Comme nous l’avons déjà vu, Bubble Meeting, le nouvel outil collaboratif de pilotage de réunions est un logiciel complet vous accompagnant sur les 4 étapes clés de votre session ; aujourd’hui, je vous propose de découvrir plus en détail : la phase de préparation.
Au cœur des outils de gestion de réunion, Bubble Meeting, dernier né de l’éditeur français Bubble Plan, se différencie notamment avec un focus très particulier sur cette étape préparatoire souvent oubliée.
Mais elle a toute son importance, puisqu’elle conditionne l’engagement des participants et l’efficacité de votre réunion. Pour en finir avec les réunions mal préparées et les surprises de dernière minute, mettez en place cette phase de préparation indispensable.
Alors, comment bien l’organiser, qu’en attendre… je vous en dis plus une fois de plus dans mon article !
LA PRÉPARATION COMME PREMIÈRE DYNAMIQUE D’ÉQUIPE
Il n’est pas rare, loin de là, que bon nombre de collaborateurs viennent « les mains dans les poches », à la réunion à laquelle ils sont conviés. J’entends par là, aucune prise de recul réelle sur leur activité, celles de leur équipe, pas vraiment de réflexion sur les grandes lignes à voir lors de cette session. Ni les problèmes à traiter ou même sans avoir lu les documents préliminaires ou ne serait-ce que l’ordre du jour.
Cela amène à des situations bien connues où on passe beaucoup (trop ?) de temps à ré-exposer à chacun la situation ; à apporter des informations déjà transmises ; ou même à débattre d’idées qui auraient pu être vues à un autre moment.
En ce sens, Bubble Meeting dit STOP ! Sa phase de préparation va permettre non seulement d’interroger les participants en amont ; mais aussi de s’assurer qu’ils ont réfléchi au contenu, aux problématiques ; ou encore qu’ils ont simplement émis une synthèse de leurs activités, actions ou état d’esprit.
Plutôt que de laisser la place à l’incertitude, notre outil de pilotage de réunions collaboratif va responsabiliser les collaborateurs. Cela en amont de la réunion à laquelle ils sont conviés ; pour peu à peu leur redonner des habitudes de cadrage et gagner en efficacité.
C’est lors de la phase d’organisation, quand vous créez votre ordre du jour, que vous pourrez décider d’associer un ou tous participant à cette préparation. Lorsque le module adéquat est choisi et qu’il permet d’être constitué en amont, vous pouvez :
> délimiter le temps accordé à chacun pendant la réunion,
> décider de qui doit être amené, en amont, à préparer des éléments en cliquant sur l’icône « multiavatar »
Il peut s’agir d’une synthèse d’activité, d’un rapport d’activité ou encore d’une simple préparation. Quand le collaborateur reçoit son invitation, il aura alors accès à cette fameuse phase de préparation. Dans laquelle il pourra compiler son contenu.
Avant la réunion en question, en tant qu’organisateur, vous pouvez contrôler dans le tableau de suivi dédié, qui a déjà fait quoi… En voir le contenu, et même sur des modules comme les « Points d’attention », décider par avance de ce qui sera ou non exposé en réunion.
Une fois la réunion lancée, il n’est plus possible de préparer quoi que ce soit, la phase est bloquée. Vous serez alors à même, si besoin, de rappeler à chacun le fonctionnement et ses responsabilités.
Nous faisons tous trop de réunions, y perdons beaucoup de temps et nous sentons régulièrement peu concernés ou investis. Il est donc essentiel, pour retrouver des réunions productives, de remettre cet esprit collaboratif et engagé au centre des process.
ENGAGEMENT ET RECONNAISSANCE COMME MOTEUR À LA PRÉPARATION
Loin d’être un outil de contrôle pur ou de flicage, il est nécessaire de rappeler qu’une telle approche a pour but :
> de faire gagner du temps à chacun
> de redevenir proactif
dans le cadre des activités et des réunions qui les jalonnent.
Si au départ de l’utilisation d’outils tels que Bubble Meeting, dans le cadre de votre transformation digitale, d’habitudes de télétravail à réinventer (notamment dans le contexte actuel de la covid-19) ou simplement dans une volonté de productivité ; il faudra peut-être au départ rappeler qu’il est sain d’être préparé à une réunion.
Parce que cela permet :
> d’élever les débats,
> de pouvoir tout de suite aller vers des arbitrages, des argumentaires constructifs,
> de ne pas perdre de temps inutile ou s’égarer en chemin,
> d’établir une nouvelle dynamique.
Amener vos collaborateurs à s’engager, à être impliqués, à remonter des informations et à préparer la réunion ; c’est aussi quelque part leur témoigner de l’intérêt, vouloir prendre en considération leurs problématiques, leurs avis sur des sujets centraux.
En ce sens, les modules Sujets libres ou Points d’attention permettent de demander en amont les points d’intérêt des participants sur des sujets spécifiques ou non…
Ouvrir la parole et montrer en réunion (c’est essentiel) qu’on la prend en compte ne pourra être que positif. En plus de montrer que l’engagement des collaborateurs n’est pas pris à la légère. Surtout si on considère les statistiques où 9 participants sur 10 se sentent inutiles. Ou qu’on ne prend pas en compte leur opinion.
Pour un manager, avoir conscience de l’importance de la communication et des synthèses pour un bon pilotage, serait sans nul doute un vrai plus. En plus de la satisfaction personnelle de chaque collaborateur dans l’engagement collectif.
Et c’est en ce sens, que Bubble Meeting a mis en place cette phase de préparation ; une étape peu habituelle, mais dont je vous ai expliqué ici tout l’intérêt.
N’hésitez pas si vous vouliez plus de détails, aborder un autre point de cette étape préparatoire, à me laisser un commentaire et j’apporterai au besoin les compléments nécessaires.
Il ne vous reste plus qu’à intégrer cette logique dans votre prochaine réunion. Nous l’espérons, avec le soutien de notre outil de pilote de réunions.
