{"id":915,"date":"2021-05-04T08:30:58","date_gmt":"2021-05-04T06:30:58","guid":{"rendered":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/?p=915"},"modified":"2021-05-03T18:20:25","modified_gmt":"2021-05-03T16:20:25","slug":"regles-pour-organiser-une-reunion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/regles-pour-organiser-une-reunion\/","title":{"rendered":"Les r\u00e8gles d\u2019or pour bien organiser une r\u00e9union de travail"},"content":{"rendered":"\n\n
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A<\/span>ujourd\u2019hui plus que jamais, savoir organiser une r\u00e9union<\/b> est indispensable.\u00a0<\/span>L\u2019organisation et la conduite d\u2019une r\u00e9union ne s\u2019improvisent pas, qu\u2019elles soient en pr\u00e9sentiel ou en distanciel ; quelques bonnes pratiques sont \u00e0 ma\u00eetriser.\u00a0<\/span><\/p>\n

Pour \u00e9viter la r\u00e9unionite<\/a><\/span>, il est primordial de savoir dans quelle situation organiser une r\u00e9union. Et quelles sont les \u00e9tapes pr\u00e9paratoires pour que la r\u00e9union soit efficace.\u00a0<\/span><\/p>\n

Mais alors, quand organiser une r\u00e9union et quelles sont les \u00e9tapes \u00e0 suivre\u00a0?<\/p>\n

\"quel
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DANS QUELLE SITUATION ORGANISER UNE REUNION\u00a0?<\/b><\/span><\/h4>\n

En moyenne, un cadre passe 24 jours par an en r\u00e9union<\/a><\/span>. Comme nous le savons, certaines r\u00e9unions auxquelles nous participons semblent \u00eatre une vraie perte de temps, et ce, par manque d\u2019organisation.<\/p>\n

Il est donc important avant m\u00eame de lancer l\u2019id\u00e9e d\u2019une r\u00e9union de bien s\u2019informer sur la disponibilit\u00e9 des collaborateurs, <\/b>de bien mesurer l\u2019utilit\u00e9 de celle-ci ou la fr\u00e9quence des regroupements. Finalement, organiser une r\u00e9union n\u2019est pas anodin\u00a0!<\/p>\n

Utile pour transmettre une information en simultan\u00e9 \u00e0 plusieurs personnes, il faut se poser la question de savoir si celle-ci ne peut tout simplement pas \u00eatre transmise par simple mail \u00e0 l\u2019\u00e9quipe et donc \u00e9viter de faire perdre du temps aux collaborateurs. Tout d\u00e9pend bien s\u00fbr du type d\u2019informations, il s\u2019agit. La circulation de l\u2019information en mode projet ou de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale au sein d\u2019une \u00e9quipe, reste cruciale.<\/p>\n

Cependant, si votre but est de conna\u00eetre l\u2019avis de vos collaborateurs, un simple mail ou un message dans le chat interne ne suffira pas ; organiser une r\u00e9union d\u2019\u00e9quipe<\/b> sera donc plus coh\u00e9rent afin de pouvoir interagir et mieux comprendre les avis.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dans le cas de figure o\u00f9 vous auriez besoin d\u2019\u00e9changer des id\u00e9es ou de r\u00e9soudre des probl\u00e8mes en \u00e9quipe, la r\u00e9union est la bienvenue pour permettre un meilleur \u00e9change des id\u00e9es et de l\u2019information et donc une meilleure performance<\/b>. Construire ensemble, raisonner, se fait plus facilement lors d\u2019une r\u00e9union\u00a0; r\u00e9union qui permet aussi de bien engager les collaborateurs.<\/p>\n

Vous l\u2019avez sans doute remarqu\u00e9, depuis que le t\u00e9l\u00e9travail<\/b> a \u00e9t\u00e9 mis en place, il est compliqu\u00e9 de suivre tous les dossiers via des nombreux \u00e9changes de mail et certaines des informations passent \u00e0 la trappe. C\u2019est pourquoi, il est important de garder une coh\u00e9sion d\u2019\u00e9quipe<\/b> et d\u2019impliquer tout le monde dans les \u00e9changes. Organiser une r\u00e9union d\u2019\u00e9quipe pourra donc \u00eatre utile pour :<\/p>\n

– instaurer cette coh\u00e9sion,
\n– garder la dynamique de groupe
\n– cr\u00e9er un sentiment d\u2019appartenance<\/b> \u00e0 l\u2019\u00e9quipe.<\/p>\n

Mais avant d\u2019organiser cette r\u00e9union<\/b>, n\u2019oubliez pas de vous poser les questions suivantes\u00a0:\u00a0<\/span><\/p>\n

– Est-ce vraiment utile d\u2019organiser une r\u00e9union\u00a0?
\n– Les sujets vis\u00e9s n\u00e9cessitent-ils ce format d\u2019information\u00a0?
\n– Y a-t-il un moyen plus efficace qu\u2019une r\u00e9union pour atteindre vos objectifs ?<\/p>\n

