{"id":767,"date":"2021-02-16T11:00:30","date_gmt":"2021-02-16T10:00:30","guid":{"rendered":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/?p=767"},"modified":"2021-02-17T09:57:28","modified_gmt":"2021-02-17T08:57:28","slug":"collectivites-reunions-multi-parties","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/collectivites-reunions-multi-parties\/","title":{"rendered":"Collectivit\u00e9s\u00a0: mieux ma\u00eetriser les r\u00e9unions multi-parties"},"content":{"rendered":"\n\n
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N<\/span>ouvel article autour de l\u2019utilisation de notre logiciel de gestion des r\u00e9unions Bubble Meeting, avec le recul apport\u00e9 par nos clients au fil des mois. Nous nous int\u00e9ressons cette fois aux collectivit\u00e9s<\/strong> et notamment aux mairies<\/strong>, communaut\u00e9s d\u2019agglom\u00e9rations et assimil\u00e9es<\/strong>.<\/p>\n

Pourquoi elles\u00a0? Tout simplement car elles ont dans un cas pr\u00e9cis une forme de r\u00e9union particuli\u00e8rement transverse\u00a0; et c\u2019est en ce sens que leur cadrage est d\u2019autant plus essentiel \u00e0 la gestion du quotidien.<\/p>\n

Voyons donc comment les collectivit\u00e9s utilisatrices de notre outil de pilotage r\u00e9unions<\/a><\/span> profitent de ses atouts pour gagner en efficacit\u00e9 et mieux ma\u00eetriser ces r\u00e9unions entre plusieurs parties\u2026<\/p>\n

\"fonctionnaires<\/p>\n

DES R\u00c9UNIONS AUX MULTIPLES INCIDENCES EXTERNES<\/b><\/span><\/h4>\n

Un point qui est souvent revenu lors de nos \u00e9changes avec les utilisateurs, qui semble en effet plut\u00f4t r\u00e9pandu dans le secteur, est l\u2019aspect tr\u00e8s transverse<\/strong> de ce type de r\u00e9unions. Beaucoup de services, de partenaires, de prestataires et des relais d\u2019informations, aussi complexes que la circulation des donn\u00e9es et \u00e9l\u00e9ments, qui sont pour le moins p\u00e9nibles ; et souvent source de probl\u00e8mes.<\/p>\n

Quand vous \u00eates une communaut\u00e9 d\u2019agglom\u00e9rations par exemple, ou une collectivit\u00e9 de type syndicat territorial \u00e0 l\u2019\u00e9nergie\u00a0; la premi\u00e8re particularit\u00e9 de vos activit\u00e9s est le nombre d\u2019acteurs consid\u00e9rables<\/strong> qui gravitent. La seconde est sans doute le fait que beaucoup d\u2019entre eux sont externes<\/strong> \u00e0 votre propre structure ou entit\u00e9.<\/p>\n

C\u2019est \u00e9galement le cas pour les grandes m\u00e9tropoles o\u00f9 un conseil des maires peut vite regrouper des dizaines d\u2019acteurs, appartenant chacun non pas \u00e0 une business unit, mais \u00e0 une entit\u00e9 locale<\/strong>.<\/p>\n

Des exemples parmi d\u2019autres o\u00f9 autour de la table, il y a beaucoup d\u2019acteurs qui ne participent pas au quotidien \u00e0 vos c\u00f4t\u00e9s. Des acteurs qui ont leurs propres process internes et avec lesquels l\u2019information est capitale.<\/p>\n

Elle doit arriver en temps et en heure\u00a0; atterrir sur les bons bureaux, dans les bonnes bo\u00eetes mails\u00a0; et le relais des \u00e9changes<\/strong> lors des r\u00e9unions doivent \u00eatre suivis et coordonn\u00e9es<\/strong>. Ordre du jour, \u00e9l\u00e9ments de lecture en amont ou compte-rendus sont au c\u0153ur du processus\u00a0; en g\u00e9n\u00e9ral tr\u00e8s format\u00e9\u2026<\/p>\n

Que l\u2019on retrouve d\u2019une structure \u00e0 une autre, dans des contextes diff\u00e9rents, mais toujours avec la m\u00eame logique administrative<\/strong>.<\/p>\n

C\u2019est dans ce cadre que Bubble Meeting<\/a><\/span> apporte tout son support, de mani\u00e8re digitalis\u00e9e et avec une information permanente<\/strong>. Et ce \u00e9galement dans le suivi au quotidien des d\u00e9cisions<\/strong> pass\u00e9es.
\nIl s\u2019agit l\u00e0 encore d\u2019une particularit\u00e9, mais dans ce format li\u00e9 aux collectivit\u00e9s, les r\u00e9unions :
\n– sont nombreuses,
\n– se succ\u00e8dent
\n– sont souvent li\u00e9es les unes aux autres.<\/p>\n

