Dans un univers professionnel où la réunionite (souvent aiguë en France) est le lot quotidien de tout manager, toute équipe, on retrouve un véritable panel de réunions. Nous nous sommes donc attelés à regrouper et définir les différents types de réunions que l’on peut trouver dans un environnement d’entreprise (ou de collectivité).
En premier lieu, il convient de rappeler qu’une réunion quel que soit son type, peut être menée de plusieurs manières. En règle générale, la réunion se fait en présentiel (tout le monde regroupé autour d’une table, en physique) ; mais les changements de mode de travail, tout comme les récents événements sanitaires ont amené à transposer celle-ci dans un mode virtuel, à distance.
Par ailleurs, il faut signaler qu’au-delà du type de réunion, de son format, de son contenu, on trouve de nombreux outils d’animation ou de pilotage de ces séances collectives. Des logiciels d’organisation, d’animation aux méthodes de structuration de pensée, de réflexion créative ou encore de résolution de problèmes…il existe quantité d’outils, certains logiciels complets font d’ailleurs d’une pierre deux coups…
Mais revenons à notre sujet de fond : les types de réunion.
Elles se classent, se structurent, souvent en fonction des rôles, des objectifs et de leur teneur. Voyons donc avec un peu plus de détails, comment les analyser et les mettre en place.
LES TYPES DE RÉUNION SELON LEUR OBJECTIF
C’est bien souvent la méthode retenue pour les classer et essayer de mieux comprendre ce secteur.
On y retrouve les réunions d’informations, d’échanges, de stimulation ou encore celles de résolution de problèmes.
Il ne reste pas si évident toutefois de les mettre dans une case, une réunion pouvant avoir plusieurs objectifs et donc voir chacune de ses parties obéir à un type spécifique.
LES RÉUNIONS D’INFORMATIONS
Ce type de réunion place souvent les participants dans une attitude plutôt passive, car des informations leur sont transmises, dans le cadre d’une présentation, d’une animation plutôt directive. C’est donc l’organisateur, les animateurs, dans la grande majorité de cette réunion, qui transmettent les éléments et prennent la parole.
Colloques, conférences, séminaires, assemblées générales, réunions de service (ou d’équipe),…sont souvent de celles-ci. C’est aussi fréquemment le cas des réunions de lancement (ou kick-off meeting dans le jargon actuel) ou celles de réception/clôture.
Dans le contexte particulier actuel, c’est totalement le cas des points presse quotidiens de la direction générale de la Santé sur la crise du Covid 19, par exemple.
En quelques mots, il s’agit de transmettre des informations, d’en expliquer la logique et d’y associer des arguments. Puis de répondre à quelques questions, avant de conclure tout simplement. L’information est essentiellement descendante.
LES RÉUNIONS D’ÉCHANGES OU DE STIMULATION
C’est un des types de réunion dans lesquelles on peut aisément placer les brainstorming, les réunions de réflexion stratégique, celles de formation, … ; laissent la place à des formats beaucoup plus interactifs. Ils sont généralement plus libres, participatifs, notamment autour de groupes de travail pourquoi pas.
Ils visent à aborder un ou plusieurs sujets à « débattre » pour générer des idées. La parole est donc volatile, ouverte et même s’il est de bon ton d’avoir un animateur, qui devra éventuellement recadrer et synthétiser ; il n’y a pas réellement d’aspect hiérarchique dans ce type de réunion. L’animateur est surtout un facilitateur.
Créativité, avis de tous, expression implicative sont les bienvenus dans une telle réunion (qui peut forcément partir en tous sens…ATTENTION).
Armez-vous pour celles-ci de vos meilleurs outils : nuage de mots, tableau blanc, sondages, matrices diverses seront parfaitement adaptées.
Ne perdez toutefois pas de vue qu’il faut à terme avoir avancé ; et donc être capable de regrouper, de synthétiser, d’arbitrer et même de prendre certaines décisions.
Même si on trouve souvent des phases de ce type dans de nombreuses réunions. Leur statut, très volubile et chronophage, doit les faire préférer en mode « groupe de travail » strict ; au risque de se voir facilement déborder et de ne plus rien maîtriser d’une réunion plus transverse.
