On se retrouve pour un nouvel article au sujet des réunions. Cependant, aujourd’hui, on ne va pas s’intéresser à ceux qui les orchestrent, mais plutôt à ceux qui y participent. Et plus précisément aux participants qui avouent « subir les réunions ».
Informations essentielles non communiquées, aucun compte-rendu envoyé après la réunion, trop peu, voire aucun temps accordé pour s’exprimer… Ou encore des participants qui se demandent pour quelles raisons ils sont conviés à la réunion.
Bref, tout un tas de choses qui ont fait naître un sentiment d’inutilité et cette impression de subir les réunions. Voyons plus en détails ces problèmes, et surtout les solutions pour y remédier !
DES RÉUNIONS JUGÉES INUTILES ?
Près de la moitié des cadres déclarent éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion. Et cette situation à fait naître un sentiment d’inutilité. À cause de ce dernier, les collaborateurs ont l’impression de subir les réunions et estiment celles-ci « inutiles ».
Il y a également un manque de considération ressentie chez plus des 3/4 des cadres, qui vient renforcer davantage ce sentiment. Ils affirment que leurs propositions sont, la plupart du temps, écartées de la prise de décisions… Donc rarement, voire jamais, prises en compte.
En plus de tout cela, près d’un quart des participants ne savent pas les raisons pour lesquelles ils sont conviés aux réunions. Difficile de préparer la réunion et ses interventions sans connaître l’ordre du jour… D’ailleurs, c’est une des choses qui ressort le plus auprès des collaborateurs travaillants au sein de grandes entreprises.
Pour finir, 48% des participants déclarent que leurs réunions ne sont pas suivies d’un compte-rendu de réunion. Or, nous vous en avons déjà parlé sur le blog, le compte-rendu de réunion est un document qu’il ne faut pas négliger. Celui-ci permettant le suivi des décisions prises et de résumer les échanges importants.
Attention, on ne dit pas que les réunions ont aucune utilité seulement parce que nombreux sont les participants qui pensent cela. Ce sentiment provient en fait d’une mauvaise organisation et animation des réunions de manière générale. Eh oui, en fin de compte, elles ont chacune leur importance et utilité.
Mais alors, que faut-il faire pour remédier à ce sentiment d’inutilité ?
LES SOLUTIONS POUR REMÉDIER À CES PROBLÈMES
C’est un fait, le monde du travail connaît de nombreuses évolutions, surtout au niveau technologiques. Vous pouvez alors certainement vous aider de ces nouvelles technologies et repenser vos réunions. Afin d’éviter que ce sentiment d’inutilité perdure auprès de vos collaborateurs.
Car il est nécessaire de changer les choses, revoir l’organisation de vos réunions et prendre de nouvelles habitudes… Les outils collaboratifs de pilotage de réunions peuvent vous aider à donner vie à nouveau à vos réunions, qui paraissaient « mortes » aux yeux de vos collaborateurs.
Avec des outils de pilotage de réunions comme Bubble Meeting, vous avez la main sur toutes les phases de vos réunions. Par conséquent, vous gérez d’un seul et même endroit l’envoi des invitations, qui contiennent l’ordre du jour, le déroulé de la réunion, les préparations attendues… Et chacun connaît ainsi la raison de sa présence en réunion, pour y arriver préparé.
L’organisation de vos réunions devient plus efficace, de leur préparation et animation, à leur suivi. Le cadrage de celles-ci aussi, avec des fonctionnalités de gestion du temps et d’animation. De manière à avoir une meilleure répartition de la parole et que chacun puisse s’exprimer un minimum. En effet, beaucoup affirment avoir du mal à s’exprimer, car certains monopolisent la parole en réunion.
Enfin, parce que de chaque réunion découle des décisions et des actions à mettre en place, les outils de pilotage de réunions vous en assurent un suivi constant. Ils vous accompagnent dans la rédaction et la distribution du compte-rendu de réunion. Mais également dans le suivi des décisions prises. Nombreux sont les participants déclarant ne pas recevoir de compte-rendu. Et donc de n’avoir aucune une trace de ce qui s’est décidé.
Vous connaissez maintenant les principales raisons à l’origine de ce sentiment d’inutilité et surtout les solutions pour remédier à ce problème. Reste à vous de voir comment mettre en place ces solutions et de vous adapter aux changements que connaissent les réunions et le travail collaboratif plus globalement.
Je vous invite à jeter un œil à Bubble Meeting pour un pilotage complet de vos réunions. Un outil qui peut certainement vous aider à redynamiser et redonner du sens à vos réunions !
