{"id":190,"date":"2020-07-24T10:30:11","date_gmt":"2020-07-24T08:30:11","guid":{"rendered":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/?p=190"},"modified":"2020-07-29T12:59:32","modified_gmt":"2020-07-29T10:59:32","slug":"gestion-participants-et-invitations-de-notre-outil","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bubblemeeting.net\/blog\/gestion-participants-et-invitations-de-notre-outil\/","title":{"rendered":"La gestion des participants et invitations de notre outil collaboratif"},"content":{"rendered":"\n\n
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A<\/span>vec la sortie du nouveau blog<\/a><\/span> d\u00e9di\u00e9 au management et \u00e0 la r\u00e9unionite, d\u00e9couvrez aussi plus de d\u00e9tails sur les fonctionnalit\u00e9s<\/strong> de notre outil collaboratif de r\u00e9f\u00e9rence sur le sujet : Bubble Meeting<\/strong><\/span>.
\nPour bien d\u00e9buter cette s\u00e9rie, je vous am\u00e8ne d\u00e9couvrir les aspects du logiciel<\/strong> sur la gestion des participants et invitations aux r\u00e9unions.<\/span><\/p>\n

Il n\u2019y a pas \u00e0 proprement parler de fonctionnalit\u00e9 Participants<\/strong> dans notre outil de pilotage de r\u00e9union<\/a><\/span> ; mais il est important quand m\u00eame de prendre toute la mesure de ses possibilit\u00e9s dans ce domaine. Que ce soit la pr\u00e9sence<\/strong>, les invitations<\/strong>, le suivi<\/strong>, le statut<\/strong>\u2026il y a plein de petits d\u00e9tails<\/strong> \u00e0 conna\u00eetre.<\/p>\n

Quand est-il donc de Bubble Meetin<\/strong>g et de son volet Participants et invitations aux r\u00e9unions<\/strong>\u00a0? Je vous dis tout maintenant.<\/span><\/p>\n

UNE FONCTION QUI VA AU DEL\u00c0 DES SEULES INVITATIONS \u00c0 LA R\u00c9UNION<\/span><\/h4>\n

En premier lieu, il faut comprendre que les participants aux r\u00e9unions<\/strong> sont de deux types<\/strong>.
\nD\u2019un c\u00f4t\u00e9, on a les<\/strong> organisateurs<\/strong>\u00a0; qui auront pour r\u00f4le de cadrer<\/strong>, d\u2019animer<\/strong>, de mettre en place<\/strong> la r\u00e9union. De l\u2019autre, les<\/strong> collaborateurs<\/strong>, partenaires, invit\u00e9s\u00a0; qui y assistent simplement<\/strong>, parce qu\u2019ils ont un r\u00f4le \u00e0 y jouer ou parce qu\u2019ils sont concern\u00e9s par ce qui s\u2019y dit.<\/span><\/p>\n

L\u2019administrateur<\/strong> du compte Bubble Meeting (obligatoirement avec un statut d\u2019organisateur par d\u00e9faut) peut dans les droits d\u2019acc\u00e8s, envoyer des demandes d\u2019invitations<\/strong> \u00e0 int\u00e9grer l\u2019outil. Une fois accept\u00e9e l\u2019invitation, les nouveaux membres seront disponibles, dans la liste des participants possibles<\/strong> d\u2019une r\u00e9union cr\u00e9\u00e9e dans le compte.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/h5>\n
LA R\u00c9UNION PROPREMENT DITE<\/span><\/h5>\n

Le cr\u00e9ateur<\/strong> de la r\u00e9union est automatiquement organisateur<\/strong>\u00a0; mais il peut choisir dans la phase d\u2019Organisation, quand il invite des participants, de leur donner ce m\u00eame r\u00f4le<\/strong> \u00e0 ses c\u00f4t\u00e9s.<\/span><\/p>\n

Quand la r\u00e9union est cr\u00e9\u00e9e, vous devez convier du monde \u00e0 celle-ci et la fonction d\u00e9di\u00e9e<\/strong> permet en phase d\u2019Organisation<\/strong> de s\u00e9lectionner des participants<\/strong> habituels pour les voir se joindre \u00e0 la r\u00e9union.
\nVous avez alors acc\u00e8s \u00e0 l\u2019option d\u2019organisation<\/strong> et celle de pr\u00e9sence<\/strong>.<\/span><\/p>\n

Avec Bubble Meeting, vous pouvez choisir 3 niveaux de pr\u00e9sence<\/strong>\u00a0pour vos participants :
\n– obligatoire<\/strong>\u00a0: le collaborateur est attendu \u00e0 la r\u00e9union,
\n– facultative<\/strong>\u00a0: sa pr\u00e9sence est souhait\u00e9e, mais en fonction des priorit\u00e9s, il peut ne pas venir
\n– liste de diffusion<\/strong>\u00a0: il n\u2019est \u00e0 priori pas attendu, mais recevra quand m\u00eame le compte rendu de celle-ci pour \u00eatre tenu inform\u00e9.<\/span><\/p>\n

