Collectivités : mieux maîtriser les réunions multi-parties

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collectivités et mairies en réunion

Nouvel article autour de l’utilisation de notre logiciel de gestion des réunions Bubble Meeting, avec le recul apporté par nos clients au fil des mois. Nous nous intéressons cette fois aux collectivités et notamment aux mairies, communautés d’agglomérations et assimilées.

Pourquoi elles ? Tout simplement car elles ont dans un cas précis une forme de réunion particulièrement transverse ; et c’est en ce sens que leur cadrage est d’autant plus essentiel à la gestion du quotidien.

Voyons donc comment les collectivités utilisatrices de notre outil de pilotage réunions profitent de ses atouts pour gagner en efficacité et mieux maîtriser ces réunions entre plusieurs parties…

fonctionnaires en réunion

DES RÉUNIONS AUX MULTIPLES INCIDENCES EXTERNES

Un point qui est souvent revenu lors de nos échanges avec les utilisateurs, qui semble en effet plutôt répandu dans le secteur, est l’aspect très transverse de ce type de réunions. Beaucoup de services, de partenaires, de prestataires et des relais d’informations, aussi complexes que la circulation des données et éléments, qui sont pour le moins pénibles ; et souvent source de problèmes.

Quand vous êtes une communauté d’agglomérations par exemple, ou une collectivité de type syndicat territorial à l’énergie ; la première particularité de vos activités est le nombre d’acteurs considérables qui gravitent. La seconde est sans doute le fait que beaucoup d’entre eux sont externes à votre propre structure ou entité.

C’est également le cas pour les grandes métropoles où un conseil des maires peut vite regrouper des dizaines d’acteurs, appartenant chacun non pas à une business unit, mais à une entité locale.

Des exemples parmi d’autres où autour de la table, il y a beaucoup d’acteurs qui ne participent pas au quotidien à vos côtés. Des acteurs qui ont leurs propres process internes et avec lesquels l’information est capitale.

Elle doit arriver en temps et en heure ; atterrir sur les bons bureaux, dans les bonnes boîtes mails ; et le relais des échanges lors des réunions doivent être suivis et coordonnées. Ordre du jour, éléments de lecture en amont ou compte-rendus sont au cœur du processus ; en général très formaté…

Que l’on retrouve d’une structure à une autre, dans des contextes différents, mais toujours avec la même logique administrative.

C’est dans ce cadre que Bubble Meeting apporte tout son support, de manière digitalisée et avec une information permanente. Et ce également dans le suivi au quotidien des décisions passées.
Il s’agit là encore d’une particularité, mais dans ce format lié aux collectivités, les réunions :
– sont nombreuses,
– se succèdent
– sont souvent liées les unes aux autres.

Alors comment notre outil de gestion des réunions s’est-il frayé un chemin dans ces organisations, que ce soit collectivités, ONG ou fédérations ?

comprendre les phases de bubble meeting

UN FORMALISME COLLABORATIF PLEINEMENT ADAPTÉ AUX COLLECTIVITÉS

Pour des réunions qui suivent en général un procédé très formel ; dont la structure d’accompagnement et d’animation est très processée… Quoi de mieux qu’un outil collaboratif et digital dont c’est tout à fait la logique.

Bubble Meeting va donc asseoir le cadre logique de vos suites de réunions, dans un format digitalisé ; qui favorisera les échanges et la circulation des informations.

Une fois mis en place votre modèle d’ordre du jour, vous pourrez ainsi gagner du temps pour préparer et lancer chaque réunion. Vos invités sont également parfaitement invités, informés du contenu et de la session à venir.

Mieux ! Avec Bubble Meeting, vous pouvez également inviter ou préconiser à chaque partie, de consulter en avance des documents, de préparer eux-mêmes des contenus ; voire de remonter en amont des informations à partager ou des sujets à discuter. Cela permettra de gagner un temps considérable ensuite pendant la réunion, dans son animation et la préparation des débats.

L’outil collaboratif permet d’inviter des contacts, internes ou externes ; de leur donner éventuellement un rôle conjoint au vôtre ; ou encore de leur adresser sans peine :
– le compte-rendu,
– la liste des décisions ou les actions en cours.

Quand vous travaillez d’un mois sur l’autre, avec des gens externes, c’est idéal pour maintenir le lien et que chacun entre deux réunions sache où vous en êtes.

Quoi de plus fastidieux et chronophage, que de devoir en introduction refaire un point général, sur les avancées et actualités, quand ces informations peuvent être transmises automatiquement et tout le temps, disponibles en ligne ?

En mode animation, autre bénéfice à tirer, l’outil vient, avec ses modules :
cadrer complètement votre déroulé,
timer les interventions (non négligeables dans ces configurations avec de multiples participants,
– et dynamiser les échanges, les présentations et les arbitrages.

Une approche clé en main, qui vous accompagne, ainsi que les autres partenaires dans le bon déroulement et le suivi de toutes vos réunions.

Et si tout simplement vous décidiez de tenter la transformation digitale de votre collectivité, de vos instances, avec un outil complet, orchestré pas à pas, pour plus d’engagement, plus de structurer et un meilleur suivi des informations et de leur circulation.

Gain de temps et efficacité sont au cœur de notre tout nouvel outil de gestion de projet !

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