Cela fait maintenant 1 an que nos habitudes de travail ont été renversées. Depuis, nous nous sommes habitués à ces changements et surtout aux réunions en visioconférence !
Vous vous demandez sûrement pourquoi il est important de vouloir dynamiser ses réunions en ligne ? Eh bien, à distance, on peut vite décrocher si nous ne sommes pas sollicités, et il devient difficile de capter et garder concentré ses participants. C’est pour cela qu’il faut tout mettre en œuvre afin de captiver vos participants, et ainsi maximiser l’efficacité de vos réunions.
Heureusement, avec les nouvelles technologies, il est aujourd’hui plus facile d’optimiser ses réunions afin de les dynamiser. Jeux interactifs, caméra activée, répartition de la parole, maîtrise du temps… Tous des moyens, à mettre en place, pour dynamiser vos réunions à distance.
Nous allons voir dans les prochaines lignes, comment ne plus faire des réunions à distance un supplice pour les participants. Ces conseils vous permettront de rendre vos réunions bien plus captivantes et dynamiques !
LIMITER LA DURÉE DE VOS RÉUNIONS
Avant tout autre conseil, il est important de rappeler que plus longue sera la réunion, moins efficace elle sera. Il n’y a rien de plus mauvais pour des participants d’être convié à une réunion qui non-dynamique et qui en plus s’éternise…
Les réunions à distance sont bien plus épuisantes physiquement et psychologiquement que celles en présentiel. C’est à cause de plusieurs facteurs :
> communication non-verbale limitée,
> problèmes techniques imprévisibles,
> difficulté à suivre la discussion, …
Des facteurs qui obligent au cerveau d’être deux fois plus de concentré, afin de ne pas perdre le fil. Nous vous conseillons alors d’organiser des réunions plus brèves, de sorte à ne pas épuiser vos collaborateurs. Pour les garder les plus impliqués et dynamiques possibles, même si bien sûr, des moments d’inattention feront surface.
INTÉGRER DES ANIMATIONS À VOS RÉUNIONS
Une pratique à laquelle vous n’êtes peut-être pas habitué, mais qui se révèle très efficace pour dynamiser une réunion. Et aujourd’hui, ce ne sont pas les outils collaboratifs dédiés à l’animation de réunion qu’il manque. Nous en parlions plus en détails dans les différents outils pour vos réunions digitalisées.
Ces derniers sont très intéressants pour apporter une dynamique de groupe et un côté plus fun/ludique, très apprécié lors de réunions. Les animations à intégrer peuvent être des :
> votes,
> sondages,
> quizz, …
De quoi apporter du peps et réveiller tous les collaborateurs !
Les fonctionnalités de ces solutions collaboratives vous permettront également de renforcer les liens sociaux entre collaborateurs et créer un engagement collectif
RÉPARTIR LA PAROLE ÉQUITABLEMENT
Il n’y a rien de plus ennuyant que de participer à une réunion pour y écouter uniquement l’animateur présenter son powerpoint… En effet, si vous ne sollicitez pas un minimum vos participants au cours de vos réunions en ligne, elles deviennent vite ennuyante à leurs yeux. En plus d’être épuisante.
Ainsi, il est primordial (autant à distance qu’en présentiel) de venir les solliciter et leur laisser droit à la parole. Les échanges sont des éléments clé aux réunions, puisque ce sont des moments principalement organisés pour échanger. Sinon autant envoyer un mail ou un document, si vous seul aviez des informations à transmettre.
Enfin, en créant plus d’interactivité et en n’excluant aucun participant, vous donnerez envie à vos collaborateurs de participer. Ce qui entraînera une réelle dynamique de groupe pendant les réunions.
CLÔTURER LA RÉUNION AVEC UN TOUR DE TABLE
Pour terminer, il est possible de venir clôturer vos réunions à l’aide d’une animation visant à recueillir les avis de tous les participants. Une sorte de tour de table, encore une fois pour impliquer et captiver vos collaborateurs jusqu’au bout.
C’est le moment idéal pour les laisser s’exprimer une dernière fois au sujet de la réunion, mais surtout intéressant pour :
> savoir ce qu’ils en ont pensé,
> savoir ce qu’ils ont apprécié,
> proposer de nouvelles méthodes, …
Vous pouvez par exemple retrouver cette fonctionnalité dans l’outil de pilotage de réunions Bubble Meeting, avec son module « tour de table d’évaluation ». Ce type d’outil vous permettra de booster la collaboration et le dynamisme de vos réunions !
Àvotre tour maintenant d’appliquer ces conseils visant à dynamiser davantage vos réunions de travail. En les appliquant, vous pourrez juger par vous-même lesquels sont les plus efficaces auprès de vos collaborateurs.
Nous savons que la réunion à distance reste un exercice difficile auquel nous n’étions, en vérité, pas habitués. Mais, avec le temps, vous maîtriserez davantage ce type de réunion, qui n’est pas prêt de disparaître.
Enfin, si vous souhaitez aller plus loin dans le pilotage de réunions… qu’elles soient à distance ou en face-à-face, jetez un œil à Bubble Meeting : une solution complète pour la gestion de vos réunions !
