Avec la mise en place progressive du télétravail dans nos habitudes, le nombre de réunions à distance s’est multiplié ! Très utilisées dans le cadre d’échanges internationaux ou avec des collègues travaillant à l’autre bout du pays, les visioconférences et téléréunions ne sont pourtant pas une récente découverte.
Ces solutions offrent tout un tas d’avantages lorsqu’il est question de travail à distance. Eh oui, elles permettent de communiquer à distance, à la fois facilement et rapidement. Que ce soit avec vos collaborateurs, associés, clients, etc. Mais vous allez voir qu’elles comportent tout de même des inconvénients.
Voyons à présent ce que les réunions à distance ont de plus important à vous apporter. Ainsi que les principaux points négatifs qui ressortent de leur utilisation.
C’est parti pour les avantages et inconvénients des réunions à distance !
LES AVANTAGES DES RÉUNIONS À DISTANCE
DES ÉCONOMIES À TOUS LES NIVEAUX
L’organisation régulière de réunions représente des frais et des coûts importants pour les entreprises. Eh oui, car dans certains cas, la location du lieu de la réunion et les frais de déplacement sont à prévoir.
Tandis que dans le cas des réunions à distance, seul le déploiement d’un outil de réunion est à mettre en place. La quasi-totalité des collaborateurs est équipée d’un ordinateur fonctionnel avec caméra et micro intégré.
Alors, avec la visioconférence et la téléréunion, les dépenses en terme de déplacement et d’organisation se voient diminuées. De quoi faire de belles économies budgétaires, je vous l’assure, mais pas seulement.
Vous économiserez également tout le temps et l’énergie, que vous avez l’habitude de perdre dans les transports. Donc, si on fait le compte, on prend vite conscience que cela peut faire beaucoup !
UNE MEILLEURE ORGANISATION
Un autre avantage qu’on ne peut nier, les réunions en ligne offre une organisation plus souple et cadrée que les réunions physiques. Vous pouvez les organiser beaucoup plus facilement et régulièrement que d’habitude, car les éventuels retards (pouvant déranger ou décaler la réunion) ou indisponibilités de déplacement se voient considérablement réduits.
C’est aussi depuis l’arrivée des outils de pilotage de réunions comme Bubble Meeting que cela est facilité. Puisque tous ces outils collaboratifs en ligne possèdent des fonctionnalités visant à améliorer et simplifier l’organisation des réunions.
Un timer pour surveiller la durée de la réunion, la préparation anticipée de celle-ci, le temps de parole attribué à chaque participant… Tout un tas de fonctionnalités pour vous aider dans l’organisation, l’encadrement et l’animation de vos réunions. De quoi booster pleinement l’efficacité et la réussite de vos réunions !
LES INCONVÉNIENTS DES RÉUNIONS À DISTANCE
Après avoir parlé des avantages, vient le tour vous exposer les inconvénients !
DES PROBLÈMES TECHNIQUES
Il n’y a aucun doute, la réunion virtuelle facilite la communication, cependant lorsque des problèmes techniques surviennent, la communication devient un poil plus compliqué.
Que ce soit à cause d’une connexion internet instable, une panne de réseau, d’électricité… Ou encore un matériel informatique un peu fatigué… Suivre la réunion dans de bonnes conditions peut se révéler comme une lourde épreuve.
Les problèmes techniques sont donc un des inconvénients majeurs de ces réunions. Et cela fait malheureusement parti des aléas du direct et reste indépendant de la volonté de chacun !
UNE DIMINUTION DE LA CONCENTRATION
La visioconférence facilite les échanges et la communication verbale à distance, et de ce côté là, on ne peut rien lui reprocher. Cependant, elle complique les autres formes de communication. Notamment la communication non-verbale. En effet, elle disparaît et devient donc difficile et compliquer à percevoir à travers l’écran.
Étant donné que la communication non-verbale passe inaperçue, une plus grande concentration est nécessaire de la part de votre cerveau. Afin de pouvoir suivre la réunion et de comprendre les messages envoyés. Ce qui le force à se concentrer davantage et d’utiliser une plus grande part d’énergie.
Par conséquent, votre attention chute et il devient très facile de vaquer à d’autres occupations pendant la réunion. Toutes ces variables peuvent également vous épuiser physiquement rapidement.
Voilà, j’espère que ce petit tour des importants avantages et inconvénients des réunions à distance vous aura éclairés. Vous verrez qu’elles ont beaucoup à vous apporter. Même si les points négatifs qui en découlent pourraient vous freiner, ces derniers restent minimes comparés aux avantages présentés.
Si vous recherchez une solution complète pour piloter de A à Z vos réunions, jetez un œil à Bubble Meeting. Le nouvel outil français dans la sphère des outils digitaux dédiés aux réunions !