La r\u00e9ponse vous semblera \u00e9vidente.<\/p>\n

\"organiser<\/p>\n

PR\u00c9PARER SA REUNION \u00a0<\/span><\/b><\/span><\/h4>\n

Avant d\u2019organiser une r\u00e9union<\/b>, il est important de d\u00e9finir son objectif<\/b>, \u00e0 quoi cela va aboutir et le but recherch\u00e9. L\u2019objectif que vous allez vous fixer, va servir de fil conducteur \u00e0 votre r\u00e9union. Et vous permettra d\u2019\u00e9viter la perte de temps sur certains sujets qui n\u2019ont pas lieu d\u2019\u00eatre ; les d\u00e9bordements fr\u00e9quents.<\/p>\n

Ensuite, il faut bien choisir le type de r\u00e9union<\/a><\/span> que vous souhaitez organiser. Eh oui, chaque sujet ne s\u2019aborde pas de la m\u00eame fa\u00e7on, il est donc n\u00e9cessaire d\u2019adapter votre contenu et vos supports.Il y a maintenant de plus en plus de formats de r\u00e9union un peu originales<\/a><\/span> (stand-up meeting par exemple).<\/p>\n

L\u2019une des cl\u00e9s du succ\u00e8s d\u2019une bonne r\u00e9union est le choix des participants<\/b>. Inutile d\u2019inviter tout un service, si seuls certains collaborateurs vous permettant d\u2019atteindre l\u2019objectif sont n\u00e9cessaires afin que la prise de d\u00e9cision soit efficace.<\/p>\n

Comme toutes r\u00e9unions, il faut d\u00e9finir un plan<\/b> pour orchestrer au mieux le d\u00e9roulement des diff\u00e9rentes phases, sujets abord\u00e9s… le tout regroup\u00e9 sous forme d\u2019un ordre du jour<\/a><\/span>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Par la suite, il vous faudra estimer un temps<\/b> pour chaque phase. Afin de ne pas faire durer la r\u00e9union ind\u00e9finiment et de ne pas d\u00e9border sur d\u2019autres sujets hors de propos.\u00a0<\/span><\/p>\n

Certains outils, tels que Bubble Meeting<\/b>, vous permettent d\u2019organiser en amont vos r\u00e9unions de la planification au suivi des d\u00e9cisions tout en optimisant et en dynamisant vos processus.\u00a0<\/span><\/p>\n

Il vous faudra ensuite planifier la r\u00e9union<\/b> et s\u2019assurer que tous les participants sont disponibles sur une m\u00eame date, de pr\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une p\u00e9riode qui facilite la concentration des collaborateurs. N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 introduire des outils malins pour ce faire, comme un Doodle.<\/p>\n

Enfin, avant la r\u00e9union, n\u2019oubliez pas de pr\u00e9parer tous les documents de travail <\/b>n\u00e9cessaires. Et d\u2019\u00e9laborer votre support de pr\u00e9sentation (Powerpoint ou autre) ; afin d\u2019avoir un support pour amener les sujets et tenir en haleine vos participants.<\/p>\n

Pour les r\u00e9unions en pr\u00e9sentiel, n\u2019attendez pas la derni\u00e8re minute pour r\u00e9server une salle de r\u00e9union, anticipez afin de ne pas avoir \u00e0 faire \u00e0 un impr\u00e9vu de derni\u00e8re minute.<\/p>\n

Il ne vous restera plus qu\u2019\u00e0 r\u00e9diger votre ordre du jour<\/b> et votre r\u00e9union sera pr\u00eate\u00a0!<\/p>\n

Vous pouvez \u00e9galement, tant pour la pr\u00e9paration que pour la conduite de votre r\u00e9union, vous appuyer outre sur des m\u00e9thodes originales, sur des outils digitaux (encore plus importants en cette p\u00e9riode \u00e0 distance). Il ne s\u2019agit pas l\u00e0 d\u2019introduire juste un logiciel de visioconf\u00e9rence. Mais bien des outils collaboratifs d\u00e9di\u00e9s \u00e0 la r\u00e9union et il y en a quelques-uns de tr\u00e8s utiles.<\/p>\n

L<\/span>\u2019organisation des r\u00e9unions n\u2019a \u00e0 pr\u00e9sent plus de secrets pour vous\u2026 Ou presque.
\nVous savez maintenant quand il est vraiment n\u00e9cessaire d\u2019organiser une r\u00e9union. Et quelles sont les \u00e9tapes \u00e0 suivre pour qu\u2019elle soit efficace et obligatoire.<\/p>\n

Pour ce qui est des outils permettant de faciliter l\u2019organisation de vos r\u00e9unions en amont et vous faire gagner du temps ; n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 d\u00e9couvrir Bubble Meeting<\/a><\/span>, un petit nouveau tr\u00e8s visuel et tr\u00e8s engageant pour vos \u00e9quipes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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