de vos réunions.

Côté « petits plus », pas d’avis sur le positionnement tarifaire, qui n’est pas clair et qui ne fait que renforcer ce sentiment que cet outil n’est pas destiné à tous.

On retrouve un plugin dédié à Outlook pour :
> faciliter la vie des différents acteurs,
> faire des changements,
> organiser pour tous les membres du CoDir des agendas dynamiques et cohérents.

Les différentes vues, autour des actions, des minutes ou de l’agenda intégré sont autant de petits atouts intéressants pour votre navigation et repérer vos problématiques.

On dispose également de systèmes de vote et de la signature électronique intégrée. Ce qui amène encore à soulever l’orientation profonde de cet outil de gestion de réunions

Il sera sans doute plus facile d’amener un Bubble Meeting sur des réunions :
> de projet,
> de rédaction,
> stratégiques (lors de CoPil ou Codir)

Que d’adapter la logique de Sherpany, pour aller sur des réunions très fonctionnelles autour des équipes ou de groupes de travail.

C’est vraiment un point de différentiation important entre les deux solutions du jour. Et si votre besoin ne se situe que sur les réunions de direction, il y a sans doute la nécessité de faire un choix. Dans un cas plus large, il est probable que Sherpany soit trop « complexe » et surtout trop cadrant pour vous.

Et c’est déjà la fin de ce rapide comparatif où un certain équilibre sur le potentiel de chaque outil semble de mise.C’est beaucoup plus sur la problématique de confidentialité et le niveau hiérarchique d’opération des réunions, que cela se joue.

Comme toujours, nous privilégions chez Bubble Plan la création d’outils collaboratifs destinés et accessibles à tous avec une capacité d’adaptation large. Dans le but de répondre à la plupart des besoins ; Bubble Meeting, notre toute nouvelle solution de réunions, n’y aura pas fait exception.

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