{"id":875,"date":"2021-04-01T08:30:16","date_gmt":"2021-04-01T06:30:16","guid":{"rendered":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/?p=875"},"modified":"2021-03-31T15:18:23","modified_gmt":"2021-03-31T13:18:23","slug":"optimiser-reunions-externes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/optimiser-reunions-externes\/","title":{"rendered":"Comment optimiser les r\u00e9unions de travail vers l\u2019externe"},"content":{"rendered":"\n\n
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L<\/span>a r\u00e9unionite<\/b>, nous le savons de longue date, est malheureusement un des grands maux de l\u2019entreprise actuelle. Il est souvent possible de s\u2019en all\u00e9ger<\/b> (et nous avons de nombreux articles ici pour vous inspirer plus d\u2019efficacit\u00e9)\u00a0; mais parfois, elles restent une obligation, comme pour les r\u00e9unions de travail, orient\u00e9es vers l\u2019externe<\/b>.<\/p>\n

Quand je dis externe, il faut envisager les r\u00e9unions qui sont tourn\u00e9es vers l\u2019ext\u00e9rieur de l\u2019entreprise ou de la collectivit\u00e9<\/b>. Cela peut \u00eatre le cas d\u2019une agence avec son client, d\u2019un service vis-\u00e0-vis de partenaires tiers, d\u2019une communaut\u00e9 de communes avec les \u00e9lus ou encore une r\u00e9union de travail chantier avec l\u2019architecte ou le conducteur de travaux\u2026<\/p>\n

Toutes ces r\u00e9unions qui sont quasi obligatoires pour suivre le projet ou l\u2019activit\u00e9 et que faute de process internalis\u00e9s (plus d\u00e9licats dans ce cas \u00e9videmment), il est impossible de trouver des alternatives ou des process simples. Il est souvent possible d\u2019utiliser une digital workplace<\/a><\/span>, un outil de gestion de projet<\/a> <\/span>adapt\u00e9 ou un logiciel collaboratif m\u00e9tier. Mais les r\u00e9unions de travail, dans ce cadre, restent de mise, dans la plupart des cas.<\/p>\n

Quelles sont les particularit\u00e9s<\/b> d\u2019une r\u00e9union de travail transverse et externalis\u00e9e\u00a0? Comment optimiser<\/b> ce type de r\u00e9union\u00a0? A quoi faire attention<\/b>\u00a0? Si ces questions vous parlent, cet article est pour vous\u2026<\/p>\n

Et si vous en avez d\u2019autres, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 commenter ou nous \u00e9crire directement. Nous sommes toujours heureux d\u2019\u00e9changes productifs sur le blog, pour nos lecteurs.<\/p>\n

\"reunions
Photo cr\u00e9\u00e9e par wavebreakmedia_micro – www.freepik.com<\/figcaption><\/figure>\n

LES CARACT\u00c9RISTIQUES DES R\u00c9UNIONS DE TRAVAIL AVEC L\u2019EXTERIEUR<\/b><\/span><\/h4>\n

Toutes les r\u00e9unions de travail peuvent se ressembler, tant dans leur forme que dans leur fond. Ce qui fait la sp\u00e9cificit\u00e9 de celles-ci, c\u2019est surtout ses participants<\/b>.<\/p>\n

En effet, qui dit externe<\/b>, dit toujours une ou deux parties<\/b> \u00e0 minima qui ne font pas partie de votre \u00e9quipe (client, prestataire, partenaire, expert, \u2026). Parfois c\u2019est m\u00eame beaucoup plus, nous avons des collectivit\u00e9s chez Bubble Meeting<\/a><\/span>, qui vont regrouper plusieurs dizaines<\/b> de participants externes.<\/p>\n

Ce caract\u00e8re ext\u00e9rieur va imposer de bien<\/b>\u00a0:
\n– C<\/strong>ommuniquer<\/b>, tout d\u2019abord. Car l\u2019information circule toujours moins bien dans un p\u00e9rim\u00e8tre ouvert. Et que les personnes externes \u00e0 votre \u00e9quipe sont moins dans la dynamique, elles ont leurs propres priorit\u00e9s.
\n– F<\/strong>aire comprendre<\/b> les process. Quand il s\u2019agit de votre \u00e9quipe, vous avez une certaine ma\u00eetrise de vos proc\u00e9dures, des m\u00e9caniques internes. Mais l\u00e0, vous devez vous assurer, pour ces r\u00e9unions de travail externalis\u00e9es, qu\u2019en dehors de la r\u00e9union proprement dite, tout le monde ait bien int\u00e9gr\u00e9 les fa\u00e7ons de faire, de suivre, de relayer l\u2019info ou de remonter des remarques et questions\u2026
\n– G<\/strong>\u00e9rer<\/b> les niveaux de confidentialit\u00e9<\/b>. Il est \u00e9vident que votre client n\u2019aura pas acc\u00e8s \u00e0 toutes les informations op\u00e9rationnelles de votre \u00e9quipe. Ou que l\u2019\u00e9lu d\u2019une commune participante \u00e0 la r\u00e9union de travail n\u2019est pas un \u00ab manager de projet aguerri \u00bb.<\/p>\n

