Et voilà, on continue notre petit tour d’horizon des outils de gestion de projet ; en mode comparatif, avec Beenote, le challenger canadien du jour. Déjà 5 ans que la société Comet déploie et affine son logiciel collaboratif pour rendre plus efficace toutes les réunions.
Nous allons voir plus en détails les forces et faiblesses de l’outil à la petite abeille (décidément une icono qu’on trouve de plus en plus maintenant…) ; et surtout comparer cela à Bubble Meeting, dernier de la gamme de solutions pour le management de Bubble Plan.
Plutôt comme Aster, le challenger du jour laisse une belle impression ; même si, malheureusement, l’impasse est faite sur la phase de réunion à proprement parler.
Que faut-il retenir de Beenote ? Correspond-il bien à vos besoins ? On est parti !
MATCH QUASI NUL POUR LE COMPARATIF LOGICIELS DU JOUR
Alors Beenote, bien ou pas ?
Au premier regard, on est plutôt séduit, à la fois par l’univers graphique, la richesse du contenu proposé et un UX agréable et dynamique. La prise en main est rapide les infos sont claires… Un très bon point qui le fait clairement sortir du lot.
Une longueur d’avance sur Bubble Meeting dont la jeunesse une nouvelle fois se fait sentir quant aux possibilités globales ; même si on note rapidement tout le potentiel général quand la V2 sera proposée.
Petit bémol toutefois… et oui, il en faut bien. Si l’outil collaboratif se dit complet et le seul à être sur toutes les phases de la réunion (euh… pas à jour tout ça, ou alors juste pas en veille du marché, car Bubble Meeting est sur ce créneau depuis sa sortie officielle en 2019) ; il s’avère que l’on note très vite un vide sidéral sur toute la dimension d’animation de la dite réunion. Un point pour l’outil de pilotage de réunion de chez Bubble Plan.
Dans ce un contre un, Beenote présente une approche peut être un peu plus conventionnelle ; mais son intuitivité compense forcément et les habitudes un peu classiques de cadrage de réunion sont respectées. En effet, l’interface est assez traditionnelle dans son déroulé. L’organisation, avec affectation des rôles, le déroulé/ordre du jour permet facilement de lister les points à voir, les interventions et de rubriquer la réunion.
Un rubricage repris ensuite lors de la réunion et surtout, une des grandes forces de l’outil venu d’outre-Atlantique : la phase de compte-rendu. Sans animation, il est bien évidemment plus facile de se concentrer sur la pré-rédaction du contenu dans Beenote (là où Bubble Meeting retient votre attention et vous fait participer avec ses modules dynamiques…).
Malgré tout, la reprise du cadre, l’intégration des actions décidées ou d’autres éléments préparamétrés dans l’ordre du jour (timer, intervenants, …) , font gagner un temps considérable.
Bubble Meeting va lui être beaucoup plus orienté sur une approche différente, plus ludique, plus dynamique ; avec parfois le besoin de créer de nouveaux repères. De l’abeille à la bulle orange, il est assez difficile d’avoir un avis tranché et la personnalité de chacun peut jouer dans ce choix sur la méthode. Surtout si l’animation n’est pas au cœur de vos souhaits.
LES PETITS PLUS POUR VOUS TRANCHER OU TESTER
Bubble Meeting a encore un peu de chemin à faire, puisqu’il est tout jeune et cela se ressent sur les possibilités de synergie.
Là où il se résume à une synergie activités/projets avec Bubble Plan et synchro avec les agendas…
Le logiciel canadien de gestion de projet propose de nombreuses intégrations (de la suite Google à celle de MS Office 365, en passant par Antidote, pour ne plus avoir de coquilles).
Beenote va aussi se distinguer sur les prix, puisqu’il propose une version light, mais gratuit, jusqu’à 15 participants). Bien entendu, vous serez limité sur les affectations de tâches, les pièces jointes et de nombreuses autres options. Mais pour un démarrage, c’est particulièrement intéressant.
L’aspect sécurité est également beaucoup mis en avant avec une certification ISO27001 notamment. Ce qui est plutôt positif pour l’angle CA ou CoDir largement évoqué. Adossé à une PME tech, Beenote profite ainsi non plus de ces 5 ans d’ancienneté ; mais d’une expertise sur la sécurité information de près de 20 ans…
Pour autant, Bubble Meeting n’est pas en reste. Nulle crainte pour vos données, malgré sa jeunesse et par ailleurs, un stockage sécurisé chez le leader européen, en France. Bubble Meeting a une marge d’évolution sans doute plus importante. Et la roadmap prévue déjà pour 2021, risque de rapidement faire basculer un comparatif où pour ce jour, on joue plutôt le match nul.
L’un étant beaucoup plus dynamique et impliquant, l’autre plus classique, mais intuitif et posé sur une base structurante solide.
En conclusion, je dirais que si vous ne voulez pas animer vos réunions ; Beenote doit être regardé de près et pourrait vous séduire rapidement. Même si le bénéfice autour du compte-rendu ou de la planification collaborative, fera très prochainement partie du bagage du petit nouveau parisien…