Alors comment notre outil de gestion des r\u00e9unions s\u2019est-il fray\u00e9 un chemin dans ces organisations, que ce soit collectivit\u00e9s, ONG ou f\u00e9d\u00e9rations\u00a0?<\/p>\n

\"comprendre<\/p>\n

UN FORMALISME COLLABORATIF PLEINEMENT ADAPT\u00c9 AUX COLLECTIVIT\u00c9S<\/b><\/span><\/h4>\n

Pour des r\u00e9unions qui suivent en g\u00e9n\u00e9ral un proc\u00e9d\u00e9 tr\u00e8s formel<\/strong> ; dont la structure d\u2019accompagnement et d\u2019animation est tr\u00e8s process\u00e9e\u2026 Quoi de mieux qu\u2019un outil collaboratif et digital dont c\u2019est tout \u00e0 fait la logique.<\/p>\n

Bubble Meeting<\/strong> va donc asseoir le cadre logique de vos suites de r\u00e9unions, dans un format digitalis\u00e9\u00a0; qui favorisera les \u00e9changes et la circulation<\/strong> des informations.<\/p>\n

Une fois mis en place votre mod\u00e8le d\u2019ordre du jour<\/a><\/span>, vous pourrez ainsi gagner du temps pour pr\u00e9parer et lancer chaque r\u00e9union. Vos invit\u00e9s sont \u00e9galement parfaitement invit\u00e9s, inform\u00e9s du contenu et de la session \u00e0 venir.<\/p>\n

Mieux\u00a0! Avec Bubble Meeting<\/a><\/span>, vous pouvez \u00e9galement inviter ou pr\u00e9coniser \u00e0 chaque partie, de consulter en avance<\/strong> des documents, de pr\u00e9parer<\/strong> eux-m\u00eames des contenus\u00a0; voire de remonter en amont des informations<\/strong> \u00e0 partager ou des sujets \u00e0 discuter. Cela permettra de gagner un temps consid\u00e9rable ensuite pendant la r\u00e9union, dans son animation et la pr\u00e9paration des d\u00e9bats.<\/p>\n

L\u2019outil collaboratif permet d\u2019inviter des contacts<\/strong>, internes ou externes ; de leur donner \u00e9ventuellement un r\u00f4le conjoint au v\u00f4tre ; ou encore de leur adresser sans peine :
\n– le compte-rendu,
\n– la liste des d\u00e9cisions ou les actions en cours.<\/p>\n

Quand vous travaillez d\u2019un mois sur l\u2019autre, avec des gens externes, c\u2019est id\u00e9al pour maintenir le lien<\/strong> et que chacun entre deux r\u00e9unions sache o\u00f9 vous en \u00eates.<\/p>\n

Quoi de plus fastidieux et chronophage, que de devoir en introduction refaire un point g\u00e9n\u00e9ral, sur les avanc\u00e9es et actualit\u00e9s, quand ces informations peuvent \u00eatre transmises automatiquement et tout le temps, disponibles en ligne ?<\/p>\n

En mode animation, autre b\u00e9n\u00e9fice \u00e0 tirer, l\u2019outil vient, avec ses modules\u00a0:
\n– cadrer<\/strong> compl\u00e8tement votre d\u00e9roul\u00e9,
\n– timer<\/strong> les interventions (non n\u00e9gligeables dans ces configurations avec de multiples participants,
\n– et dynamiser <\/strong>les \u00e9changes, les pr\u00e9sentations et les arbitrages.<\/p>\n

Une approche cl\u00e9 en main, qui vous accompagne, ainsi que les autres partenaires dans le bon d\u00e9roulement et le suivi de toutes vos r\u00e9unions.<\/p>\n

E<\/span><\/span>t si tout simplement vous d\u00e9cidiez de tenter la transformation digitale de votre collectivit\u00e9, de vos instances, avec un outil complet, orchestr\u00e9 pas \u00e0 pas, pour plus d\u2019engagement, plus de structurer et un meilleur suivi des informations et de leur circulation.<\/p>\n

Gain de temps et efficacit\u00e9 sont au c\u0153ur de notre tout nouvel outil de gestion de projet\u00a0!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Nouvel article autour de l\u2019utilisation de notre logiciel de gestion des r\u00e9unions Bubble Meeting, avec le recul apport\u00e9 par nos clients au fil des mois. Nous nous int\u00e9ressons cette fois aux collectivit\u00e9s et notamment aux mairies, communaut\u00e9s d\u2019agglom\u00e9rations et assimil\u00e9es. Pourquoi elles\u00a0? 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