A fin de mieux s’y retrouver et de s’organiser après chaque réunion, il est primordial de regrouper les échanges dans un document. Ici il est question du compte rendu de réunion, et c’est bien plus qu’un simple document (qui vient s’ajouter aux nombreux autres).
En effet, c’est un document à ne pas négliger, qui vous aidera à être plus productif et efficace dans votre organisation quotidienne.
Alors, dans cet article nous vous informons sur son contenu et son importance pour vos réunions.
LE CONTENU DU COMPTE RENDU
Il ne faut pas tarder à rédiger le compte rendu de réunion, au risque d’oublier d’y faire apparaître certains points. Alors, une fois la réunion terminée, commencez sa rédaction et diffusez-le assez rapidement pour ne rien retarder !
Parmi les informations qu’on retrouve dans chaque CR, il y a les informations générales :
– le titre du compte rendu, important pour s’y retrouver,
– la date, l’heure et le lieu,
– la liste des participants présents, les absents,
– le ou les objectif(s) et l’ordre du jour,
– les documents transmis au cours de la réunion…
Ensuite, on y retrouve les informations synthétisant les échanges. D’une part les actions à mettre en place, et d’autre part les décisions prises suite à la réunion. Mais également les questions abordées, les points évoqués ou encore un retour sur le déroulement de la réunion.
Autre point, n’oubliez pas que le compte rendu est un rapport de la réunion. Tous les points abordés ne doivent pas y être détaillés ou retranscrits mot pour mot. De ce fait, sa rédaction se doit d’être la plus claire, précise et structurée possible.
Enfin, vous avez tout intérêt à confier la rédaction de votre compte rendu à des personnes compétentes… Ou bien choisir des outils collaboratifs pour vous simplifier cette étape, comme Bubble Meeting, outil intégral pour le pilotage de réunions, qui propose une fonctionnalité de compte rendu.
L’IMPORTANCE DU COMPTE RENDU
INFORMER EN INTERNE
Sachez que le compte rendu a un rôle informatif. Il est diffusé à la fois aux participants de la réunion, et aux personnes qui n’ont pas pu y assister. Toutefois, les personnes de l’entreprise, qui le souhaite, peuvent prendre connaissance du compte rendu.
Au moins, tout le monde aura un seul et même document regroupant les mêmes informations, retranscrit de façon objective. Plus d’excuses pour dire que telle ou telle information n’a pas été communiqué de la même manière. Enfin, chacun est au courant ce qui lui a été confié, quand des actions lui sont attribué.
GARDER UNE TRACE ÉCRITE
En plus d’être un document informatif, le compte rendu vous permet de garder une trace des décisions qui découlent de la réunion. Avec lui fini les oublis, les informations essentielles sont regroupées, bien organisées et consultables à tout moment.
Vous pourrez aussi vous en servir comme récapitulatif au début de vos prochaines réunions, histoire de rafraîchir les esprits. Ou en tant que preuve, puisque tout ce qui a été décidé et échangé, est soigneusement conservé dans le compte rendu.
SUIVRE LES ACTIONS
Une dernière chose qui justifie son importance, c’est qu’il vous permet d’assurer le suivi des actions mises en place. Avec le compte rendu, vous avez un accès rapide et facile sur toutes vos actions en cours.
Ainsi, vous serez mieux organisé et aurez une vue d’ensemble sur vos projets. Et cela aura un impact direct et positif sur votre productivité et efficacité. Enfin, pour compléter le suivi de vos actions, pourquoi pas utiliser un outil de gestion de projet comme Bubble Plan.
Vous l’aurez compris, le compte rendu est un document à ne pas prendre à la légère. Il est très important pour faciliter la communication interne, qui est d’ailleurs souvent critiquée.
Sa rédaction à chaque fin de réunion est essentielle pour ne plus avoir à répéter plusieurs fois la même chose. Ou bien pour qu’aux prochaines réunions tout le monde soit au courant des décisions prises et des actions entamées.
Aujourd’hui pour vous aider, il existe des solutions en ligne spécialisées, pour vous accompagner dans la rédaction de comptes rendus.
Ou bien des solutions de pilotage de réunions complètes, pour vous aider dans toutes les phases de vos réunions, y compris dans celle du compte rendu.
C’est le cas de l’outil Bubble Meeting, qui vous offre une conduite intégrale et maîtrisée. De la planification de vos réunions, au compte rendu et suivi de celles-ci, Bubble Meeting est l’outil de gestion de réunion idéal.
