Comment impliquer les équipes en travail collaboratif pendant tout le processus de réunion ?
Nombreux sont les collaborateurs qui pensent que leur présence en réunion est inutile. Pour autant ils sont très peu à oser décliner les invitations aux réunions (75% ont du mal à refuser).
Il y en a aussi beaucoup qui se plaignent d’un manque d’implication dû à un manque d’information en amont et un surplus de personnes conviées. Pourtant, les réunions sont
essentielles à chaque entreprise, et tout cela remet en cause leur efficacité.
Pour remédier à ces problèmes, il faut faire comprendre aux collaborateurs qu’ils sont
importants et que leur venue aux réunions de travail est nécessaire.
Dans cet article, nous vous livrons quelques conseils pour que vos collaborateurs se
sentent impliqués et considérés, pendant vos réunions.
IMPLIQUER LES COLLABORATEURS EN AMONT
Il est important d’informer vos collaborateurs au sujet de la réunion, et ce n’est ni un jour
avant, ni le jour-J qu’il faut le faire. En effet, il faut les avertir en amont, avec notamment la
diffusion de l’ordre du jour, à tous les participants.
L’ordre du jour est un document qui à toute son importance pour assurer la réussite de vos
réunions. Ou encore les rendre efficaces et productives. C’est dans ce document que vos collaborateurs sauront s’ils ont besoin de préparer la réunion, prendre connaissance de certains documents ou bien d’en partager.
En faisant cela, vous les impliquez bien avant le jour de la réunion et cela montre que tout le monde à son rôle à jouer, et son importance.
Enfin, vos collaborateurs seront tenus informés des sujets qui seront abordés et des
objectifs de la réunion. Ainsi que du travail à fournir en amont et les interventions de
chacun.
C’est tout un processus favorisant le collaboratif, dans le but de diminuer les problèmes liés à l’implication de vos collaborateurs, en réunion.
IMPLIQUER LES COLLABORATEURS PENDANT LA RÉUNION
Une fois les préparations faites en amont, vient le jour de la réunion. Pendant celle-ci, il
est essentiel de les stimuler et les impliquer, au risque de les voir faire autre chose,
comme consulter leurs mails, ou surfer sur les réseaux sociaux. Ce qui est le cas, d’après
une étude Sharp, de presque 1/3 des personnes présentes en réunion.
C’est important de les solliciter tout au long de la réunion, et la phase de préparation en
amont permet cela. Vos collaborateurs peuvent par la suite présenter ce qu’ils ont préparé,
et avoir un rôle les impliquant plus. Au lieu de faire seulement acte de présence.
En plus, selon une étude Ifop, presque la moitié des collaborateurs (49%) éprouvent des
difficultés à s’exprimer en réunion. C’est pourquoi privilégier des moments de paroles à
chacun est une chose à prendre en compte pour remédier à ces problèmes.
Pour finir, les faire prendre part à une prise de décision commune et écouter leurs
propositions, peut être une façon de les impliquer pleinement à la réunion.
Tout cela permettra en fin de compte de les impliquer, prendre en considération leurs
avis, et justifier leur présence à la réunion. Ainsi que de dynamiser votre réunion, car
d’après une autre étude, 59% des collaborateurs jugent « ennuyeuses » la quasi-totalité des réunions.
INSTAURER UN ESPRIT COLLABORATIF
À la fin de chaque réunion, des décisions sont prises et des actions sont à mettre en
place. C’est donc au travers du suivi des actions que vous continuerez à impliquer vos
collaborateurs, une fois la réunion finalisée.
En effet, comme les réunions se suivent, il est nécessaire de tenir tout le monde au
courant de l’avancée des actions. Ainsi, chacun doit communiquer et avancer dans son
travail. Sans communication et implication de chacun, les réunions suivantes n’auraient aucun
sens et se verraient ainsi inutiles. C’est pourquoi il est important de maintenir ce suivi et
cet esprit d’équipe entre chaque réunion.
De ce fait, tout le monde à son importance et avance ensemble. Chacun est impliqué, et
fait ce qu’il a à faire pour que les prochaines réunions soient utiles et réussies.
Voilà, il ne vous reste plus qu’à mettre de nouvelles choses en place pour que vos
collaborateurs se sentent impliqués dans vos réunions. Vous verrez qu’elles seront
beaucoup plus productives et efficaces.
En complément et pour un accompagnement plus efficace, vous pouvez utiliser un outil de pilotage de réunions collaboratif, comme Bubble Meeting. Ce type d’outil vous aide à conduire vos réunions de A à Z, en passant de la phase de préparation, au suivi des actions mises en place.
Avec cela, vos réunions de travail seront bien mieux préparées et leur réussite sera
assurée !
