Vous l’avez sans doute déjà constaté par vous-même, Bubble Meeting embarque pour son animation de réunions différents modules ; pour répondre à la majorité des besoins et des formats. Le module Points d’attention et Décisions est au cœur des processus d’arbitrage et de brainstorming de vos réunions. Qu’il s’agisse de réunions d’échanges, de revues de projet ou encore de CoDir…
Je vous amène donc à mieux comprendre ce module spécifique ; pour mieux vous projeter à l’avenir et en déployer les atouts lors de votre prochaine réunion.
UN MODULE POINTS D’ATTENTION SIMPLE ET DYNAMIQUE
Pendant la réunion, ce module se compose de deux zones principales :
– sur la gauche, la liste des Points d’attention (ou items divers) relevés par vos soins ; ou via les autres participants,
(nous verrons un peu plus loin le comment du pourquoi)
– sur la droite : 3 zones de tri vous permettent en phase d’animation de glisser-déposer les éléments de la liste de gauche ; selon vos arbitrages.
Un bloc Actions recueille les items pour lesquels vous souhaitez mettre en place une action opérationnelle.
La tâche en question peut être affectée à un participant/collaborateur, définit dans le temps et même chargée si besoin (notamment si vous utilisez la synergie avec l’outil de gestion de projet Bubble Plan – et sa modélisation de la charge d’équipe).
La zone Arbitrages est disponible pour orienter vers des décisions plus macros, plus stratégiques ou des réflexions générales ; qui pourront pourquoi pas ensuite être déclinées en plan d’actions.
Vous disposez d’un historique pour retrouver l’ensemble des décisions que vous avez prises.
Pour finir dans ce tri des Points d’attention, le module comprend un bloc Frigo ; qui vous garde « au frais » des items, que vous n’avez pas souhaité traiter immédiatement et que vous pourrez rouvrir lors d’une prochaine réunion suivie.
L’habituel timer de la phase d’animation de réunion est disponible également à gauche ; pour suivre le temps inhérent à cette période d’échanges, de débats, d’arguments et rester productif.
Il est évident, comme nous l’avons évoqué dans de nombreux articles, que nous avons vite fait de déborder dans nos réunions. Il faut donc prendre l’habitude, non seulement de donner un vrai cadre à chaque partie de la réunion, chaque sujet ; mais aussi de faire le maximum pour s’y conformer dans les actes.
UN OBJECTIF CLAIR : ECHANGER ET PRENDRE DES DECISIONS
Pour mettre en œuvre ce module Points d’attention et Décisions, il suffit de le sélectionner pendant l’organisation, dans l’ordre du jour. Vous décidez alors si les participants doivent ou non vous remonter leurs items, leurs remarques, leurs irritants…
Avant la phase d’animation de la réunion, vous pourrez en tant qu’organisateur, décider ce que vous souhaitez conserver et présenter en session. Si vous avez ouvert cette option, chaque participant désigné pourra pendant sa préparation adresser ses « doléances ».
Il est important en amont de bien cadrer le sujet et de modifier l’intitulé pour que chacun sache l’objectif et les attentes de l’organisateur. Sans cela, il sera impossible pour chacun de le remplir.
Pour les prises de décisions, les brainstormings, la sélection d’idées, c’est le module parfait puisqu’au-delà de la présentation de tous les points, pour en débattre ; il permet sous l’égide de l’animateur de réunion, de faire des choix et de répartir les idées.
Attention toutefois, rien à voir avec un module Nuage de mots ou tableau blanc, comme on peut s’en servir, lors de groupes de travail. Il s’agit bien là d’une approche active visant à la décision et à la remontée de points importants.
Le module est conçu pour que les points d’attention, mais surtout le traitement qui en est fait (les décisions), puisse être repris facilement dans le compte rendu. Une synthèse qui facilite le suivi ; mais surtout la traçabilité à travers les différentes réunions des décisions intervenues en amont.
LE MODULE POINT D’ATTENTION EST DONC IDÉAL :
– pour vos réunions de projet, sur les aléas qui nécessitent des actes,
– pendant vos CoDir, pour arbitrer les décisions stratégiques,
– pour vos réunions de services, si vous souhaitez aborder en équipe quelques points importants (les problèmes des collaborateurs pourquoi pas…)
– ou encore si vous voulez dynamiser une réunion d’informations ; et ainsi inciter chacun à interagir pour une répartition des items ciblés.
Voilà vous en savez plus sur le fonctionnement de ce module et pouvez dès à présent utiliser de manière précise les Points d’attention et Décisions, au cœur de vos réunions.
N’oubliez pas que de nombreux autres modules sont disponibles et il convient de penser en amont les attentes que vous pourriez avoir… tant en terme de traitement de l’information que dans la logique d’engagement des équipes.
C’est un moyen parfait pour non seulement donner la parole ; mais surtout pour montrer clairement la prise en considération et l’arbitrage des idées et autres remarques de vos collaborateurs.
Direction maintenant notre outil de pilotage de réunions Bubble Meeting ; pour parfaitement prendre en main le module Points d’attention…et pourquoi pas les autres
