{"id":888,"date":"2021-04-15T08:30:29","date_gmt":"2021-04-15T06:30:29","guid":{"rendered":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/?p=888"},"modified":"2021-04-14T22:16:07","modified_gmt":"2021-04-14T20:16:07","slug":"preparer-une-reunion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/preparer-une-reunion\/","title":{"rendered":"Pourquoi faut-il prendre le temps de pr\u00e9parer une r\u00e9union de travail ?"},"content":{"rendered":"\n\n
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L<\/span>es r\u00e9unions de travail occupent une grande partie de notre temps de travail. Elles sont d\u2019ailleurs essentielles, que ce soit pour faire des points sur l\u2019avanc\u00e9e des projets, organiser des sessions de travail d\u2019\u00e9quipe\u2026<\/p>\n

Elles repr\u00e9sentent une perte de temps pour beaucoup et pour plusieurs raisons. Parmi ces raisons, on note une implication moindre concernant la phase de pr\u00e9paration, voire la non-prise en compte de celle-ci. Que ce soit de la part des animateurs ou des participants.<\/p>\n

D\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude Wisembly<\/a><\/span>, 42%<\/strong> des interrog\u00e9s d\u00e9clarent assister \u00e0 des r\u00e9unions rarement pr\u00e9par\u00e9es et mal organis\u00e9es<\/strong>. Ce manque de pr\u00e9paration a une incidence directe sur l\u2019efficacit\u00e9 et la productivit\u00e9 des r\u00e9unions. En plus de leur importance aux yeux des participants. C\u2019est pourquoi il est recommand\u00e9 de ne pas n\u00e9gliger cette phase pr\u00e9paratoire !<\/p>\n

Alors, voyons comment s\u2019y prendre<\/strong> pour pr\u00e9parer une r\u00e9union et ce qu\u2019elle vous apportera<\/strong> \ud83d\ude42<\/p>\n

\"preparer-une-reunion-etapes\"<\/p>\n

COMMENT PR\u00c9PARER UNE R\u00c9UNION DE TRAVAIL ?<\/b><\/span><\/h4>\n

Les r\u00e9unions sont de r\u00e9els moments d\u2019\u00e9change <\/strong>et de partage<\/strong>, alors soigner leur organisation est important. Avant de vous exposer les b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 tirer de la pr\u00e9paration d\u2019une r\u00e9union, voyons comment la pr\u00e9parer. Eh oui, ne br\u00fblons pas les \u00e9tapes !<\/p>\n

Il est n\u00e9cessaire que vous commenciez par d\u00e9finir l\u2019objectif<\/strong> de votre r\u00e9union. Ce pour quoi la r\u00e9union \u00e0 lieu, cela permettra de mieux la cadrer<\/strong> :
\n> R\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la nouvelle strat\u00e9gie social media,
\n> Faire un point sur l\u2019avanc\u00e9e des projets,
\n> Valider les op\u00e9rations et budgets,
\n> R\u00e9soudre des probl\u00e8mes internes, etc.<\/p>\n

C\u2019est apr\u00e8s cette \u00e9tape que vous choisirez le type de r\u00e9unions<\/a><\/span> (brainstorming, codir, lancement de projet, \u2026)<\/p>\n

Une fois ces premi\u00e8res \u00e9tapes effectu\u00e9es vient l\u2019\u00e9laboration de <\/strong>l\u2019ordre du jour<\/a><\/span>. Un document dans lequel vous renseignez les informations essentielles<\/strong> (objectif, lieu, date, heure, participants, \u2026). Ainsi que le plan\/d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union, comprenant les th\u00e8mes qui y seront abord\u00e9s, permettant aux participants de conna\u00eetre les sujets abord\u00e9s.<\/p>\n

Sans sa pr\u00e9sence et son envoi en amont, c\u2019est rapidement le d\u00e9sordre le jour de la r\u00e9union\u2026 D\u2019ailleurs, son importance n\u2019est plus \u00e0 prouver<\/strong>, comme expliqu\u00e9e dans un pr\u00e9c\u00e9dent article<\/span><\/a><\/span>.<\/p>\n

