Que vous soyez salariés ou cadres, les réunions d’équipe font partie intégrante de votre quotidien. Dans les petites comme les grandes structures, les réunions en entreprise ont tendance à se multiplier quitte à être inefficaces et chronophages pour toutes les personnes présentes.
Au cœur des réflexions et des décisions de l’entreprise, la réunion est un outil central utilisée à tous les niveaux par le management.
Selon un sondage Ifop réalisé en 2018, les cadres passent 27 jours par an en réunion soit 3 jours de plus qu’en 2016. Malgré la hausse du temps passé en réunion, 49% des cadres éprouvent des difficultés à s’exprimer lors des meetings. Aujourd’hui, les entreprises françaises assistent à une montée du syndrome de la réunionnite – également appelé réunionite aiguë.
La réunionite est le fait d’organiser des réunions souvent inutiles ce qui résulte en une perte d’efficacité de l’entreprise. Cela prend sur le temps de travail effectif des personnes assistant à la réunion.
Quelles solutions faut-il mettre en place pour éviter le syndrome de la réunionite en entreprise ?
IDENTIFIER LES CAUSES
Si l’objectif initial est de faire des réunions efficaces, il est clair qu’en cas de réunionnite cet objectif est perdu de vue. Pour pouvoir prétendre à résoudre le problème, l’identification des causes de la réunionite dans votre entreprise est nécessaire.
Les réunions sont-elles trop longues, trop fréquentes, non préparées, sans un ordre du jour ? Autant de questions essentielles à se poser afin de pouvoir choisir la meilleure solution au problème de réunion.
LES SOLUTIONS POUR EVITER LE SYNDROME DE LA REUNIONITE
1/ Garder son objectif en tête
Il est important de définir le but de la réunion. Un but défini clairement et compris par tous les participants à la réunion permet à tous de garder l’objectif en tête et donc de se concentrer davantage là-dessus.
Dans la même lignée, la définition d’un ordre du jour envoyé à chaque participant au préalable permet de rendre les réunions en entreprise plus efficaces. Les objectifs recherchés sont connus de tous; chacun est conscient de son rôle et de l’enjeu de la réunion organisée. Chaque participant à la réunion doit se sentir à sa place et travailler pour ses intérêts personnels mais également au service d’un objectif commun clairement fixé.
2/ Définir un calendrier clair
Définir un calendrier clair vous permettra de vous apercevoir plus facilement du grand nombre de réunions auxquelles vous assistez et ainsi de limiter la réunionite. Avoir une vue claire est possible avec l’aide de certains logiciels de gestion de réunions tel que Bubble Meeting.
3/ Faire appel au service RH
La réunionite est un syndrome très connu dans le service RH. En effet, il en va de leur ressort de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise et de gérer efficacement les ressources de l’entreprise. Or la réunionite s’oppose directement à la gestion efficace des ressources de l’entreprise. En effet, le surplus de réunion empêche une optimisation des temps de travail. Il est cependant possible de lutter contre la réunionite en mettant en place différentes actions. Voici quelques règles simples que vous pouvez faire appliquer, que vous soyez RH ou non.
QUELQUES REGLES SIMPLES A FAIRE APPLIQUER
Pas de smartphones/support numérique
L’interdiction des smartphones et de tout support numérique lors des réunions permettra aux participants d’être plus concentrés : cela évite les distractions inutiles. Plus à l’écoute, les participants se montreront plus proactifs pendant la réunion.
Limiter le nombre de personne
Il est important de bien choisir les personnes participant aux réunions. La personne a-t-elle réellement besoin d’y assister ? Va-t-elle jouer un rôle au sein de cette réunion ? De nombreuses questions à se poser avant d’inviter un nouveau participant, plus ces derniers sont nombreux; moins la réunion a de chances d’être efficace.
Minuter vos réunions
Une limitation de temps permet à tous de prendre conscience du temps restant et de se responsabiliser par rapport à la réunion. Une horloge affichant un décompte lors de chaque réunion peut être un bon investissement.
NOUVELLES APPROCHES DE LA REUNION EN ENTREPRISE
Pour pallier le manque d’efficacité des réunions, de nombreuses méthodes innovantes ont été élaborées. De la Silicon Valley jusqu’en France, ces méthodes sont de plus en plus appliquées pour dynamiser les réunions et les rendre plus efficaces. Dites donc stop à la réunionite.
Walk and talk
La réunion en marchant ou walk and talk est une bonne alternative au concept de la réunion classique. Le principe est simple : vous sortez marcher pour évoquer un dossier avec trois ou quatre collègues/managers.
La réunion en chaussettes
Enlever les chaussures, un concept assez original. Cela permettra aux participants de libérer leur créativité et de les dynamiser lors de leurs réunions.
Le stand up meeting
Le concept : une réunion de moins de 15 minutes à laquelle les participants assistent debout. Cela limite les réunions, accélère la prise d’informations et la communication des informations importantes tout en permettant de garder l’aspect collaboratif qu’offre la réunion. Si cela n’évite pas la réunionite avec l’accumulation des sessions, notamment dans les nouvelles startups, leur dynamise et leur temps serré limitent la « casse ».
Véritable outil de management, la réunion est au cœur des entreprises françaises. Aujourd’hui utilisée à tort et à travers, il existe de nouvelles approches tels que:
=> le walk and talk ou le stand up meeting pour dynamiser et relancer la réunion en entreprise.
Enfin pour plus d’efficacité en réunion, qu’il s’agisse d’engagement des collaborateurs, d’animation de la séance ou de traçabilité des décisions:
-> il existe des outils collaboratifs dédiés, qui répondront spécifiquement à votre besoin.
Certains couvrent même tous ces aspects de la problématique réunion, comme c’est le cas pour ce logiciel de pilotage de réunions tout en un.