Il vaut d’ailleurs mieux, pour bien les maîtriser, se cantonner à un seul sujet par réunion. Dans la culture startup, comme pour Bubble Plan et d’autres, elles sont fréquentes dans la notion d’innovation et de création.
LES RÉUNIONS DE RÉSOLUTION DE PROBLÈMES
Si on refait un clin d’œil aux derniers événements et sans rentrer dans des débats politiques, c’est LA réunion absolue de ces derniers mois dans les hautes sphères. On y compte en effet la réunion dite de crise par exemple. Le quotidien donc du gouvernement, ayant enchaîné retraites, gilets jaunes, puis crise du coronavirus.
Il n’y a bien entendu pas que les réunions de crise à y placer. Mais toutes ces réunions ont une approche commune.
Elles visent à (re)motiver, dialoguer, peser les arguments, analyser les causes et conséquences ; et au final, à envisager des solutions. Elles s’articulent souvent autour des avis éclairés ou experts, des principaux intéressés par les problèmes en question ; et peuvent facilement s’appuyer sur des outils et méthodes spécifiques, comme :
-> le diagramme d’Ishikawa,
-> les 6 chapeaux
-> ou les plus classiques QQOCQP (je vous laisse sur ces sujets faire vos propres recherches ; même si je les aborderai peut-être dans un prochain article).
Elles peuvent amener à des négociations, à définir les nouveaux objectifs de chacun, les rôles, à identifier les divergences, pour au final, trancher et déterminer les solutions à mettre en place.
Un format qui se projette assez facilement dans des réunions plus transverses, comme le type que nous envisageons ensuite autour des revues.
LES RÉUNIONS DE REVUE
En mode projet, c’est un des types de réunion le plus fréquent ! Qu’il s’agisse de réunions d’avancement, de production, de rédaction, sprint ou encore de CoPil (Comité de pilotage pour les profanes), les réunions de revue ont le même fonctionnement global.
Elles amènent à faire un point régulier sur les aspects de l’activité, sous l’angle des réalisations de chacun et de l’état du projet. Elles peuvent amener à des phases de réflexion, des prises de décisions ; mais n’excluent pas pour autant des moments d’informations ou de résolution de problèmes. Elles sont donc très transverses au final.
Ces réunions ont souvent un cadre structuré, récurrent et se placent dans une certaine continuité (entre le démarrage et la finalisation d’un projet).
Elles amènent l’ensemble des personnes concernées par le projet en question à y participer. Ce type de réunion permet de valider les échéances, de déterminer les livrables attendus ou encore de redéfinir les rôles et missions de chacun(e).
Il faut donc bien voir les types de réunion selon l’approche générale de celle-ci ; plus que d’un regard spécifique sur le contenu détaillé.
Il est évident que parfois on transmet une information lors d’une réunion, quelle qu’elle soit (la cheffe de projet qui remonte une information à l’équipe, le manager qui fait une annonce en entrée de réunion, …) ; mais cela n’en fait pas forcément une réunion de type « informations » puisque ce n’est pas son but premier.
Comme beaucoup de sujets, la réunion est parfois difficilement classable ; mais les bonnes pratiques propres à chacune peuvent permettre de garder une certaine maîtrise…notamment sur le temps….
Un enjeu crucial de la plupart des réunions et bien entendu celui au cœur des réflexions de nombre de logiciels dédiés. La réunionite est un fait, non un mythe et chacun d’entre nous en entreprise, en groupe et dans tout type de structure, en a bien conscience.
Ce mal qui « gangrène » les organisations, la motivation des uns…et des autres (perte de temps pour les managers, frustration et inutilité pour les opérationnels), peut malgré tout, en s’appuyant sur les précédentes recommandations par type de réunion ; mais aussi en utilisant pourquoi pas un outil collaboratif digital approprié ; se résorber peu à peu.
Il faut juste avoir l’envie de changer les habitudes…bien souvent mauvaises et ancrées….et d’accepter également les bénéfices de la transformation digitale ; même pour ces sujets si basiques (et pourtant essentiels à l’entreprise).
