Équipe projet : comment la constituer et la manager

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La réussite d’un projet repose en grande partie sur l’équipe projet. C’est pourquoi il est important de porter une attention particulière à sa constitution… Surtout que ce n’est pas une mince affaire.

En effet, l’équipe projet doit rassembler différents acteurs, possédant des compétences complémentaires. Afin d’assurer la productivité et l’efficacité au sein de l ‘équipe.

Voyons donc ce qu’est une équipe projet, ses acteurs et les critères à prendre en considération pour la constituer. Avec en cadeau, des bonnes pratiques pour vous aider à mieux la gérer.

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QU’EST-CE QU’UNE ÉQUIPE PROJET ?

Une équipe projet regroupe une diversité d’acteurs et est créée uniquement pour un projet spécifique. Les personnes qui la constituent, peuvent provenir de différents services, entreprises.

Malgré ces différences, elles possèdent toutes un objectif commun, qui n’est d’autre que l’atteinte de l’objectif du projet. Cet objectif est la raison de leur rassemblement en tant qu’équipe projet.

Ils doivent travailler ensemble, du début, jusquà l’échéance du projet, qui marque la fin de la collaboration entre les membres de l’équipe.

CONSTITUER SON ÉQUIPE PROJET

Comme expliqué dans la partie précédente, chaque équipe projet est composée de différents acteurs. Parmi ces acteurs, il y en a qui sont indispensables, et cela peu importe la nature et l’objectif du projet. 

Le chef de projet, dont l’objectif est de manager l’équipe qu’il constituera et de définir les deadlines, objectifs, tâches et responsabilités de chacun… Son rôle comprend également la coordination de tous les acteurs et la gestion des conflits. Il est indispensable au maintien de la cohésion entre les collaborateurs.

Il y a aussi le comité de pilotage, regroupant les dirigeants, avec un pouvoir décisionnel. Le Project Management Officer (PMO) qui s’occupe des aspects opérationnels et stratégiques du projet. Un responsable technique pour gérer les aspects techniques du projet. Et enfin, le responsable fonctionnel, qui s’assure que tous les délais soient respectés, comme le chef de projet.

L’équipe projet est alors constituée d’acteurs clés, motivés et compétents, avec des rôles précisément définis. Chacun se complète et apporte sa pierre à l’édifice, le but étant d’unir ses forces pour créer une équipe d’experts.

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Il est bon à savoir que le développement d’une équipese décompose de 5 phases (Bruce Tuckman, 1965)

1) La formation (forming) : la première rencontre entre les membres, habituellement en réunion de lancement de projet. C’est le moment de faire connaissance et d’établir un premier contact avec ses futurs collaborateurs.

2) Les turbulences/tensions (storming) : désaccords, incompatibilité, guerre d’egos… c’est l’apparition des premières tensions et chacun cherche sa place au sein du groupe. Il faut alors agir au plus vite pour apaiser les tensions et ne pas diviser l’équipe.

3) La normalisation (norming) : les membres s’entendent  pour travailler conjointement. Et le manager commence alors à instaurer son mode de management et un cadre de travail commun.

4) La performance (performing) : l’équipe s’entend pour travailler conjointement et efficacement, pour atteindre l’objectif final. Au cours de cette phase, la performance est en croissance. Le manager doit maintenir la dynamique de travail installée.

5) La dissolution/suspension (adjourning) : c’est la phase finale et le moment aux membres de se séparer, puisque l’objectif a été atteint. Lors de cette phase de clôture du projet, le manager prend le temps de faire un rapide récap’ et de reconnaître le travail et les efforts fournis par chacun.

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MANAGER EFFICACEMENT SON ÉQUIPE PROJET

Une fois l’équipe projet constituée, vous devez être prêt à gérer et guider votre équipe jusqu’au bout. C’est-à-dire vers l’objectif fixé et la réussite du projet ! Voici quelques conseils qui vous aideront à cela.

DÉFINIR CLAIREMENT L’ORGANISATION

Portez une attention particulière à la rédaction et la communication des documents de cadrage, qui sont essentiels et indispensables à la réalisation du projet. Il vaut mieux être trop précis, que pas assez ! 

Dans ces écrits, plusieurs informations doivent y être détaillées et définies :
rôles et responsabilités des membres,
dates butoirs des phases et du projet,
rythme des réunions et points d’échange,

ORGANISER DES ANIMATIONS

Les membres vont travailler sur un projet commun avec des personnes qu’ils ne connaissent pas. Afin de faciliter la rencontre et l’entente au sein du groupe, vous pouvez organiser des animations pour briser la glace. Mais également renforcer la cohésion d’équipe avec d’autres animations.

DÉPLOYER DES OUTILS

Un accès libre et continu à l’information est essentiel lors d’un projet d’équipe. Les membres ont besoin d’avoir de la visibilité sur l’avancement du projet, et de prendre connaissance, quand ils le souhaitent, de certaines informations. Équipez-vous d’un outil complet rassemblant une base de stockage et des fonctionnalités de pilotage et suivi du projet.

CADRER LES RÉUNIONS DE TRAVAIL

Qui dit équipe projet, dit forcément réunion, pour tenir tous les acteurs (parfois géographiquement éloignés) à jour. En tant que manager/chef de projet, vous êtes la personne qui orchestrera ces rassemblements et les animera en partie. Alors pour structurer les réunions et en tirer profit au maximum, vous pouvez choisir de vous équiper d’un outil de pilotage de réunion.

Un outil qui vous permettra d’engager les participants et de gagner en temps et en efficacité, lors de vos réunions !

voilà, vous en savez davantage concernant l’équipe projet. De sa construction, sa composition à sa gestion… En passant par les 5 phases qui caractérisent le développement d’une équipe : formation, turbulences, normalisation, performance et dissolution

Avec en bonus, 4 bonnes pratiques à suivre pour manager efficacement votre dreamteam et faire de votre projet un succès. Enfin, n’hésitez pas à nous écrire en commentaire si vous avez vous aussi des conseils à partager 😉

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