Enfin, la pr\u00e9paration de la r\u00e9union se conclue par l\u2019envoi, plusieurs jours avant la r\u00e9union<\/b>, des invitations<\/b> aux participants, avec l\u2019ordre du jour<\/b>. Et non la veille, sinon vos participants ne pourront prendre connaissance de l\u2019objectif de la r\u00e9union et de son contenu. Ainsi que prendre le temps de consulter les documents partag\u00e9s (s\u2019il y en a) ou de pr\u00e9parer leurs interventions.<\/p>\n

Ces \u00e9tapes qui composent la phase pr\u00e9paratoire, sont facilit\u00e9es gr\u00e2ce aux multiples solutions en ligne<\/strong>. C\u2019est le cas notamment de Bubble Meeting<\/a><\/span>, un outil mettant l\u2019accent sur l\u2019\u00e9tape de pr\u00e9paration<\/strong> de r\u00e9union et l\u2019engagement<\/strong> de chacun lors de cette phase.<\/p>\n

\"preparer-une-reunion-benefices\"
Vecteur cr\u00e9\u00e9 par pch.vector – www.freepik.com<\/figcaption><\/figure>\n

LES B\u00c9N\u00c9FICES \u00c0 TIRER DE LA PR\u00c9PARATION DE R\u00c9UNION<\/b><\/span><\/h4>\n

Ne pas porter assez d\u2019importance \u00e0 certaines \u00e9tapes de la pr\u00e9paration de sa r\u00e9union est une mauvaise habitude commise par beaucoup. Il est alors n\u00e9cessaire d\u2019accorder du temps<\/strong> \u00e0 sa pr\u00e9paration, pour ne plus faire de la r\u00e9union un moment inutile et d\u00e9motivant<\/span> aux yeux des participants. Ou faire surgir un sentiment de non-consid\u00e9ration<\/p>\n

La r\u00e9ussite de la r\u00e9union d\u00e9pend en grande partie de cette \u00e9tape pr\u00e9paration. Et les b\u00e9n\u00e9fices qui d\u00e9coulent d’une pr\u00e9paration soign\u00e9e sont nombreux :
\n> Consid\u00e9rer<\/strong> la pr\u00e9sence de chacun en communiquant les informations en amont.
\n> Engager les participants<\/strong>
\n> R\u00e9duire les pertes de temps<\/strong> o\u00f9 l\u2019on r\u00e9p\u00e8te : objectif, sujets \u00e0 aborder et les documents (qui viennent allonger la dur\u00e9e des r\u00e9unions)
\n> Apporter du dynamisme<\/strong> avec des participants activement pr\u00e9par\u00e9s<\/p>\n

Vous investir dans la pr\u00e9paration ne vous sera que b\u00e9n\u00e9fique ! En effet, tous ces b\u00e9n\u00e9fices vont venir am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9<\/strong> de vos r\u00e9unions, pour maximiser sa r\u00e9ussite<\/strong>.<\/p>\n

P<\/span>our conclure, la pr\u00e9paration m\u00e9rite alors d\u2019\u00eatre effectu\u00e9e minutieusement pour tirer un maximum de b\u00e9n\u00e9fices, lors de ce moment d\u2019\u00e9change. Et cela est valable pour tous les types de r\u00e9union.<\/p>\n

Cela passe par la d\u00e9finition soign\u00e9e des objectifs<\/strong> et des \u00e9l\u00e9ments composant l\u2019ordre du jour<\/strong>. Jusqu\u2019au choix des collaborateurs<\/strong> convi\u00e9s et \u00e0 l\u2019envoi des invitations<\/strong> et documents. C\u2019est ainsi loin d\u2019\u00eatre une perte de temps, bien au contraire.<\/p>\n

Enfin, si vous voyez cette \u00e9tape pr\u00e9paratoire comme un poids, sachez que des outils collaboratifs destin\u00e9s aux r\u00e9unions<\/a><\/span> et \u00e0 leur pr\u00e9paration existent.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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