Parmi l’ensemble des modules spécifiques qui constituent de cœur de notre outil de gestion de réunions, l’un d’eux se détache, car il n’est pas toujours disponible : le module Revue des actions.
En effet, dans la logique de traçabilité des réunions proposée par Bubble Meeting, vous disposez d’un système de réunions suivies. C’est dans ce cadre que les actions décidées et affectées lors des précédentes réunions de cette suite seront intégrables dans la revue de projet, via ce module optionnel.
Pour bien comprendre comment cela fonctionne et avoir tous les détails du suivi progressif, je vous explique aujourd’hui comment tirer profit au maximum de notre logiciel collaboratif et de ses nombreuses options.
Normal sans doute pour un outil qui couvre l’ensemble des aspects d’une réunion, me direz-vous…
Alors comment s’en servir, pendant ou en dehors ? Je vous en dis plus.
SUIVRE ET PILOTER AVEC LA REVUE DES ACTIONS
Nous l’avons déjà vu à plusieurs reprises, le choix du module se fait lors de la création du déroulé et de l’ordre du jour. Quand vous avez créé une catégorie de réunions, vous pouvez dans la phase d’Organisation, choisir que la nouvelle est une suite, appartenant à celle-ci.
Dans ce cas, le module Revue des actions vous permet de faire remonter les actions préalablement décidées et suivies, dans votre nouvelle réunion. C‘est bien utile pour voir comment on a progressé. Qu’est-ce qui a été fait…Ce qui est en retard…
Pendant la réunion, l’animateur a ainsi une vue d’ensemble et il est possible de cocher les actions réalisées. De même que de demander des comptes sur les retards ou tout simplement d’en générer une nouvelle. Un bouton est spécifiquement disponible sur ce module Revue des actions pour pouvoir à la volée ajouter de nouvelles actions (hors du cadre des Points d’attention).
Intuitif, en un coup d’œil vous voyez qui est en charge de l’action. Par la suite, le classement Kanban, selon l’échéance, isole rapidement les actions problématiques.
En partant d’un module Points d’attention, il est donc possible de suivre l’évolution d’une réunion à l’autre.
UN SUIVI DES ACTIONS QUI VA AU DELÀ DES SEULES REUNIONS
Mais l’outil va plus loin dans sa logique de traçabilité. En plus de remonter les actions dans ce module de suivi, pour les prochaines réunions.
Un accès permanent à ces actions est proposé dans la rubrique Tableaux de bord, dans le menu principal (en haut).
Nous verrons plus tard comment celui-ci vous offre une vraie capacité de pilotage des actions, en mode « multiprojet ».
Un item spécial pour ce module et les actions listées est disponible lors de constitution final du compte-rendu. Et par ailleurs, l’ensemble des actions générées via le module Points d’attention et Décision et dans la revue des actions sont connectées dans Bubble Plan, notre outil de pilotage de projets.
Cette synergie transverse projette en effet les actions décidées dans ce second outil ; pour une gestion des tâches plus facile au quotidien. Le simple fait de la cocher, valider, dans l’un ou l’autre des logiciels de notre suite affecte toutes les solutions pour une parfaite traçabilité.
À tout moment, le collaborateur peut valider ses actions dans Bubble Meeting, via le Tableau de bord ; et le manager, lui, n’a pas à attendre la prochaine réunion pour avoir un état des lieux des réalisations et des avancées de chacun.
Cela lui permet d’anticiper, à la fois sur le déroulement de la prochaine réunion ; mais aussi sur le réengagement progressif des collaborateurs qui auraient du retard.
C’est toujours mieux que d’attendre de tous se retrouver, pour savoir que rien ou presque n’a été finalement fait…que cela soit à cause d’autres priorités. Ou simplement parce que le collaborateur a omis cette tâche confiée lors de la précédente réunion.
Le suivi d’une réunion à l’autre et la perte d’informations (par outils inadaptés, manque d’intérêt ou défaut d’implication) sont trop souvent au centre des problématiques de retard et de ratés. La transformation numérique de cet aspect du management, loin d’être anodin, peut vraiment aider à corriger cela.
À vous maintenant de prendre des décisions, arbitrer et générer vos actions, pour mieux prendre en compte le bénéfice. Ainsi que de pouvoir suivre au fil du temps l’avancement et le rôle de chaque collaborateur ; grâce au module Revue des actions.
U
n module parmi la petite dizaine déjà disponible (et bien d’autres sont en préparation) qui ; s’il propose assez peu d’options et de fonctionnalités secondaires, résout de nombreux soucis récurrents au travers des réunions traditionnelles.
La Revue des actions vous permettra d’avoir un fil conducteur d’une réunion sur l’autre ; mais aussi entre celles-ci. Un bénéfice certain en terme d’identification de problèmes et donc d’anticipation qui peut vous faire gagner pas mal de temps au final ; en adoptant dès maintenant l’outil de gestion de réunions Bubble Meeting.