Et d\u2019autres al\u00e9as<\/b> ne manqueront pas de s\u2019interposer\u2026 Manque d\u2019implication<\/a><\/span>, mais aussi indisponibilit\u00e9s fr\u00e9quentes et donc d\u00e9calage, absence de contr\u00f4le hi\u00e9rarchique officiel vis-\u00e0-vis de ces participants externes ou encore incompr\u00e9hensions\u2026<\/p>\n

L\u2019intelligence collective<\/b> est souvent plus compliqu\u00e9e<\/b> \u00e0 mettre en place dans ce cadre\u00a0; et ces r\u00e9unions de travail sont parfois \u00e0 deux vitesses<\/b>\u2026 D\u2019un c\u00f4t\u00e9, l\u2019organisateur ou l\u2019\u00e9quipe initiatrice et de l\u2019autre, les externes.<\/p>\n

Difficile de leur jeter la pierre, notamment selon le type d\u2019exigences amen\u00e9es par l\u2019activit\u00e9 en question ou parce que tout simplement, ils ont leur vision, leurs priorit\u00e9s et comme ils ne sont pas int\u00e9gr\u00e9s\u2026
\nLa r\u00e9union de travail est quelque peu impos\u00e9e ou pas orient\u00e9e, ni anim\u00e9e comme ils le feraient.<\/p>\n

Autant d\u2019\u00e9cueils qu\u2019il vaut mieux anticiper en amont.<\/p>\n

\"reunions-covid\"<\/p>\n

LES PISTES D\u2019OPTIMISATION DE R\u00c9UNIONS MULTIPARTIES<\/b><\/span><\/h4>\n

La premi\u00e8re chose \u00e0 faire sera sans doute de bien prendre du recul<\/b>, de consid\u00e9rer les forces en pr\u00e9sence<\/b>, les int\u00e9r\u00eats de chacun<\/b> et d\u2019organiser une r\u00e9union de lancement<\/a><\/span> mettant clairement \u00e0 plat objectifs, r\u00f4les, fonctionnements\u2026 en gros, le process qui devra s\u2019imposer \u00e0 tous pour la r\u00e9ussite du sujet qui vous am\u00e8ne \u00e0 devoir r\u00e9aliser ces r\u00e9unions de travail.<\/p>\n

Donner un cadre dans la r\u00e9union<\/b> elle-m\u00eame sera \u00e9galement un imp\u00e9ratif. Cela vous \u00e9vitera des d\u00e9bordements encore plus fr\u00e9quents que d\u2019ordinaire (participants externes oblige\u00a0!).
\nL\u2019ordre du jour est donc important, mais une structure r\u00e9currente<\/a><\/span> aussi. Un format reconduit<\/b> de r\u00e9union aura plus de chance que les choses soient bien ma\u00eetris\u00e9es surtout au fil du temps.
\nIl sera peut-\u00eatre n\u00e9cessaire, \u00e0 un moment (ne pas trop attendre si besoin\u2026) de rappeler les objectifs. Et le fait que m\u00eame si vous n\u2019\u00eates pas une m\u00eame \u00e9quipe, vous avancez dans un but commun.<\/p>\n

Nommer le parfait chef d\u2019orchestre\u00a0!<\/b> Il ou elle devra avoir :
\n> les comp\u00e9tences reconnues autour du sujet conduit ensemble,
\n> une capacit\u00e9 d\u00e9cisionnaire dans l\u2019id\u00e9al
\n> et bien \u00e9videmment force de caract\u00e8re, diplomatie et l\u00e9gitimit\u00e9\u2026<\/p>\n

Ce n\u2019est sans doute pas une mince affaire, mais pour recadrer, faire avancer les d\u00e9cisions, trancher ou guider dans les r\u00e9flexions communes ; c\u2019est une obligation !<\/p>\n

