Expliquons dans un premier temps le terme « barbare » de CoDir, qui signifie tout simplement Comité de Direction.
Comme le CoPil (comité de pilotage) dans la dynamique projet, le CoDir est une forme de réunion spécifique ; où, dans ce cas précis, les membres de la direction et autres leaders de l’entreprise se réunissent pour poser et avancer sur la vision globale d’entreprise. Et des projets d’envergure et/ou stratégique, dans une dynamique commune.
Dans le cadre d’une telle formalisation, l’efficacité est de mise et l’utilisation d’un outil structurant et engageant comme Bubble Meeting peut vraiment faire la différence.
Appréhendons un peu les conditions d’utilisation de notre logiciel en ligne de pilotage de réunions, dans la perspective de CoDir efficients.
Et commençons par définir les contours des bonnes pratiques du CoDir efficace pour se projeter avec Bubble Meeting.
QU’EST-CE QUE LE COMITÉ DE DIRECTION ?
Histoire de ne pas être simple parole d’évangile sur la teneur de ce que doit être et comprendre une réunion de CoDir optimale ; je me suis appuyé sur certains avis d’experts. Et sur celui d’autres confrères autour des problématiques de réunionite. Vous pouvez pour en savoir plus sur nos points de convergence, lire les articles suivants :
– chez KPM, https://www.kpm.fr/nos-preconisations-pour-un-codir-upgrade/#:~:text=Un%20CoDir%20n’est%20efficace,au%20profit%20de%20l’organisation
– chez Beesy, https://www.beesapps.com/fr/management-productivite-blog/comment-bien-gerer-son-codir/
Nous nous accordons au final sur plusieurs points centraux du comité de direction qui a du sens.
1/ Il s’agit du point de vision cœur de l’entreprise où siège normalement l’intelligence collective.
2/ Un nombre restreint et impliqué de dirigeants et top managers est plus pertinent.
3/ L’ordre du jour est une des clés importantes.
4/ Suivre l’évolution et les décisions d’une réunion à l’autre est un facteur de performance.
5/ Les membres du CoDir auront en permanence possibilité d’accéder aux informations des réunions et aux comptes rendus.
Le regard porté par nombre de spécialistes, consultants, experts en matière de réunions et notamment de CoDirs semble étrangement faire écho à la philosophie de Bubble Meeting. Sans que leur vision ne puisse être mise en doute, je vous invite à lire d’autres articles sur le sujet.
S’ADAPTER AU CODIR POUR COUVRIR CHAQUE PROBLEMATIQUE
C’est justement parce que nous nous sommes intéressés aux besoins des entreprises et que notre outil de gestion de réunions est construit en grande partie avec leurs apports, que Bubble Meeting répond si bien aux grandes lignes attendues pour un CoDir efficace. Et que de nombreuses entreprises nous font confiance dans l’animation et l’organisation des CoDir de leurs sociétés.
Pour ceux qui n’ont pas encore jeté un œil à Bubble Meeting, revoyons les plus de l’outil dédié en ligne ; et pourquoi pas l’utilisation, faite chaque mois par nos clients. En nous appuyant sur les retours réguliers de nos utilisateurs, dans des configurations de réunions de type CoDir.
LES POINTS FORTS DE BUBBLE MEETING
L’ODJ POUR PRECISER LES OBJECTIFS
L’ordre du jour (ODJ) est justement un point fondamental de Bubble Meeting, puisqu’au-delà d’être transmis à chaque participant et de guider les étapes de la réunion de CoDir. Il va permettre non seulement de prendre du recul pour structurer les points principaux à aborder. Mais aussi, de définir comment le CoDir, en session, aura lieu et sera dynamisé. C’est au cœur de la phase 1 de notre outil de pilotage de réunions, que l’ODJ sera réfléchi et choisi. Différents types de modules d’animation proposés au cœur de l’outil SaaS vont venir composer cet ordre du jour.
Dans l’utilisation que l’on relève actuellement pour des cas comme ceux évoqués ; il apparaît que 3 étapes majeures reviennent de manière cyclique ; c’est le cas de l’état des lieux, de l’avancée des décisions prises et de l’alignement vision/période/stratégie.
LA TRACABILITE POUR UN REGARD PERMANENT
Vous constaterez également facilement en regardant de plus près Bubble Meeting, au travers de l’utilisation qui en est faite, que les points 4 et 5 sont également une des forces de notre outil dédié aux réunions.
En effet, la traçabilité est un atout différenciant et à haute valeur ajoutée de notre outil.
De ce fait, actions, décisions prises, compte rendu, documents de session… Tout est accessible en permanence pour les membres de la direction et chaque CoDir reprendra facilement, grâce au module spécifique de Revue des Actions (présent à l’ordre du jour), l’ensemble des décisions et missions actées lors du précédent regroupement.
Pour ce qui est des autres avantages de l’utilisation au « quotidien » de Bubble Meeting, pour les CoDirs qui nous font déjà confiance, les utilisateurs nous remontent que :
– le timer de l’ordre du jour est un plus pour organiser les échanges et être efficace,
– la phase de préparation permet à chacun de réfléchir en amont, et donc de favoriser tant l’intelligence collective, que l’intérêt des réflexions amenées pendant la session,
– le format par module dynamique où on fait appel à une nouvelle dimension de la réunion autour du management visuel et de supports à l’arbitrage et à la présentation,
Sont autant de fonctionnalités qui sont directement liées aux bénéfices qu’ils tirent aujourd’hui de notre outil de pilotage de réunions complet.
On favorise la libération de la parole et le débat orchestré, mais aussi l’implication de chacun. Pour ne pas perdre de vue à quel point le Codir est fondateur dans la stratégie de l’entreprise. Tout en garantissant la vision à long terme et les projets structurants.
S
i l’on devait résumer en quelques mots, pourquoi Bubble Meeting répond pleinement à l’enjeu des CoDir. Et donc pourquoi, aujourd’hui, nos utilisateurs nous avouent un gain de temps considérable depuis qu’ils l’utilisent. Je dirais sans doute que l’ADN de Bubble Meeting est directement relié à la notion d’efficacité. Encore plus quand il s’agit de l’orchestration de réunions de ce type.