Si cela n\u2019est qu\u2019optionnel, il est int\u00e9ressant d\u2019impliquer d\u00e8s le d\u00e9part les participants<\/strong> et de bien leur faire<\/strong> prendre conscience de leur r\u00f4le<\/strong> d\u00e8s ce moment. Par ailleurs, il semble naturel qu\u2019un organisateur soit obligatoirement pr\u00e9sent \u00e0 la r\u00e9union.<\/p>\n

En fin d\u2019Organisation, vous pouvez programmer l\u2019envoi<\/strong> automatique des invitations \u00e0 chaque participant. Ils recevront donc un mail sp\u00e9cifique<\/strong> selon vos choix en amont pour commencer \u00e0 les impliquer dans le processus<\/strong>.<\/span><\/p>\n

Vous pouvez \u00e0 ce stade \u00e9galement, si besoin, faire v\u00e9rifier le cadrage<\/strong> de la r\u00e9union, par un manager<\/strong>, un superviseur<\/strong>. Cela peut \u00eatre utile si vous devez simplement mettre en place la r\u00e9union, mais que vous ne la m\u00e8nerez pas.<\/span><\/p>\n

\"capture-reunion-feedback\"<\/span><\/h5>\n
DES PARTICIPANTS IMPORTANTS ET ENGAG\u00c9S<\/b><\/span><\/h5>\n

Tout au long du processus de r\u00e9union conduit sous Bubble Meeting, les participants auront un r\u00f4le \u00e0 mener.<\/strong> Tout est ainsi mis en \u0153uvre pour qu\u2019ils soient impliqu\u00e9s et consid\u00e9r\u00e9s<\/strong>. Il ne faut pas oublier que c\u2019est un des griefs que l\u2019on retrouve dans le probl\u00e8me de r\u00e9unionite<\/a><\/span> r\u00e9current, soulev\u00e9 de plus en plus dans les m\u00e9dias.<\/span><\/p>\n

Vos collaborateurs ne veulent pas perdre leur temps<\/strong>, se sentir inutiles<\/strong>, ne pas pouvoir intervenir<\/strong> ou ne pas \u00eatre entendus\/\u00e9cout\u00e9s<\/strong>.<\/span><\/p>\n

Une fois les invitations lanc\u00e9es aux participants, selon l\u2019objectif de votre r\u00e9union et selon votre Organisation, chacun peut \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 :
\n– \u00e9tudier des documents en amont<\/strong>
\n– remplir des modules<\/strong> de dol\u00e9ance ou d\u2019\u00e9change
\n<\/span>– pr\u00e9parer<\/strong> une pr\u00e9sentation\/revue de projet<\/span><\/p>\n

ou encore pendant la r\u00e9union\u00a0:
\n– prendre des notes<\/strong>
\n– et interagir sur les diff\u00e9rents sujets<\/strong> param\u00e9tr\u00e9s au pr\u00e9alable.<\/span><\/p>\n

Bubble Meeting favorise grandement les \u00e9changes<\/strong>, les interactions<\/strong> et les prises de d\u00e9cision<\/strong> dans la phase d\u2019Animation de la r\u00e9union.<\/span><\/p>\n

Pour finir, les participants pourront se voir attribuer des actions \u00e0 r\u00e9aliser \u00e0 post\u00e9riori<\/strong>\u00a0; et seront tenus inform\u00e9s de tout<\/strong> ce qui s\u2019est dit ou pass\u00e9 pendant la r\u00e9union. Le compte rendu, <\/strong>\u00e9tant \u00e9galement un point d\u2019ancrage, pourra \u00eatre adress\u00e9 de mani\u00e8re automatique<\/strong>, comme les invitations \u00e0 la r\u00e9union.<\/span><\/p>\n

V<\/span>oil\u00e0 un petit tour d\u2019horizon au travers des possibilit\u00e9s des participants<\/strong> pour mieux vous permettre de planifier <\/strong>et organiser<\/strong> vos r\u00e9unions ; avec Bubble Meeting bien entendu\u2026mais de fa\u00e7on g\u00e9n\u00e9rale dans l\u2019absolu. En effet, les points que nous relevons dans nos articles mettent en exergue des bonnes pratiques<\/strong> qui ne sont pas uniquement li\u00e9es \u00e0 une gestion digitalis\u00e9e de vos r\u00e9unions.<\/span><\/p>\n

\u00c0 <\/span>vous maintenant de prendre la main sur notre outil de pilotage de r\u00e9union<\/span><\/a>\u00a0; et de commencer \u00e0 mieux impliquer vos collaborateurs<\/strong> et participants<\/strong> \u00e0 l\u2019avenir.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Avec la sortie du nouveau blog d\u00e9di\u00e9 au management et \u00e0 la r\u00e9unionite, d\u00e9couvrez aussi plus de d\u00e9tails sur les fonctionnalit\u00e9s de notre outil collaboratif de r\u00e9f\u00e9rence sur le sujet : Bubble Meeting. Pour bien d\u00e9buter cette s\u00e9rie, je vous am\u00e8ne d\u00e9couvrir les aspects du logiciel sur la gestion des participants et invitations aux r\u00e9unions. […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":196,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[15,21,22,23],"yoast_head":"\nLa gestion des participants et invitations de notre outil collaboratif<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"D\u00e9couvrez plus de d\u00e9tails sur les fonctionnalit\u00e9s de notre outil collaboratif. 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