Du changement en 2021 pour les réunions de travail

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Collaborateurs en réunion, masqués et à distance
Photo créée Freepik - Freepik

On le répète très souvent, voire trop, mais l’épidémie de Covid-19 a bouleversé nos habitudes et notre vie professionnelle. Elle a accéléré des changements, que l’on a tous vu et vécu l’année passée. Et aujourd’hui, on va s’intéresser aux cas des réunions en 2021, plus précisément.

Vous me direz que certaines pratiques étaient déjà présentes dans le quotidien de travailleurs et secteurs. Pour autant, ces dernières n’étaient pas une généralité pour la plupart des entreprises, avant cette épidémie.

Alors, c’est tout un tas de questions qui nous viennent à l’esprit… À quoi s’attendre après l’année passée, qu’est-ce qui a changé, quelles sont les nouvelles habitudes

Ça tombe bien, je vous expose tout cela dans les prochaines lignes !

collaborateurs en réunion en visioconférence sur ordinateur avec caméra
Photo créée par master1305 – Freepik

CE QUI À CHANGÉ DEPUIS LA COVID-19

Le télétravail n’est pas une pratique méconnue des travailleurs français. Il était déjà présent au sein de plusieurs entreprises, et ce bien avant l’arrivée de cette épidémie. Cependant, leur mise en place était ponctuelle, 1 à 2 fois par semaine, et non à temps plein pendant plusieurs semaines. Enfin, leur installation forcée et précipitée a bouleversé plus d’une entreprise, qui n’y était ni préparée, ni formée.

Cette pratique prolongée est venue compliquer la communication et les échanges entre collaborateurs. On aura jamais participé à autant de réunions en visioconférence que ces derniers mois. Et  l’installation dans notre quotidien professionnelle des réunions à distance s’est faite très rapidement. Ces dernières sont devenues indispensables afin de conserver un minimum de contact avec ses collaborateurs.

Une tendance à d’ailleurs vu le jour : la visionite, le fait d’organiser un trop de réunions en visioconférence. Mais je ne vais pas m’étaler sur le sujet de la visionite, un article lui est déjà dédié ;).

Collaborateurs en réunions avec masque et distanciation physique
Photo créée rawpixel – Freepik

DE NOUVELLES HABITUDES À ADOPTER

Les mesures gouvernementales restrictives concernant les entreprises, dont l’installation à grande échelle du télétravail concernant près de 8 millions de travailleurs français, nous ont obligé à revoir nos habitudes. Des mesures qui ont eu un impact direct sur les réunions, habituellement organisées physiquement, en face-à-face.

Tout comme celle en présentiel, à distance il faut la préparer, participer, rester attentif, prendre des notes, retenir des informations (qui viennent dans tous les sens)… Cependant, les choses se compliquent en visioconférence, puisque les échanges se limitent à la communication verbale, et la communication non-verbale se perd (même si on allume notre caméra). Par conséquent, notre cerveau vient puiser beaucoup plus d’énergie et les réunions deviennent rapidement épuisantes.

Alors, il est nécessaire de revoir la manière d’organiser ses réunions et d’adopter de nouvelles habitudes. Par exemple utiliser des outils de pilotage et gestion de réunions. Des outils collaboratifs créés pour cadrer la réunion, de sa préparation à son suivi. Pratique pour ne pas laisser les informations échangées se perdre dans la nature… et toujours garder une trace de ces derniers.

Comme exposé dans le paragraphe précédent, les réunions à distance nécessitent un cadrage plus important. Et ces conseils valent également pour les réunions physiques.

Mais les réunions virtuelles n’ont rien a envier aux réunions physiques, c’est pourquoi il sera nécessaire de trouver un juste-milieu. Même si certains collaborateurs ne pourront venir, une majorité voudra participer aux réunions en face-à-face. Car le contact humain reste un point primordial et important à leurs yeux.

 

Le télétravail et la crise sanitaire ont changé notre vie professionnelle.  Nos rapports aux réunions et nos façons de les organiser se sont vus bouleversés, et des changements ont dû être mis en œuvre.

Ainsi, il faudra s’habituer à un nouveau rythme de travail présentiel/distanciel, avec des collaborateurs qui auront recours au télétravail plus régulièrement. Étant donné que vos réunions regrouperont des travailleurs et télétravailleurs, il faudra vous organiser et vous armer des bons outils pour vos réunions à distance, comme Bubble Meeting.

Enfin, n’abusez pas de cette pratique, qui pourrait rapidement freiner la productivité globale de vos collaborateurs.

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