Toute réunion bien organisée et productive se doit d’avoir un ordre du jour (ODJ). Sans sa présence, vous pouvez dire adieu aux réunions efficaces, et bonjour à l’arrivée de la réunionite aiguë. Sachant qu’environ 18% des salariés se plaignent de l’absence d’ordre du jour et d’objectif clairement défini pour la réunion…
Imaginez vos participants arriver à la réunion, sans avoir idée des sujets qui vont être abordé ? Plutôt embêtant… Pour que cela n’arrive jamais (ou plus jamais), vous devez établir l’ordre du jour en amont. Auquel cas, vous risquerez de remettre en question le bon déroulement de votre réunion.. et donc sa réussite.
Au travers de cet article, vous découvrirez ce qu’est l’ordre du jour de réunion et de quoi il est composé, ainsi que les bénéfices à tirer de sa mise en place.
QU’EST-CE QUE L’ORDRE DU JOUR ?
L’ordre du jour est un document transmis en amont de la réunion, à toutes les personnes qui y sont conviées.
Il est composé d’un en-tête dans lequel y figure plusieurs informations générales. C’est le cas du titre de votre ordre du jour, correspondant à l’objectif de la réunion. Sa présence permet une compréhension rapide et facile, de l’objectif premier de la réunion.
Ensuite, il y a la date et l’heure, le lieu de la réunion, les participants conviés, les intervenants… Informations essentielles pour le bon déroulement de la réunion.
Puis en dessous de l’en-tête, on retrouve le corps de l’ordre du jour. Dans cette partie, il y est renseigné les thèmes, sujets et points de la réunion qui seront abordés (sans trop rentrer dans les détails). Vous pouvez éventuellement préciser le temps accordé à chaque sujet, si la réunion s’annonce longue.
Toujours dans le corps de l’ODJ, il y apparaît les préparations demandées de chacun (préparer, prendre connaissance des documents, questions à poser…). De cette façon, les participants pourront préparer leurs interventions, et le déroulement de la réunion sera plus organisé.
Enfin, retenez bien que votre ordre du jour doit être rédigé de manière claire et structurée. N’hésitez pas à consulter cet article pour vous aider à bien le choisir !
QUELS SONT SES APPORTS POUR VOS RÉUNIONS ?
On l’a vu dans la partie précédente, l’ordre du jour permet de cadrer le déroulement de la réunion. C’est grâce à ce cadre que la réussite de votre réunion peut être assurée. Vous ne pouvez que tirer des bénéfices de la présence d’un ordre du jour, à chacune de vos réunions.
RÉDUIRE LA PERTE DE TEMPS
En effet, sa mise en place vous permet de gagner un temps précieux lors de vos réunions. En communiquant en amont les sujets à aborder, chacun arrivera avec les objectifs de la réunion en tête. Et cela vous évitera de perdre du temps à rappeler pourquoi la réunion a lieu.
De plus comme la préparation aura été anticipée, la réunion avancera rapidement. Car oui, il est facile de divaguer vers d’autres sujets emmenant à une autre perte de temps.
Ces petites pertes de temps s’accumulent, et font que les travailleurs français passent, en moyenne, 4,5 heures par semaine en réunion..
IMPLIQUER VOS PARTICIPANTS
Vous l’avez lu plus haut, l’ordre du jour permet aussi à vos participants de préparer la réunion en amont. Plutôt positif quand des études montrent que 26% des salariés pensent que leur présence n’a pas grand intérêt.
Ainsi, en mentionnant la préparation en amont dans l’ODJ, vos collaborateurs se sentiront utiles et impliqués, puisqu’ils devront prendre la parole pour présenter leur travail… Vous renforcerez par conséquent l’intérêt de leur présence.
AUGMENTER LA PRODUCTIVITÉ
Un ordre du jour préparé va de paire avec la productivité de votre réunion ! Parce qu’une réunion sans cadre, ni objectifs est un frein à cette productivité.
L’ordre du jour est un document qui regroupe toutes les informations importantes à connaître avant la réunion. Un bénéfice très intéressant à prendre en compte, surtout de nos jours quand plus d’une réunion sur deux est jugée non productive.
Voilà, vous comprenez que l’ordre du jour de réunion est un élément important à vos réunions. C’est à vous maintenant de l’ajouter à toutes vos réunions (ou du moins de mieux l’utiliser s’il était déjà présent).
Pour vous aider à le rédiger, vous avez le choix entre privilégier un modèle d’ordre du jour. Ou sinon d’avoir recours à un outil de gestion de réunions complet, comme Bubble Meeting qui propose une fonctionnalité « ordre du jour », en plus d’un pilotage complet de vos réunions .
Les solutions telles que Bubble Meeting vous permettent une maîtrise complète de vos réunions. Avec eux, vous êtes sûr de gagner du temps et d’augmenter la productivité de vos réunions !
