Continuons à découvrir peu à peu les subtilités de Bubble Meeting, outil innovant de gestion de réunions. Aujourd’hui, je vous propose de mieux comprendre le tableau de bord Suivi des Actions. Fonctionnalité accessible par le menu de la rubrique Tableaux de bord, dans le menu principal : Toutes les actions).
À ne pas confondre avec notre dernier article qui traitait lui de la Revue des actions (voir ci-contre). La Revue des Actions, concerne la suite des réunions, et donc les actions décidées dans ce cadre dans une réunion antérieure. Le tableau de bord Suivi des Actions permet quant à lui d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les actions. Cela, quelle que soit la réunion en question.
Il s’agit d’un facilitateur pour avoir une supervision des tâches et décisions, en dehors des réunions elles-mêmes ; quand la Revue s’utilise, elle, directement pendant une réunion.
Je vous propose donc de bien cerner cette fonctionnalité de Suivi des Actions ; pour optimiser au mieux votre utilisation de notre logiciel de pilotage des réunions et gagner en efficacité en amont de celles-ci.
SUIVI DES ACTIONS, LE GESTIONNAIRE DE TÂCHES INTÉGRÉ À MEETING
Le Suivi des Actions est le premier tableau de bord de notre nouvel outil et d’autres suivront. Il n’est pas spécialement complexe à comprendre ; mais il peut faire gagner pas mal de temps aux managers ou organisateurs de réunions dans la vision transversale de celles-ci.
Toutes les actions décidées pendant une réunion vont s’y retrouver présentées et classées ; en fonction de leur état. Trois états sont ainsi analysés entre les réalisations, les retards et les en cours…un peu à la manière du « kanban de Bubble Plan ».
Pour simplifier la vie de tout manager ou chef de projet, le Suivi des Actions dispose de différents filtres. Ceux-ci disponibles pour accéder facilement et rapidement aux informations souhaitées ; qu’il s’agisse de retrouver toutes les actions d’une série de réunions ou celles dévolues à un collaborateur précis.
En plus des filtres dynamiques, vous disposez de 3 boutons pour ressortir en un clic les actions vous étant attribuées, ou celles sur des échéances immédiates.
Les actions sont cochables directement si réalisées, via le tableau de bord. Vous pouvez même en dehors des réunions, venir y créer des tâches complémentaires pour mieux orchestrer votre quotidien. Une action appartient obligatoirement à quelqu’un, qui se trouve évidemment mentionné.
POUR ALLER VERS L’EFFICIENCE EN RÉUNION, CONTROLER LES ACTIONS
Le Suivi des Actions ne doit pas être considéré comme un simple agrégateur des actions du logiciel de gestion de réunions. Il est important de bien considérer son rôle, entre les réunions ; puisqu’il vous permettra en un coup d’œil de vous assurer que les décisions prises ultérieurement avancent. Et mieux ! De savoir avant même d’entrer en réunion, si elles ont été ou non validées.
Vous pourrez ainsi anticiper les réactions de vos équipes, leur implication et faire au besoin un petit rappel sur vos attentes ; une relance sur les échéances ; pour éviter justement d’arriver en réunion et d’avoir la mauvaise surprise de retards évidents.
Depuis cette zone centrale, vous pouvez bien évidemment suivre la réalisation des actions ; mais également modifier les actions en question ou encore en créer directement pour qu’elles viennent jalonner vos nouveaux besoins.
L’efficacité de notre outil et du management en général passe par l’implication des managers, chefs de projet, directions, dans l’anticipation des aléas, des retards et donc leur contrôle notamment du Suivi des Actions, dans Bubble Meeting.
Il faut également considérer que lors de l’utilisation des deux outils de la gamme, en synergie, la validation d’une action dans l’un ou l’autre des outils est synchronisée dans le second. Vous êtes ainsi toujours parfaitement au clair pour dynamiser vos process.
E
n conclusion, je dirais que si cette fonctionnalité de Suivi des Actions peut sembler anodine ; elle doit faire prendre conscience à chaque organisateur de sa responsabilité de rétrocontrôler les évolutions de chacun et de s’assurer de la dynamique d’équipe.
Apprendre en arrivant en réunion; que ses collaborateurs sont en retard met toujours dans une situation compliquée. Ainsi, cela renforcera le sentiment de manque d’organisation, de confiance et d’intérêt pour le quotidien.
Il y a fort à parier que cela va induire une certaine tension, qui plus est, dès le départ de la réunion. Si Bubble Meeting a pour vocation d’engager, de structurer vos réunions et de gagner en temps et en productivité, il n’enlève pas pour autant la responsabilité de chacun d’être conscient du rôle et des obligations de pilote dans les projets ou les réunions.
