Les réunions de travail occupent une grande partie de notre temps de travail. Elles sont d’ailleurs essentielles, que ce soit pour faire des points sur l’avancée des projets, organiser des sessions de travail d’équipe…
Elles représentent une perte de temps pour beaucoup et pour plusieurs raisons. Parmi ces raisons, on note une implication moindre concernant la phase de préparation, voire la non-prise en compte de celle-ci. Que ce soit de la part des animateurs ou des participants.
D’après une étude Wisembly, 42% des interrogés déclarent assister à des réunions rarement préparées et mal organisées. Ce manque de préparation a une incidence directe sur l’efficacité et la productivité des réunions. En plus de leur importance aux yeux des participants. C’est pourquoi il est recommandé de ne pas négliger cette phase préparatoire !
Alors, voyons comment s’y prendre pour préparer une réunion et ce qu’elle vous apportera 🙂
COMMENT PRÉPARER UNE RÉUNION DE TRAVAIL ?
Les réunions sont de réels moments d’échange et de partage, alors soigner leur organisation est important. Avant de vous exposer les bénéfices à tirer de la préparation d’une réunion, voyons comment la préparer. Eh oui, ne brûlons pas les étapes !
Il est nécessaire que vous commenciez par définir l’objectif de votre réunion. Ce pour quoi la réunion à lieu, cela permettra de mieux la cadrer :
> Réfléchir à la nouvelle stratégie social media,
> Faire un point sur l’avancée des projets,
> Valider les opérations et budgets,
> Résoudre des problèmes internes, etc.
C’est après cette étape que vous choisirez le type de réunions (brainstorming, codir, lancement de projet, …)
Une fois ces premières étapes effectuées vient l’élaboration de l’ordre du jour. Un document dans lequel vous renseignez les informations essentielles (objectif, lieu, date, heure, participants, …). Ainsi que le plan/déroulé de la réunion, comprenant les thèmes qui y seront abordés, permettant aux participants de connaître les sujets abordés.
Sans sa présence et son envoi en amont, c’est rapidement le désordre le jour de la réunion… D’ailleurs, son importance n’est plus à prouver, comme expliquée dans un précédent article.
Enfin, la préparation de la réunion se conclue par l’envoi, plusieurs jours avant la réunion, des invitations aux participants, avec l’ordre du jour. Et non la veille, sinon vos participants ne pourront prendre connaissance de l’objectif de la réunion et de son contenu. Ainsi que prendre le temps de consulter les documents partagés (s’il y en a) ou de préparer leurs interventions.
Ces étapes qui composent la phase préparatoire, sont facilitées grâce aux multiples solutions en ligne. C’est le cas notamment de Bubble Meeting, un outil mettant l’accent sur l’étape de préparation de réunion et l’engagement de chacun lors de cette phase.
LES BÉNÉFICES À TIRER DE LA PRÉPARATION DE RÉUNION
Ne pas porter assez d’importance à certaines étapes de la préparation de sa réunion est une mauvaise habitude commise par beaucoup. Il est alors nécessaire d’accorder du temps à sa préparation, pour ne plus faire de la réunion un moment inutile et démotivant aux yeux des participants. Ou faire surgir un sentiment de non-considération
La réussite de la réunion dépend en grande partie de cette étape préparation. Et les bénéfices qui découlent d’une préparation soignée sont nombreux :
> Considérer la présence de chacun en communiquant les informations en amont.
> Engager les participants
> Réduire les pertes de temps où l’on répète : objectif, sujets à aborder et les documents (qui viennent allonger la durée des réunions)
> Apporter du dynamisme avec des participants activement préparés
Vous investir dans la préparation ne vous sera que bénéfique ! En effet, tous ces bénéfices vont venir améliorer l’efficacité de vos réunions, pour maximiser sa réussite.
Pour conclure, la préparation mérite alors d’être effectuée minutieusement pour tirer un maximum de bénéfices, lors de ce moment d’échange. Et cela est valable pour tous les types de réunion.
Cela passe par la définition soignée des objectifs et des éléments composant l’ordre du jour. Jusqu’au choix des collaborateurs conviés et à l’envoi des invitations et documents. C’est ainsi loin d’être une perte de temps, bien au contraire.
Enfin, si vous voyez cette étape préparatoire comme un poids, sachez que des outils collaboratifs destinés aux réunions et à leur préparation existent.