Le suivi<\/b> de ces r\u00e9unions de travail sera \u00e9galement un point crucial, il faudra donc\u00a0:
\n– un compte-rendu parfait<\/a><\/span>,
\n– maintenir le lien et les interactions au mieux entre les r\u00e9unions,
\n– pouvoir \u00e9ventuellement tracer les \u00e9l\u00e9ments<\/a><\/span> qui doivent avancer, \u00eatre contr\u00f4l\u00e9s ou tout simplement \u00eatre valid\u00e9s en cours de route,
\n– que l\u2019ensemble des informations soient clairement mises \u00e0 plat. Le compte-rendu ne peut se limiter \u00e0 une br\u00e8ve synth\u00e8se de ce qui s\u2019est dit ou \u00e0 une liste de d\u00e9cisions prises.<\/p>\n

Pour toutes ces raisons, il peut \u00eatre tr\u00e8s b\u00e9n\u00e9fique d\u2019opter pour un outil collaboratif<\/b>, d\u00e9di\u00e9 aux r\u00e9unions<\/a><\/span> (ou au pilotage plus g\u00e9n\u00e9ral<\/span><\/a>, suivant le sujet de vos r\u00e9unions de travail tourn\u00e9es vers l\u2019ext\u00e9rieur). Il aura le m\u00e9rite de mettre au centre du processus, un espace commun, qui centralisera les d\u00e9bats, relaiera les informations, validera les dates ou recensera les comptes rendus et ordres du jour par exemple.<\/p>\n

Certains sont tr\u00e8s proactifs et anticiperont les probl\u00e8mes en mettant un cadre structurant pour tous, externes y compris. Ils pourront \u00e9galement faciliter l\u2019animation, l\u2019organisation ou la synth\u00e8se de vos r\u00e9unions de travai<\/b>l. Nous en avons d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9sent\u00e9 pas mal sur notre blog et une s\u00e9rie r\u00e9cente<\/a><\/span> y a m\u00eame \u00e9t\u00e9 consacr\u00e9e. Si vous manquez d\u2019habitudes en ce sens, un petit coup d\u2019\u0153il sur notre outil de pilotage de r\u00e9unions maison<\/a> <\/span>permettra dans un premier temps de bien comprendre l\u2019utilit\u00e9\u2026<\/p>\n

Et vous pourrez alors voir si Bubble Meeting est adapt\u00e9 ou s\u2019il vous faut plut\u00f4t un autre support selon vos objectifs et comp\u00e9tences, notre comparatif<\/a> <\/span>pourra vous y aider\u2026<\/p>\n

I<\/span>l ne reste donc plus qu\u2019\u00e0 vous lancer<\/b>, en prenant bien garde de poser \u00e0 plat l\u2019ensemble des probl\u00e9matiques et facilitateur<\/b>s \u00e9voqu\u00e9s dans cet article.<\/p>\n

Toutes les bonnes volont\u00e9s volent en \u00e9clats en absence de structure et de guide. Et il ne faut pas croire que l\u2019ordre et l\u2019engouement qui r\u00e8gnent au lancement ou lors des \u00e9changes pr\u00e9liminaires, seront continus ; car c\u2019est de notre exp\u00e9rience assez rarement le cas. Il vaut donc mieux bien se pr\u00e9parer.<\/b><\/p>\n

Les r\u00e9unions de travail avec vos parties externes ne s\u2019en porteront que mieux. Vous pourrez ainsi atteindre votre but, sans trop de remous. Ne pas oublier que le ma\u00eetre mot<\/b> ici est EXTERNE<\/b>, et qu\u2019il p\u00e8sera forc\u00e9ment sur votre fonctionnement ; m\u00eame si vous \u00eates un manager d\u2019exp\u00e9rience et conduisez de nombreuses r\u00e9unions, de travail ou autres, depuis des ann\u00e9es.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La r\u00e9unionite, nous le savons de longue date, est malheureusement un des grands maux de l\u2019entreprise actuelle. Il est souvent possible de s\u2019en all\u00e9ger (et nous avons de nombreux articles ici pour vous inspirer plus d\u2019efficacit\u00e9)\u00a0; mais parfois, elles restent une obligation, comme pour les r\u00e9unions de travail, orient\u00e9es vers l\u2019externe. Quand je dis externe, […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":884,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[13],"tags":[95,108,109],"yoast_head":"\nComment optimiser les r\u00e9unions de travail vers l\u2019externe<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Quelles sont les particularit\u00e9s des r\u00e9unions de travail transverses et externes\u00a0? \u00c0 quoi faire attention\u00a0? 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